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もう手間をかけない！フォームに届く請求書をChatworkに自動通知
■概要取引先からフォームで送られてくる請求書を都度手動でダウンロードしてChatworkに転送する作業は、手間がかかる上に送信漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに請求書が添付・送信されると同時に指定したChatworkのルームへ自動でファイルが送信されるため、こうした手間やミスを解消し請求書処理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- フォームで受け取った請求書を、手作業でChatworkに転送している経理担当者の方
- 請求書の受け取りから共有までのフローを自動化し、処理漏れを防ぎたいと考えている方
- 定型的なファイル転送業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム送信を起点に請求書のアップロードが自動化され、手作業でのファイル転送にかかる時間を短縮します。
- 手動での対応による請求書の添付漏れや、Chatworkへの送信忘れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ- はじめに、ChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォーム機能を選択し、請求書の提出用フォームを作成します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、フォームに添付された請求書ファイルを指定のルームに自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Yoomのフォームトリガーでは、請求書ファイル添付欄の他にも取引先名や請求日といった入力項目を自由に設定することが可能です。
- Chatworkへの送信アクションでは、通知先のルームを任意で指定できるほか、フォームで入力された情報（例：取引先名）を変数としてメッセージ本文に含めることができます。
■注意事項- ChatworkとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った請求書を、手作業でChatworkに転送している経理担当者の方
- 請求書の受け取りから共有までのフローを自動化し、処理漏れを防ぎたいと考えている方
- 定型的なファイル転送業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に請求書のアップロードが自動化され、手作業でのファイル転送にかかる時間を短縮します。
- 手動での対応による請求書の添付漏れや、Chatworkへの送信忘れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォーム機能を選択し、請求書の提出用フォームを作成します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、フォームに添付された請求書ファイルを指定のルームに自動で送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomのフォームトリガーでは、請求書ファイル添付欄の他にも取引先名や請求日といった入力項目を自由に設定することが可能です。
- Chatworkへの送信アクションでは、通知先のルームを任意で指定できるほか、フォームで入力された情報（例：取引先名）を変数としてメッセージ本文に含めることができます。
■注意事項
- ChatworkとYoomを連携してください。
「毎月大量に届く請求書を手作業で共有するのはもう限界…」
こんなお悩みはありませんか？
フォームに届く請求書データを他のシステムで共有するのは、時間と手間がかかるものです。
特に、月末の処理が多い時期や取引先が多い場合は、作業負担も大きくなることでしょう。
そこで、請求書の受け取りから共有までの流れを自動化できれば、負担を少しでも軽くできるかもしれません。
本記事では、フォームに添付された請求書をChatworkに通知する自動化をご紹介します。
この自動化を導入すれば、請求書が届くたびに、Chatworkに通知する手間が省けるでしょう。
今まで負担になっていた請求書の共有作業を簡素化し、業務効率を向上させてください！
それでは、「フォームに添付された請求書をChatworkに自動送信する」方法を解説します。
[Yoomとは]
フォームに添付された請求書をChatworkに自動送信する方法
最初に、「フォームに添付された請求書をChatworkに自動送信する」方法をご説明します。
■概要取引先からフォームで送られてくる請求書を都度手動でダウンロードしてChatworkに転送する作業は、手間がかかる上に送信漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに請求書が添付・送信されると同時に指定したChatworkのルームへ自動でファイルが送信されるため、こうした手間やミスを解消し請求書処理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- フォームで受け取った請求書を、手作業でChatworkに転送している経理担当者の方
- 請求書の受け取りから共有までのフローを自動化し、処理漏れを防ぎたいと考えている方
- 定型的なファイル転送業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム送信を起点に請求書のアップロードが自動化され、手作業でのファイル転送にかかる時間を短縮します。
- 手動での対応による請求書の添付漏れや、Chatworkへの送信忘れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ- はじめに、ChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォーム機能を選択し、請求書の提出用フォームを作成します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、フォームに添付された請求書ファイルを指定のルームに自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Yoomのフォームトリガーでは、請求書ファイル添付欄の他にも取引先名や請求日といった入力項目を自由に設定することが可能です。
- Chatworkへの送信アクションでは、通知先のルームを任意で指定できるほか、フォームで入力された情報（例：取引先名）を変数としてメッセージ本文に含めることができます。
■注意事項- ChatworkとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った請求書を、手作業でChatworkに転送している経理担当者の方
- 請求書の受け取りから共有までのフローを自動化し、処理漏れを防ぎたいと考えている方
- 定型的なファイル転送業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に請求書のアップロードが自動化され、手作業でのファイル転送にかかる時間を短縮します。
- 手動での対応による請求書の添付漏れや、Chatworkへの送信忘れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォーム機能を選択し、請求書の提出用フォームを作成します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、フォームに添付された請求書ファイルを指定のルームに自動で送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomのフォームトリガーでは、請求書ファイル添付欄の他にも取引先名や請求日といった入力項目を自由に設定することが可能です。
- Chatworkへの送信アクションでは、通知先のルームを任意で指定できるほか、フォームで入力された情報（例：取引先名）を変数としてメッセージ本文に含めることができます。
■注意事項
- ChatworkとYoomを連携してください。
Yoomのフォーム機能を活用して請求書を受け取り、ChatworkのAPIを通じて通知することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現可能です！
今回は、以下のプロセスでフローボットの設定を進めていきます。
- Chatworkをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるフォームトリガーの設定とその後に続くChatworkのアクション設定
- トリガーボタンをONにして、フローボットを起動
すでにYoomを利用している方はログインし、まだYoomを利用していない方は、こちらから無料登録を行ってください。
ステップ1:Chatworkをマイアプリ登録
ChatworkをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。
それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
Chatworkの連携方法
アプリ一覧が表示されるので、そこからChatworkを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されたら、Chatworkにログインしてください。
自身のマイアプリ欄に、Chatworkが表示されていれば登録は完了しています。
ステップ2:テンプレートをコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要取引先からフォームで送られてくる請求書を都度手動でダウンロードしてChatworkに転送する作業は、手間がかかる上に送信漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに請求書が添付・送信されると同時に指定したChatworkのルームへ自動でファイルが送信されるため、こうした手間やミスを解消し請求書処理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- フォームで受け取った請求書を、手作業でChatworkに転送している経理担当者の方
- 請求書の受け取りから共有までのフローを自動化し、処理漏れを防ぎたいと考えている方
- 定型的なファイル転送業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム送信を起点に請求書のアップロードが自動化され、手作業でのファイル転送にかかる時間を短縮します。
- 手動での対応による請求書の添付漏れや、Chatworkへの送信忘れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ- はじめに、ChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォーム機能を選択し、請求書の提出用フォームを作成します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、フォームに添付された請求書ファイルを指定のルームに自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Yoomのフォームトリガーでは、請求書ファイル添付欄の他にも取引先名や請求日といった入力項目を自由に設定することが可能です。
- Chatworkへの送信アクションでは、通知先のルームを任意で指定できるほか、フォームで入力された情報（例：取引先名）を変数としてメッセージ本文に含めることができます。
■注意事項- ChatworkとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った請求書を、手作業でChatworkに転送している経理担当者の方
- 請求書の受け取りから共有までのフローを自動化し、処理漏れを防ぎたいと考えている方
- 定型的なファイル転送業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に請求書のアップロードが自動化され、手作業でのファイル転送にかかる時間を短縮します。
- 手動での対応による請求書の添付漏れや、Chatworkへの送信忘れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォーム機能を選択し、請求書の提出用フォームを作成します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、フォームに添付された請求書ファイルを指定のルームに自動で送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomのフォームトリガーでは、請求書ファイル添付欄の他にも取引先名や請求日といった入力項目を自由に設定することが可能です。
- Chatworkへの送信アクションでは、通知先のルームを任意で指定できるほか、フォームで入力された情報（例：取引先名）を変数としてメッセージ本文に含めることができます。
■注意事項
- ChatworkとYoomを連携してください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、Yoomのフォームトリガーを使用して契約書を受け取る設定を行うため、「請求書送付フォーム」をクリックします。
ステップ3:フローの起点となるフォームトリガーを設定
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
フォームトリガーの設定方法は、こちらを確認してください。
以下は例ですので、必要に応じて変更しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、「プレビューページ」を確認しましょう。
次に、テスト用に「取得した値」の欄に請求書ファイルを追加してください。
「Browse」をクリックすると、追加できます。
設定が完了したら、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：Chatworkに請求書ファイルを通知する設定
続いて、Chatworkに請求書ファイルを通知する設定を行うため、「ファイルをアップロードする」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
以下の注意事項を確認してください。
次に、「ルームID」を候補から選択するか、説明に従って設定しましょう。
スクロールし、「メッセージ内容」を任意で設定してください。
最後に、「ファイルの添付方法」を設定します。
アウトプットからファイルを添付するので、以下のように設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:トリガーボタンをONにして、フローボットを起動
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要取引先からフォームで送られてくる請求書を都度手動でダウンロードしてChatworkに転送する作業は、手間がかかる上に送信漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに請求書が添付・送信されると同時に指定したChatworkのルームへ自動でファイルが送信されるため、こうした手間やミスを解消し請求書処理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- フォームで受け取った請求書を、手作業でChatworkに転送している経理担当者の方
- 請求書の受け取りから共有までのフローを自動化し、処理漏れを防ぎたいと考えている方
- 定型的なファイル転送業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム送信を起点に請求書のアップロードが自動化され、手作業でのファイル転送にかかる時間を短縮します。
- 手動での対応による請求書の添付漏れや、Chatworkへの送信忘れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ- はじめに、ChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォーム機能を選択し、請求書の提出用フォームを作成します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、フォームに添付された請求書ファイルを指定のルームに自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Yoomのフォームトリガーでは、請求書ファイル添付欄の他にも取引先名や請求日といった入力項目を自由に設定することが可能です。
- Chatworkへの送信アクションでは、通知先のルームを任意で指定できるほか、フォームで入力された情報（例：取引先名）を変数としてメッセージ本文に含めることができます。
■注意事項- ChatworkとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った請求書を、手作業でChatworkに転送している経理担当者の方
- 請求書の受け取りから共有までのフローを自動化し、処理漏れを防ぎたいと考えている方
- 定型的なファイル転送業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に請求書のアップロードが自動化され、手作業でのファイル転送にかかる時間を短縮します。
- 手動での対応による請求書の添付漏れや、Chatworkへの送信忘れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォーム機能を選択し、請求書の提出用フォームを作成します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、フォームに添付された請求書ファイルを指定のルームに自動で送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomのフォームトリガーでは、請求書ファイル添付欄の他にも取引先名や請求日といった入力項目を自由に設定することが可能です。
- Chatworkへの送信アクションでは、通知先のルームを任意で指定できるほか、フォームで入力された情報（例：取引先名）を変数としてメッセージ本文に含めることができます。
■注意事項
- ChatworkとYoomを連携してください。
Googleフォームに添付された請求書をChatworkに自動送信する方法
続いて、「Googleフォームに添付された請求書をChatworkに自動送信する」方法をご説明します。
先ほど設定したテンプレートから派生して、こちらはGoogleフォームに添付された請求書をGoogle Driveに保存し、Chatworkに通知するフローとなっています。
設定を行うので、先ほどと同様に以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要Googleフォームで受け取った請求書を、都度手作業でダウンロードしChatworkへ共有する作業に手間を感じていないでしょうか。この繰り返し作業は、対応漏れや送信ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると添付された請求書が自動でChatworkに送信されるため、これらの課題を解消でき請求書処理の定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- GoogleフォームとChatworkで請求書の提出・管理を行っている経理担当者の方
- 手作業でのファイル転送に手間を感じ、人的ミスを減らしたいと考えている方
- 取引先や社内メンバーとの請求書のやり取りを、よりスムーズに自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームに請求書が添付・送信されると自動でChatworkへ共有されるため、手作業でのファイル転送にかかっていた時間を短縮できます。
- ファイルのダウンロード忘れや誤った宛先への送信といったヒューマンエラーを防ぎ、請求書処理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のルームに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーで設定するGoogleフォームは、請求書の受け取りに使用している任意のフォームを選択してください。
- Google Driveからのファイルダウンロードでは、対象となるファイルが保存されているフォルダを任意で指定することが可能です。
- Chatworkへの送信設定では送信先のルームを任意で設定できるほか、メッセージ本文にフォームの回答内容などを変数として埋め込むこともできます。
■注意事項- GoogleフォームとChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとChatworkで請求書の提出・管理を行っている経理担当者の方
- 手作業でのファイル転送に手間を感じ、人的ミスを減らしたいと考えている方
- 取引先や社内メンバーとの請求書のやり取りを、よりスムーズに自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに請求書が添付・送信されると自動でChatworkへ共有されるため、手作業でのファイル転送にかかっていた時間を短縮できます。
- ファイルのダウンロード忘れや誤った宛先への送信といったヒューマンエラーを防ぎ、請求書処理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のルームに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーで設定するGoogleフォームは、請求書の受け取りに使用している任意のフォームを選択してください。
- Google Driveからのファイルダウンロードでは、対象となるファイルが保存されているフォルダを任意で指定することが可能です。
- Chatworkへの送信設定では送信先のルームを任意で設定できるほか、メッセージ本文にフォームの回答内容などを変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- GoogleフォームとChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
GoogleフォームとGoogle Driveのマイアプリ登録を忘れずに行いましょう！
まず、Googleフォームのマイアプリ登録を行います。
マイアプリ欄からGoogleフォームを選択し、Googleフォームにログインしてください。
以下の画面が表示されたら、アカウントに間違いがないか確認し、「続行」をクリックします。
次に、Google Driveのマイアプリ登録を行います。
以下の画面が表示されるので、Google Driveにログインしてください。
Googleフォームで請求書を受け取るとフローボットを起動する設定を行うため、「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を行いましょう。
- 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるため、注意してください。 - 「フォームID」→使用するフォームのURLから取得
設定が完了したら、テスト用にGoogleフォームにファイルを送信し、「テスト」をクリックします。
取得したいアウトプットが表示されていない場合は、こちらを参照して設定しましょう。
「fieled」という欄にフォームに添付されたファイルIDが格納されます。
確認できたら、「テスト成功」→「保存する」をクリックします。
続いて、Google Driveに請求書ファイルをダウンロードする設定を行うため、「ファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
以下の注意事項を確認しましょう。
ファイルの容量制限はこちらを確認してください。
スクロールし、「ファイルID」を設定します。
Googleフォームのアウトプットから「fieled」を選択してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4からは同じ設定になるため、先ほどの画面を参照して設定を行ってください。
メールに添付された請求書をChatworkに自動送信する方法
続いて、「メールに添付された請求書をChatworkに自動送信する」方法をご説明します。
こちらはメールに添付された請求書をChatworkに通知するフローとなっています。
設定を行うので、先ほどと同様に以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要取引先からメールで届く請求書を都度確認し、手作業でChatworkにアップロードする業務に手間を感じていませんか。こうした定型作業は、対応漏れのリスクがあるだけでなく、本来注力すべきコア業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに添付された請求書ファイルをChatworkへ自動で送信できるため、請求書処理の煩雑さを解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- メールで受領する請求書の処理を効率化したいと考えている経理やバックオフィス担当の方
- 請求書の確認漏れやChatworkへの共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎたいチームリーダーの方
- Chatworkを活用した請求書管理フローを自動化し、業務の標準化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット- メールソフトとChatworkを行き来していた作業が自動化されるため、請求書処理に費やす時間を短縮でき重要な業務へリソースを配分できます。
- 手作業によるファイルのダウンロードミスやChatworkへのアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、ChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「メールトリガー機能」を選択し、Yoomが発行する専用メールアドレスでメールを受信したことをきっかけにフローが起動するように設定します。
- その後、オペレーションで「分岐機能」を設定し、例えば件名に「請求書」というキーワードが含まれている場合のみ、後続の処理に進むように条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、メールに添付されていたファイルを指定のグループチャットに自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メールトリガーの設定では、処理対象としたいメールの送信元アドレスや、件名・本文に含まれる特定のキーワード（「請求書在中」など）を条件として任意に指定できます。
- 分岐機能では、前段で取得した情報を基に条件を設定し、後続の処理を分岐させることが可能です。
- Chatworkへのファイル送信アクションでは、送信先のグループチャットや担当者を任意で設定できるほか、メールの件名や送信元などの情報をメッセージ本文に変数として埋め込めます。
■注意事項- ChatworkとYoomを連携してください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受領する請求書の処理を効率化したいと考えている経理やバックオフィス担当の方
- 請求書の確認漏れやChatworkへの共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎたいチームリーダーの方
- Chatworkを活用した請求書管理フローを自動化し、業務の標準化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールソフトとChatworkを行き来していた作業が自動化されるため、請求書処理に費やす時間を短縮でき重要な業務へリソースを配分できます。
- 手作業によるファイルのダウンロードミスやChatworkへのアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「メールトリガー機能」を選択し、Yoomが発行する専用メールアドレスでメールを受信したことをきっかけにフローが起動するように設定します。
- その後、オペレーションで「分岐機能」を設定し、例えば件名に「請求書」というキーワードが含まれている場合のみ、後続の処理に進むように条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、メールに添付されていたファイルを指定のグループチャットに自動で送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーの設定では、処理対象としたいメールの送信元アドレスや、件名・本文に含まれる特定のキーワード（「請求書在中」など）を条件として任意に指定できます。
- 分岐機能では、前段で取得した情報を基に条件を設定し、後続の処理を分岐させることが可能です。
- Chatworkへのファイル送信アクションでは、送信先のグループチャットや担当者を任意で設定できるほか、メールの件名や送信元などの情報をメッセージ本文に変数として埋め込めます。
■注意事項
- ChatworkとYoomを連携してください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
メールが届いたらフローボットが起動する設定を行うため、「メールが届いたら」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定方法を確認します。
メールトリガーの設定方法は、こちらを確認しましょう。
受信用アドレスに任意のアドレスを設定してください。
メールアプリに移動します。
先ほど設定した受信用アドレス宛てに請求書ファイルを添付してテスト用に送信します。
以下は例ですので、任意で設定しましょう。
送信できたらYoom画面に戻り、「次へ」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、「テスト」をクリックしてください。
「テスト成功」と表示され、「添付ファイル1」という項目に請求書ファイルデータが格納されます。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
続いて、メールの件名欄の「請求書」というワードの有無により分岐する設定を行うため、「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
以下の設定を確認できたら、「保存する」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。ミニプランも有料ですが、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ4からは同じ設定になるため、先ほどの画面を参照して設定を行ってください。
その他のChatworkを使った自動化の例
その他にもChatworkを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Googleフォームの内容をもとに自動的にメールを送り、Chatworkにも通知するフローです。
Googleフォームの回答内容をメールとChatworkで別々に共有している方におすすめの自動化です。
情報共有がスピーディになり、後続業務が進めやすくなるでしょう。
■概要Googleフォームで受け付けたお問い合わせやアンケートの回答に対し、都度メールを作成して返信したり、Chatworkでチームに共有したりする作業に手間を感じていませんか？手作業での対応は時間がかかるだけでなく、連絡漏れや対応の遅延に繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、指定した相手へのメール送信とChatworkへの通知を自動で実行し、一連の対応を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームで受けた回答を、手作業でメールやChatworkに転記している方
- フォームの回答に対する一次対応を迅速化し、顧客満足度を向上させたい担当者の方
- 複数のツールをまたぐ定型的な連絡業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- フォームへの回答後、自動でメール送信とChatworkへの通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
- 手作業による連絡内容の転記ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでYoomのメール機能を設定し、フォームの回答内容をもとにメールを送信するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、指定のルームに通知メッセージを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、起動の対象としたいフォームを任意で設定してください。
- メール送信のオペレーションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文を自由に設定できます。本文には、Googleフォームで取得した回答内容を変数として埋め込むことも可能です。
- Chatworkのオペレーションでは、通知を送信するルームやメッセージ内容を任意で設定してください。こちらも、フォームの回答内容をメッセージに含めることができます。
■注意事項- Googleフォーム、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受けた回答を、手作業でメールやChatworkに転記している方
- フォームの回答に対する一次対応を迅速化し、顧客満足度を向上させたい担当者の方
- 複数のツールをまたぐ定型的な連絡業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答後、自動でメール送信とChatworkへの通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
- 手作業による連絡内容の転記ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでYoomのメール機能を設定し、フォームの回答内容をもとにメールを送信するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、指定のルームに通知メッセージを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、起動の対象としたいフォームを任意で設定してください。
- メール送信のオペレーションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文を自由に設定できます。本文には、Googleフォームで取得した回答内容を変数として埋め込むことも可能です。
- Chatworkのオペレーションでは、通知を送信するルームやメッセージ内容を任意で設定してください。こちらも、フォームの回答内容をメッセージに含めることができます。
■注意事項
- Googleフォーム、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
2.Googleフォームの情報を自動的にkintoneに追加してChatworkに通知するフローです。
Googleフォームに回答されたデータをkintoneに追加するだけでなく、Chatworkに通知できるため、データ管理がしやすくなるでしょう。
手作業でデータを転記する手間が省けるため、担当者の負担を軽減できます。
■概要
「Googleフォームの情報をkintoneに追加してChatworkに通知する」ワークフローは、転記作業の負担軽減と情報共有の迅速化に寄与します。
作業時間が短縮されるので、他の業務に集中でき生産性向上につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームを利用して情報を収集している方
- 収集した情報を効果的に活用したいと考える方
- kintoneを活用してデータの管理を行っている個人や企業
- 新しい情報を迅速にkintoneに追加したい方
- チャットツールとしてChatworkを使用している企業
- Chatworkを利用して、情報の共有をスピーディに行いたい方
- 情報更新時に迅速に通知を受け取りたいが、手動での通知が手間と感じている方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームとkintone、それにChatworkを連携させることで情報が迅速に反映されるというメリットがあります。
このフローを利用することで、Googleフォームに入力された情報がkintoneに追加され、Chatworkにも通知されるため、メンバーに重要な情報をスピーディに共有できます。
これにより、各メンバーは迅速に情報を確認することができ、素早い対応が可能になります。
また、手動でのデータ入力が不要になるため、作業の手間が減り、業務効率が向上するでしょう。
■概要
「Googleフォームの情報をkintoneに追加してChatworkに通知する」ワークフローは、転記作業の負担軽減と情報共有の迅速化に寄与します。
作業時間が短縮されるので、他の業務に集中でき生産性向上につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームを利用して情報を収集している方
- 収集した情報を効果的に活用したいと考える方
- kintoneを活用してデータの管理を行っている個人や企業
- 新しい情報を迅速にkintoneに追加したい方
- チャットツールとしてChatworkを使用している企業
- Chatworkを利用して、情報の共有をスピーディに行いたい方
- 情報更新時に迅速に通知を受け取りたいが、手動での通知が手間と感じている方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームとkintone、それにChatworkを連携させることで情報が迅速に反映されるというメリットがあります。
このフローを利用することで、Googleフォームに入力された情報がkintoneに追加され、Chatworkにも通知されるため、メンバーに重要な情報をスピーディに共有できます。
これにより、各メンバーは迅速に情報を確認することができ、素早い対応が可能になります。
また、手動でのデータ入力が不要になるため、作業の手間が減り、業務効率が向上するでしょう。
3.Googleフォームで受け取った注文書や発注書をChatworkに自動通知するフローです。
請求書の受け取りだけでなく、こちらは注文書や発注書をGoogleフォームで受け取り、Google Driveにファイルをダウンロードし、ファイル名を変更してChatworkに通知するフローとなっています。
注文書や発注書を受け取るたびに、Google Driveにファイルを保存する手間が省けます。
■概要Googleフォームで受け取った注文書や発注書を確認し、都度Chatworkに通知する作業は、手間がかかる上に、対応漏れのリスクもあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、添付された注文書などのファイルを自動でChatworkに通知できるため、手作業による連携の手間や見落としといった課題を解消し、スムーズな受注対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームで受け取った注文書を、手作業でChatworkに共有している方
- ファイルの確認漏れや、関係者への共有遅れといった課題を解消したいと考えている方
- 受注から担当者への連携フローを自動化し、対応速度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット- フォームへの回答と同時にChatworkへ自動で通知されるため、手作業でのファイル確認や通知作業の時間を短縮できます。
- システムが自動で処理するため、通知漏れや添付ファイルの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、受注プロセスの信頼性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、ChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
- 続けて、オペレーションで「ファイル名の変換」を設定し、管理しやすいファイル名に変更します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「ファイルをアップロードする」を設定し、ダウンロードしたファイルを指定のグループチャットに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Google Driveからファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得したファイルのIDを動的に設定してください。
- Chatworkへの通知オペレーションでは、送信先のルームIDやメッセージの本文を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項- Googleフォーム、Google Drive、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取った注文書を、手作業でChatworkに共有している方
- ファイルの確認漏れや、関係者への共有遅れといった課題を解消したいと考えている方
- 受注から担当者への連携フローを自動化し、対応速度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答と同時にChatworkへ自動で通知されるため、手作業でのファイル確認や通知作業の時間を短縮できます。
- システムが自動で処理するため、通知漏れや添付ファイルの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、受注プロセスの信頼性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、ChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
- 続けて、オペレーションで「ファイル名の変換」を設定し、管理しやすいファイル名に変更します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「ファイルをアップロードする」を設定し、ダウンロードしたファイルを指定のグループチャットに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Google Driveからファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得したファイルのIDを動的に設定してください。
- Chatworkへの通知オペレーションでは、送信先のルームIDやメッセージの本文を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
まとめ
フォームで受信した請求書情報をChatworkに通知する自動化を導入することで、手作業で行っていた情報共有が容易になるでしょう。
自動化を一度設定するだけで、フォームに回答があっても自動的に請求書データの共有が可能になるため、手間が省けます。
これにより、共有ミスや漏れを防止しつつ、業務効率の向上が期待できます。
作業負担が軽減され、他の業務に専念できるため、毎日の業務に追われている方におすすめの自動化です。
今日から「時間がない」を無くして、請求書共有の自動化でもっとスマートに業務を進めましょう。
Yoomの自動化は、ノーコードで誰でも簡単に設定できるというメリットがあります。
あまり時間をかけずに設定できるため、業務の合間に設定することもできますよ。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
