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日々のメール対応に時間を取られていませんか？Outlookを使った業務では、問い合わせ対応や情報共有など、メールの処理に多くの手間がかかることがよくあります。
手作業を減らして効率化したいものの、どのように自動化すればよいのか分からない…と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
本記事では、ChatGPTとOutlookを連携し、業務のメール対応を自動化する方法を紹介します。<span class="mark-yellow">ノーコードツールのYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても簡単にセットアップでき、メールの返信作成や情報整理などの業務をスムーズに進められます。</span>
「日々のメール業務をもっと効率化したい」と考えている方は、ぜひ参考にしてみてください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にChatGPTとOutlookの連携が可能です。
YoomにはあらかじめChatGPTとOutlookを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
ChatGPTとOutlookのAPIを連携すれば、ChatGPTのデータをOutlookに自動連携できます！自動的に連携することが可能になります！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、毎回自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにChatGPTとOutlookの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Outlookでの大量の問い合わせに対し、迅速に返信する必要がある場合におすすめのフローです。
それでは、さっそく実際にChatGPTとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでChatGPTとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
<span class="mark-yellow">今回はOutlookで受け取ったメールの返信文をChatGPTで作成し送信するフローボットを作成していきます！</span>
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からChatGPTを検索してください。
※ChatGPTのアクションを実行するには、OpenAIの有料APIプランが必要です。APIは従量課金制で、使用時に支払い可能な状態でないとエラーが発生するため注意が必要です。詳細はこちら。
「ChatGPTのマイアプリ登録方法」を参考にアカウント名とアクセストークンを入力し「追加」をクリックするとChatGPTのマイアプリ連携が完了します。
同様の手順でOutlookを選択し、ログインしてください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「メールを受信したら」をクリックしてください。
タイトルは編集可能です。トリガーアクションは「メールを受信したら」にし、アカウント名が正しいか確認して「次へ」をクリックしてください。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので必要事項を入力していきます。
まずトリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーはYoomのプランによって最短の起動間隔が異なるので、ご注意ください。
次にメールフォルダIDを候補から選択してください。
連携したアカウント宛にメールを送信し、テストしてください。今回は例として以下のような内容を送信しています。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます。
「テキストを生成」をクリックしてください。
アクションは「テキストを生成」です。「次へ」をクリック。
API接続設定の画面が表示されるので、まずメッセージ内容を入力します。下記のように必要に応じて内容を編集してください。
ステップ3で取得したアウトプットを利用して入力することもできます。
次に以下の必要事項を入力していきます。
<span class="mark-yellow">ロールは「ユーザーと対話する際にGPTがどのような立場から回答を出力するか」という役割を指します。</span>
デフォルトでは「user」が指定されます。
temperatureと最大トークンはテキストボックス下部の説明通りです。
モデルは候補から選択してください。デフォルトでは「gpt-4o」を使用します。
入力後テストし、成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値も次のステップで活用できます。
「メールを送る」をクリックしてください。
メールの設定を進めていきます。まずアカウントが正しいか確認してください。
次にメール内容を入力します。こちらもステップ3、4で取得したアウトプットを利用して入力することもできます。
終わったら「次へ」をクリックしてください。
内容に誤りがないか確認してテストします。
成功したら保存してください。
最初に送信したメールに対し、ChatGPTが作成した返信が返ってきました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Outlookで受け取ったメールの返信文をChatGPTで作成し送信する方法でした！
今回はChatGPTからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからChatGPTへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookの添付ファイルの要点だけをスピーディーに通知させたい場合におすすめのフローです。
Outlookとの連携以外でも、ChatGPTのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
ChatGPTを使ったテキストの自動生成や分類、議事録の作成などが可能です。
OutlookのデータをSlackやMicrosoft Excelなどに連携したり、Salesforceなどの他ツールのデータをOutlookでメール送信したりすることが可能です。
ChatGPTとOutlookを連携することで、これまで手作業で行っていたメール対応を大幅に効率化できます。返信文の自動作成や情報整理など、さまざまな業務の負担を減らせるのが魅力です。
Yoomを使えば、難しい操作なしでChatGPTとOutlookをスムーズに連携できるので、すぐに業務の自動化を始められます。まずは無料登録して、その便利さを体験してみませんか？
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