Googleフォームに添付された請求書をChatworkに自動送信する

■概要

Googleフォームで受け取った請求書を、都度手作業でダウンロードしChatworkへ共有する作業に手間を感じていないでしょうか。この繰り返し作業は、対応漏れや送信ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると添付された請求書が自動でChatworkに送信されるため、これらの課題を解消でき請求書処理の定型業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとChatworkで請求書の提出・管理を行っている経理担当者の方
• 手作業でのファイル転送に手間を感じ、人的ミスを減らしたいと考えている方
• 取引先や社内メンバーとの請求書のやり取りを、よりスムーズに自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに請求書が添付・送信されると自動でChatworkへ共有されるため、手作業でのファイル転送にかかっていた時間を短縮できます。
• ファイルのダウンロード忘れや誤った宛先への送信といったヒューマンエラーを防ぎ、請求書処理の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとChatworkをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
4. 最後に、オペレーションでChatworkの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のルームに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーで設定するGoogleフォームは、請求書の受け取りに使用している任意のフォームを選択してください。
• Google Driveからのファイルダウンロードでは、対象となるファイルが保存されているフォルダを任意で指定することが可能です。
• Chatworkへの送信設定では送信先のルームを任意で設定できるほか、メッセージ本文にフォームの回答内容などを変数として埋め込むこともできます。

■注意事項‍

• GoogleフォームとChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133