Outlookの添付ファイルのテキストを抽出し、ChatGPTで要約して通知する

■概要

Outlookに届く大量のメール、特に添付ファイルの内容確認に多くの時間を費やしていませんか。一つ一つファイルを開いて内容を把握し、要点をまとめる作業は手間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、特定のメールに添付されたファイルを自動で読み取り、ChatGPTが要約してMicrosoft Teamsへ通知するため、情報収集のプロセスを効率化し、重要な情報を見逃すリスクを軽減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Outlookで受け取る添付ファイル付きメールの確認に時間を費やしている方
  • ChatGPTを活用して、長文の資料や報告書の内容を素早く把握したい方
  • Microsoft Teamsを使い、チームへの迅速な情報共有を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • 添付ファイルを開き、内容を確認して要約する一連の作業が自動化され、情報収集にかかる時間を短縮できます。
  • 手作業による情報の見落としや確認漏れを防ぎ、重要な情報を正確に把握し共有することに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Outlook、ChatGPT、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
  4. 次に、OCR機能の「画像やPDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
  5. 続いて、ChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したテキストデータを要約します。
  6. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約結果を指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Outlookのトリガー設定では、件名や差出人など、フローを起動する条件となるメールを任意に指定できます。
  • OCR機能では、読み取り対象のファイル形式や、抽出したい情報の範囲などを任意に設定することが可能です。
  • ChatGPTのオペレーションでは、要約のスタイルや文字数などの指示(プロンプト)や、使用するモデルを自由にカスタマイズできます。
  • Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先のチームやチャネル、メンションなどを任意で設定してください。

■注意事項

  • Chatwork、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
  • ChatGPT(OpenAI)のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約(APIが使用されたときに支払いができる状態)が必要です。
    https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
  • ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
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