Chat PlusとHubSpotを連携して、Chat Plusでチャットが開始されたらHubSpotにコンタクトを自動作成する方法

ステップ1：Chat PlusとHubSpotをマイアプリ登録

はじめに、使用するアプリをマイアプリ登録します。
事前にマイアプリ登録を行うことで、その後の自動化フローの設定がスムーズに進められます。

マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「+新規接続」をクリックします。

【Chat Plusのマイアプリ登録】

検索窓にChat Plusと入力し、表示された候補からChat Plusを選択します。
下記の画面に遷移したら、連携したいアカウントの「アカウント名」を入力し、「アクセストークン」を入力してください。
※アクセストークンは、こちらのページから発行したAPIトークンを入力します。APIトークン発行画面で「パスワード」を設定後、「APIトークン発行」をクリックすると、赤文字でAPIトークンが表示されます。

【HubSpotのマイアプリ登録】

検索窓にHubSpotと入力し、表示された候補からHubSpotを選択します。
下記の画面に遷移したら、「Sign in to your HubSpot account」をクリックし、連携したいアカウントでログインします。

マイアプリにChat PlusとHubSpotが表示されていたら登録完了です！
下記のバナーからテンプレートをコピーし、自動化フローの設定を進めましょう。「試してみる」をクリックすると、コピーできます。

ステップ2：Chat Plusのトリガーを設定

まずは、Chat Plusのトリガー設定を行います。
下記の「チャットが開始されたら」をクリックします。

下記の画面に遷移したら、以下の設定を行い、「次へ」をクリックしてください。
・タイトル：必要に応じて変更が可能です
・アプリ：Chat Plusを選択します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・トリガーアクション：「チャットが開始されたら」を選択します

次に、アプリトリガーのWebhookイベントの受信設定を行います。
下記のWebhook URLをコピーし、こちらのページの手順に沿って、Chat Plusの管理画面から設定してください。

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら保存しましょう。

ステップ3：HubSpotのアクションを設定

続いて、HubSpotのアクション設定を行います。
下記の「コンタクトの作成」をクリックします。

下記の画面に遷移したら、以下の設定を行い、「次へ」をクリックしてください。
・タイトル：必要に応じて変更が可能です
・アプリ：HubSpotを選択します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・トリガーアクション：「コンタクトの作成」を選択します

次に、API接続設定を行います。
各項目の入力欄をクリックすると、Chat Plusから取得したアウトプットが表示されます。アウトプットを活用し、適切なものを設定しましょう。

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら保存しましょう。

ステップ4：トリガーをONにして動作確認

これで全ての設定が完了しました！トリガーを「ON」にして、動作確認をしましょう。

設定お疲れ様でした！

Yoomを活用することで、難しいプログラミング知識がなくても簡単にこの自動化設定が実現できます。
下記のフローボットのテンプレートを利用して、自動化による業務効率の改善とYoomを活用した自動化設定の簡単さを、ぜひ体感してみてください。

Chat Plus・HubSpotを使ったその他の自動化例

他にも、Chat PlusやHubSpotを使った自動化の例がYoomにはたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.Chat Plusでチケットが作成されたら、回答内容をDifyで作成してChatworkに通知する

Chat Plusでチケットが作成されたら、Difyで回答内容を自動作成してChatworkに自動通知するフローです。
自動で回答内容が作成されることで、顧客対応のスピードが上がり、顧客満足度の向上にも期待できます。また、Chatworkにも自動通知されるため、社内コミュニケーションが円滑になり、社内連携が強化されるでしょう。

2.Chat Plusでチャットが開始されたらSendGridのコンタクトリストに新規コンタクトを追加する

Chat Plusでチャットが開始されたら、SendGridのコンタクトリストに新規コンタクトを自動追加するフローです。
手動登録による入力ミスや登録漏れといった人的ミスのリスクを削減し、正確性の高いフォローアップがスムーズに行えるでしょう。
手動での作業工数を削減できることで、リソースが確保でき、他の業務を進められるため、業務効率の改善が期待できます。

3.Gmailで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する

Gmailで受信したメールの署名情報から、HubSpotにコンタクトを自動登録するフローです。
手動でHubSpotにコンタクト登録する際、毎回の転記作業には時間がかかり、非効率的です。また、日々大量のメールを処理している場合、その量が多く、非常に時間がかかります。
この手動での作業を自動化することで、顧客フォローや新規案件の準備など、他の業務に時間を費やすことができます。転記ミスなどのヒューマンエラーも防ぎ、データの正確性も向上するでしょう。

Chat PlusとHubSpotを連携するメリット

メリット1: 顧客情報のスムーズな取得による業務効率化

Chat Plusでチャットが開始されると、顧客の情報がHubSpotに自動的に追加されることにより、後続アクションがスムーズになります。
例えば、営業チームやサポートチームは、顧客との対話を開始する前から、その人の基本情報や過去のやり取りを確認でき、最適な対応を行うことができるため、効率的かつ質の高いサポートを提供し、顧客満足度の向上に期待できます。
また、新規顧客とのチャットでは、名前や問い合わせ内容の把握が円滑化され、顧客の待ち時間も減少し、顧客フォローがスムーズになりそうです。
さらに、顧客情報がHubSpotに一元管理されることで、社内で最新情報を共有しやすくなり、部署間での連携が強化されるでしょう。
Chat PlusとHubSpotの連携は、手動入力の手間が省けるだけでなく、データの漏れや入力ミスも防ぎ、業務効率の改善と情報の正確性向上にも期待できます。

メリット2: 手動作業の削減による人的ミスの削減

顧客とのチャットが開始されるたびに、顧客情報が自動的にHubSpotに登録されるため、手動で顧客情報を入力する手間が省け、顧客フォローなどの他の業務に集中することができます。これまで手動で顧客登録していた時間をサポート業務などに使えることで、1日に対応可能な顧客数も増え、業務効率の改善につながりそうです。
また、手動での顧客情報の登録には、入力ミスや登録漏れなど、ヒューマンエラーのリスクが発生します。登録作業を自動化することでこれらのリスクを削減し、情報の正確性が向上し、一貫性のある顧客データを蓄積していくことができるでしょう。
顧客情報の正確性が向上することで、顧客対応にも正確な情報が反映されるため、結果的に顧客満足度の向上や企業信頼度の向上にも期待できます。

メリット3: 顧客対応の最適化

HubSpotに自動で顧客情報が登録されることで、正確な情報が担当者にスムーズに共有でき、スピーディーに効果的なサポートが提供できることで、顧客対応がより最適化されるでしょう。担当者は効率的に顧客の過去のやり取りや履歴を確認でき、次の顧客対応を速やかに考えることができるため、顧客満足度が高まることが期待されます。
例えば、カスタマーサポートチームは、顧客が以前に購入した製品に関する質問やサポート内容を速やかに把握することができ、最適な解決策をスムーズに提供できそうです。営業担当者は、顧客が以前にどのような問題を抱えていて、どのような提案を受けていたのかを正確な情報をもとに把握でき、次のアクションでどのようなアプローチをするべきかを効率的に考えることができ、顧客への適切なアプローチが期待できます。
Chat PlusとHubSpotの連携により顧客対応が最適化されることで、顧客満足度の向上と企業信頼度の向上にもつながりそうですね。

まとめ

Chat PlusとHubSpotの連携は、顧客データの登録や管理が効率化されることで、業務効率の改善だけでなく、顧客フォローの質を向上させる一助となるフローです。
顧客情報の取り扱いは、人的ミスが大きな損失に繋がる危険性がある重要な業務です。そのため、防ぐことができるヒューマンエラーは、可能な限り防ぎたいですよね。
Chat Plusのチャット開始時に、HubSpotにコンタクト登録することは、Yoomを活用することで自動化が可能です。この自動化は、人的ミスの削減だけでなく、業務効率改善による、社内のパフォーマンス向上のサポートにもつながることが期待できます。
今回ご紹介したChat PlusとHubSpotの連携は、Yoomを活用することでプログラミング知識不要で簡単に自動化設定が可能です。ぜひ、本記事を参考に自動化設定を行い、業務効率の改善や社内パフォーマンスの向上を体感してみてください。