Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、MemでNoteを作成する

■概要

Boxにアップロードしたファイルを、ナレッジ管理ツールのMemへ都度手作業で記録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、情報の転記漏れや更新忘れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、BoxとMemをシームレスに連携し、ファイルアップロードをトリガーにMemへ自動でNoteを作成できます。煩雑な手作業をなくし、情報共有を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとMemを使って情報管理をしており、手作業での連携に課題を感じている方
• Boxへのファイル追加をきっかけに、Memへの情報共有を自動化したいと考えているチーム
• ナレッジマネジメントを効率化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxへのファイルアップロードをトリガーにMemへ自動でNoteが作成されるため、これまで手作業で行っていた情報転記の時間を短縮できます。
• 手作業による転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーをなくし、Boxの情報をMemに正確に蓄積することが可能になります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとMemをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. その後、オペレーションでBoxの「ファイル情報の取得」アクションを設定し、アップロードされたファイルの情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでMemの「Create Note」アクションを設定し、取得した情報をもとにNoteを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のフォルダIDを任意で設定してください。
• MemでNoteを作成するアクションでは、Noteを保存するコレクションIDを任意で指定できます。また、Noteの内容には固定テキストのほか、Boxから取得したファイル名などの動的な情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Box、MemのそれぞれとYoomを連携してください。