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■概要
取引先からフォームで送られてくる請求書を都度手動でダウンロードしてChatworkに転送する作業は、手間がかかる上に送信漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに請求書が添付・送信されると同時に指定したChatworkのルームへ自動でファイルが送信されるため、こうした手間やミスを解消し請求書処理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「毎月大量に届く請求書を手作業で共有するのはもう限界…」
こんなお悩みはありませんか？
フォームに届く請求書データを他のシステムで共有するのは、時間と手間がかかるものです。
特に、月末の処理が多い時期や取引先が多い場合は、作業負担も大きくなることでしょう。
そこで、請求書の受け取りから共有までの流れを自動化できれば、負担を少しでも軽くできるかもしれません。
本記事では、フォームに添付された請求書をChatworkに通知する自動化をご紹介します。
この自動化を導入すれば、請求書が届くたびに、Chatworkに通知する手間が省けるでしょう。
今まで負担になっていた請求書の共有作業を簡素化し、業務効率を向上させてください！
それでは、「フォームに添付された請求書をChatworkに自動送信する」方法を解説します。
[Yoomとは]
最初に、「フォームに添付された請求書をChatworkに自動送信する」方法をご説明します。
■概要
取引先からフォームで送られてくる請求書を都度手動でダウンロードしてChatworkに転送する作業は、手間がかかる上に送信漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに請求書が添付・送信されると同時に指定したChatworkのルームへ自動でファイルが送信されるため、こうした手間やミスを解消し請求書処理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomのフォーム機能を活用して請求書を受け取り、ChatworkのAPIを通じて通知することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現可能です！
今回は、以下のプロセスでフローボットの設定を進めていきます。
すでにYoomを利用している方はログインし、まだYoomを利用していない方は、こちらから無料登録を行ってください。
ChatworkをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。
それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
Chatworkの連携方法
アプリ一覧が表示されるので、そこからChatworkを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されたら、Chatworkにログインしてください。
自身のマイアプリ欄に、Chatworkが表示されていれば登録は完了しています。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
取引先からフォームで送られてくる請求書を都度手動でダウンロードしてChatworkに転送する作業は、手間がかかる上に送信漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに請求書が添付・送信されると同時に指定したChatworkのルームへ自動でファイルが送信されるため、こうした手間やミスを解消し請求書処理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、Yoomのフォームトリガーを使用して契約書を受け取る設定を行うため、「請求書送付フォーム」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
フォームトリガーの設定方法は、こちらを確認してください。
以下は例ですので、必要に応じて変更しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、「プレビューページ」を確認しましょう。
次に、テスト用に「取得した値」の欄に請求書ファイルを追加してください。
「Browse」をクリックすると、追加できます。
設定が完了したら、「保存する」をクリックしましょう。
続いて、Chatworkに請求書ファイルを通知する設定を行うため、「ファイルをアップロードする」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
以下の注意事項を確認してください。
次に、「ルームID」を候補から選択するか、説明に従って設定しましょう。
スクロールし、「メッセージ内容」を任意で設定してください。
最後に、「ファイルの添付方法」を設定します。
アウトプットからファイルを添付するので、以下のように設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしてください。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
取引先からフォームで送られてくる請求書を都度手動でダウンロードしてChatworkに転送する作業は、手間がかかる上に送信漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに請求書が添付・送信されると同時に指定したChatworkのルームへ自動でファイルが送信されるため、こうした手間やミスを解消し請求書処理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
続いて、「Googleフォームに添付された請求書をChatworkに自動送信する」方法をご説明します。
先ほど設定したテンプレートから派生して、こちらはGoogleフォームに添付された請求書をGoogle Driveに保存し、Chatworkに通知するフローとなっています。
設定を行うので、先ほどと同様に以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
Googleフォームで受け取った請求書を、都度手作業でダウンロードしChatworkへ共有する作業に手間を感じていないでしょうか。この繰り返し作業は、対応漏れや送信ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると添付された請求書が自動でChatworkに送信されるため、これらの課題を解消でき請求書処理の定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
GoogleフォームとGoogle Driveのマイアプリ登録を忘れずに行いましょう！
まず、Googleフォームのマイアプリ登録を行います。
マイアプリ欄からGoogleフォームを選択し、Googleフォームにログインしてください。
以下の画面が表示されたら、アカウントに間違いがないか確認し、「続行」をクリックします。
次に、Google Driveのマイアプリ登録を行います。
以下の画面が表示されるので、Google Driveにログインしてください。
Googleフォームで請求書を受け取るとフローボットを起動する設定を行うため、「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を行いましょう。
設定が完了したら、テスト用にGoogleフォームにファイルを送信し、「テスト」をクリックします。
取得したいアウトプットが表示されていない場合は、こちらを参照して設定しましょう。
「fieled」という欄にフォームに添付されたファイルIDが格納されます。
確認できたら、「テスト成功」→「保存する」をクリックします。
続いて、Google Driveに請求書ファイルをダウンロードする設定を行うため、「ファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
以下の注意事項を確認しましょう。
ファイルの容量制限はこちらを確認してください。
スクロールし、「ファイルID」を設定します。
Googleフォームのアウトプットから「fieled」を選択してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4からは同じ設定になるため、先ほどの画面を参照して設定を行ってください。
続いて、「メールに添付された請求書をChatworkに自動送信する」方法をご説明します。
こちらはメールに添付された請求書をChatworkに通知するフローとなっています。
設定を行うので、先ほどと同様に以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
取引先からメールで届く請求書を都度確認し、手作業でChatworkにアップロードする業務に手間を感じていませんか。こうした定型作業は、対応漏れのリスクがあるだけでなく、本来注力すべきコア業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに添付された請求書ファイルをChatworkへ自動で送信できるため、請求書処理の煩雑さを解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
メールが届いたらフローボットが起動する設定を行うため、「メールが届いたら」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定方法を確認します。
メールトリガーの設定方法は、こちらを確認しましょう。
受信用アドレスに任意のアドレスを設定してください。
メールアプリに移動します。
先ほど設定した受信用アドレス宛てに請求書ファイルを添付してテスト用に送信します。
以下は例ですので、任意で設定しましょう。
送信できたらYoom画面に戻り、「次へ」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、「テスト」をクリックしてください。
「テスト成功」と表示され、「添付ファイル1」という項目に請求書ファイルデータが格納されます。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
続いて、メールの件名欄の「請求書」というワードの有無により分岐する設定を行うため、「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
以下の設定を確認できたら、「保存する」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。ミニプランも有料ですが、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ4からは同じ設定になるため、先ほどの画面を参照して設定を行ってください。
その他にもChatworkを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Googleフォームの内容をもとに自動的にメールを送り、Chatworkにも通知するフローです。
Googleフォームの回答内容をメールとChatworkで別々に共有している方におすすめの自動化です。
情報共有がスピーディになり、後続業務が進めやすくなるでしょう。
■概要
Googleフォームの内容をもとにメールを送り、Chatworkにも通知するフローです。
フォームで収集した情報を関係者へ共有することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
このフローでは、Googleフォームの回答を起点にメール送信とChatworkへの通知が自動化され、情報把握の遅れを防止できます。
手動で行っていた定型業務を自動化することで、業務効率を向上させることができます。
メールやChatworkへの宛先誤りも防止できるため、情報伝達の正確性の高めることができます。
2.Googleフォームの情報を自動的にkintoneに追加してChatworkに通知するフローです。
Googleフォームに回答されたデータをkintoneに追加するだけでなく、Chatworkに通知できるため、データ管理がしやすくなるでしょう。
手作業でデータを転記する手間が省けるため、担当者の負担を軽減できます。
■概要
「Googleフォームの情報をkintoneに追加してChatworkに通知する」ワークフローは、転記作業の負担軽減と情報共有の迅速化に寄与します。
作業時間が短縮されるので、他の業務に集中でき生産性向上につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームとkintone、それにChatworkを連携させることで情報が迅速に反映されるというメリットがあります。
このフローを利用することで、Googleフォームに入力された情報がkintoneに追加され、Chatworkにも通知されるため、メンバーに重要な情報をスピーディに共有できます。
これにより、各メンバーは迅速に情報を確認することができ、素早い対応が可能になります。
また、手動でのデータ入力が不要になるため、作業の手間が減り、業務効率が向上するでしょう。
3.Googleフォームで受け取った注文書や発注書をChatworkに自動通知するフローです。
請求書の受け取りだけでなく、こちらは注文書や発注書をGoogleフォームで受け取り、Google Driveにファイルをダウンロードし、ファイル名を変更してChatworkに通知するフローとなっています。
注文書や発注書を受け取るたびに、Google Driveにファイルを保存する手間が省けます。
■概要
Googleフォームで注文書や発注書を受け取る際、担当者への通知が遅れたり、手作業での連絡に手間がかかったりしていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルを自動で取得し、Chatworkの指定チャンネルへ通知することが可能です。これにより、迅速な情報共有と対応漏れの防止を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
フォームで受信した請求書情報をChatworkに通知する自動化を導入することで、手作業で行っていた情報共有が容易になるでしょう。
自動化を一度設定するだけで、フォームに回答があっても自動的に請求書データの共有が可能になるため、手間が省けます。
これにより、共有ミスや漏れを防止しつつ、業務効率の向上が期待できます。
作業負担が軽減され、他の業務に専念できるため、毎日の業務に追われている方におすすめの自動化です。
今日から「時間がない」を無くして、請求書共有の自動化でもっとスマートに業務を進めましょう。
Yoomの自動化は、ノーコードで誰でも簡単に設定できるというメリットがあります。
あまり時間をかけずに設定できるため、業務の合間に設定することもできますよ。
