Outlookの添付ファイルのテキストを抽出し、ChatGPTで要約して通知する

■概要

Outlookに届く大量のメール、特に添付ファイルの内容確認に多くの時間を費やしていませんか。一つ一つファイルを開いて内容を把握し、要点をまとめる作業は手間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、特定のメールに添付されたファイルを自動で読み取り、ChatGPTが要約してMicrosoft Teamsへ通知するため、情報収集のプロセスを効率化し、重要な情報を見逃すリスクを軽減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取る添付ファイル付きメールの確認に時間を費やしている方
• ChatGPTを活用して、長文の資料や報告書の内容を素早く把握したい方
• Microsoft Teamsを使い、チームへの迅速な情報共有を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 添付ファイルを開き、内容を確認して要約する一連の作業が自動化され、情報収集にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による情報の見落としや確認漏れを防ぎ、重要な情報を正確に把握し共有することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、ChatGPT、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
4. 次に、OCR機能の「画像やPDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
5. 続いて、ChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したテキストデータを要約します。
6. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約結果を指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、件名や差出人など、フローを起動する条件となるメールを任意に指定できます。
• OCR機能では、読み取り対象のファイル形式や、抽出したい情報の範囲などを任意に設定することが可能です。
• ChatGPTのオペレーションでは、要約のスタイルや文字数などの指示（プロンプト）や、使用するモデルを自由にカスタマイズできます。
• Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先のチームやチャネル、メンションなどを任意で設定してください。

■注意事項

• Chatwork、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。