Outlookの添付ファイルのテキストを抽出し、ChatGPTで要約して通知する
Outlookの添付ファイルのテキストを抽出し、ChatGPTで要約して通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
ChatGPT
と
Microsoft Teams
を自動連携できます。
■概要
Outlookに届く大量のメール、特に添付ファイルの内容確認に多くの時間を費やしていませんか。一つ一つファイルを開いて内容を把握し、要点をまとめる作業は手間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、特定のメールに添付されたファイルを自動で読み取り、ChatGPTが要約してMicrosoft Teamsへ通知するため、情報収集のプロセスを効率化し、重要な情報を見逃すリスクを軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る添付ファイル付きメールの確認に時間を費やしている方
- ChatGPTを活用して、長文の資料や報告書の内容を素早く把握したい方
- Microsoft Teamsを使い、チームへの迅速な情報共有を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 添付ファイルを開き、内容を確認して要約する一連の作業が自動化され、情報収集にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の見落としや確認漏れを防ぎ、重要な情報を正確に把握し共有することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、ChatGPT、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、OCR機能の「画像やPDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- 続いて、ChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したテキストデータを要約します。
- 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約結果を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、件名や差出人など、フローを起動する条件となるメールを任意に指定できます。
- OCR機能では、読み取り対象のファイル形式や、抽出したい情報の範囲などを任意に設定することが可能です。
- ChatGPTのオペレーションでは、要約のスタイルや文字数などの指示（プロンプト）や、使用するモデルを自由にカスタマイズできます。
- Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先のチームやチャネル、メンションなどを任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、ChatGPT、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）詳細はOpenAIの価格設定をご参照ください。
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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