もう手間をかけない！フォームに届く請求書をChatworkに自動通知

Yoomのフォーム機能を活用して請求書を受け取り、ChatworkのAPIを通じて通知することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現可能です！

今回は、以下のプロセスでフローボットの設定を進めていきます。

• Chatworkをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるフォームトリガーの設定とその後に続くChatworkのアクション設定
• トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

すでにYoomを利用している方はログインし、まだYoomを利用していない方は、こちらから無料登録を行ってください。

ステップ1:Chatworkをマイアプリ登録

ChatworkをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。

それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

Chatworkの連携方法

アプリ一覧が表示されるので、そこからChatworkを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されたら、Chatworkにログインしてください。

自身のマイアプリ欄に、Chatworkが表示されていれば登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

それでは自動化の設定を行っていきましょう！
以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、Yoomのフォームトリガーを使用して契約書を受け取る設定を行うため、「請求書送付フォーム」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるフォームトリガーを設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
フォームトリガーの設定方法は、こちらを確認してください。
以下は例ですので、必要に応じて変更しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、「プレビューページ」を確認しましょう。
次に、テスト用に「取得した値」の欄に請求書ファイルを追加してください。
「Browse」をクリックすると、追加できます。
設定が完了したら、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：Chatworkに請求書ファイルを通知する設定

続いて、Chatworkに請求書ファイルを通知する設定を行うため、「ファイルをアップロードする」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

以下の注意事項を確認してください。

次に、「ルームID」を候補から選択するか、説明に従って設定しましょう。

スクロールし、「メッセージ内容」を任意で設定してください。

最後に、「ファイルの添付方法」を設定します。
アウトプットからファイルを添付するので、以下のように設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしてください。

ステップ5:トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！

今回使用したテンプレートはこちらです。

Googleフォームに添付された請求書をChatworkに自動送信する方法

続いて、「Googleフォームに添付された請求書をChatworkに自動送信する」方法をご説明します。
先ほど設定したテンプレートから派生して、こちらはGoogleフォームに添付された請求書をGoogle Driveに保存し、Chatworkに通知するフローとなっています。
設定を行うので、先ほどと同様に以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。

GoogleフォームとGoogle Driveのマイアプリ登録を忘れずに行いましょう！

まず、Googleフォームのマイアプリ登録を行います。
マイアプリ欄からGoogleフォームを選択し、Googleフォームにログインしてください。

以下の画面が表示されたら、アカウントに間違いがないか確認し、「続行」をクリックします。

次に、Google Driveのマイアプリ登録を行います。
以下の画面が表示されるので、Google Driveにログインしてください。

Googleフォームで請求書を受け取るとフローボットを起動する設定を行うため、「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、設定を行いましょう。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※プランによってトリガーの起動間隔は異なるため、注意してください。
• 「フォームID」→使用するフォームのURLから取得

設定が完了したら、テスト用にGoogleフォームにファイルを送信し、「テスト」をクリックします。

取得したいアウトプットが表示されていない場合は、こちらを参照して設定しましょう。
「fieled」という欄にフォームに添付されたファイルIDが格納されます。
確認できたら、「テスト成功」→「保存する」をクリックします。

続いて、Google Driveに請求書ファイルをダウンロードする設定を行うため、「ファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。

以下の注意事項を確認しましょう。
ファイルの容量制限はこちらを確認してください。

スクロールし、「ファイルID」を設定します。
Googleフォームのアウトプットから「fieled」を選択してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4からは同じ設定になるため、先ほどの画面を参照して設定を行ってください。

メールに添付された請求書をChatworkに自動送信する方法

続いて、「メールに添付された請求書をChatworkに自動送信する」方法をご説明します。
こちらはメールに添付された請求書をChatworkに通知するフローとなっています。
設定を行うので、先ほどと同様に以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。

メールが届いたらフローボットが起動する設定を行うため、「メールが届いたら」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、設定方法を確認します。

メールトリガーの設定方法は、こちらを確認しましょう。
受信用アドレスに任意のアドレスを設定してください。

メールアプリに移動します。
先ほど設定した受信用アドレス宛てに請求書ファイルを添付してテスト用に送信します。
以下は例ですので、任意で設定しましょう。
送信できたらYoom画面に戻り、「次へ」をクリックしてください。

以下の画面が表示されたら、「テスト」をクリックしてください。

「テスト成功」と表示され、「添付ファイル1」という項目に請求書ファイルデータが格納されます。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。

続いて、メールの件名欄の「請求書」というワードの有無により分岐する設定を行うため、「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
以下の設定を確認できたら、「保存する」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。ミニプランも有料ですが、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

ステップ4からは同じ設定になるため、先ほどの画面を参照して設定を行ってください。

その他のChatworkを使った自動化の例

その他にもChatworkを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Googleフォームの内容をもとに自動的にメールを送り、Chatworkにも通知するフローです。
Googleフォームの回答内容をメールとChatworkで別々に共有している方におすすめの自動化です。
情報共有がスピーディになり、後続業務が進めやすくなるでしょう。

2.Googleフォームの情報を自動的にkintoneに追加してChatworkに通知するフローです。
Googleフォームに回答されたデータをkintoneに追加するだけでなく、Chatworkに通知できるため、データ管理がしやすくなるでしょう。
手作業でデータを転記する手間が省けるため、担当者の負担を軽減できます。

3.Googleフォームで受け取った注文書や発注書をChatworkに自動通知するフローです。
請求書の受け取りだけでなく、こちらは注文書や発注書をGoogleフォームで受け取り、Google Driveにファイルをダウンロードし、ファイル名を変更してChatworkに通知するフローとなっています。
注文書や発注書を受け取るたびに、Google Driveにファイルを保存する手間が省けます。

まとめ

フォームで受信した請求書情報をChatworkに通知する自動化を導入することで、手作業で行っていた情報共有が容易になるでしょう。
自動化を一度設定するだけで、フォームに回答があっても自動的に請求書データの共有が可能になるため、手間が省けます。
これにより、共有ミスや漏れを防止しつつ、業務効率の向上が期待できます。
作業負担が軽減され、他の業務に専念できるため、毎日の業務に追われている方におすすめの自動化です。
今日から「時間がない」を無くして、請求書共有の自動化でもっとスマートに業務を進めましょう。

Yoomの自動化は、ノーコードで誰でも簡単に設定できるというメリットがあります。
あまり時間をかけずに設定できるため、業務の合間に設定することもできますよ。