フォームに添付された請求書をChatworkに自動送信する

■概要

取引先からフォームで送られてくる請求書を都度手動でダウンロードしてChatworkに転送する作業は、手間がかかる上に送信漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに請求書が添付・送信されると同時に指定したChatworkのルームへ自動でファイルが送信されるため、こうした手間やミスを解消し請求書処理を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け取った請求書を、手作業でChatworkに転送している経理担当者の方
• 請求書の受け取りから共有までのフローを自動化し、処理漏れを防ぎたいと考えている方
• 定型的なファイル転送業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点に請求書のアップロードが自動化され、手作業でのファイル転送にかかる時間を短縮します。
• 手動での対応による請求書の添付漏れや、Chatworkへの送信忘れといったヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ChatworkをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォーム機能を選択し、請求書の提出用フォームを作成します。
3. 最後に、オペレーションでChatworkの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、フォームに添付された請求書ファイルを指定のルームに自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomのフォームトリガーでは、請求書ファイル添付欄の他にも取引先名や請求日といった入力項目を自由に設定することが可能です。
• Chatworkへの送信アクションでは、通知先のルームを任意で指定できるほか、フォームで入力された情報（例：取引先名）を変数としてメッセージ本文に含めることができます。

■注意事項‍

• ChatworkとYoomを連携してください。