メールに添付された請求書をChatworkに自動送信する

■概要

取引先からメールで届く請求書を都度確認し、手作業でChatworkにアップロードする業務に手間を感じていませんか。こうした定型作業は、対応漏れのリスクがあるだけでなく、本来注力すべきコア業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに添付された請求書ファイルをChatworkへ自動で送信できるため、請求書処理の煩雑さを解消することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールで受領する請求書の処理を効率化したいと考えている経理やバックオフィス担当の方
• 請求書の確認漏れやChatworkへの共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎたいチームリーダーの方
• Chatworkを活用した請求書管理フローを自動化し、業務の標準化を進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• メールソフトとChatworkを行き来していた作業が自動化されるため、請求書処理に費やす時間を短縮でき重要な業務へリソースを配分できます。
• 手作業によるファイルのダウンロードミスやChatworkへのアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ChatworkをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「メールトリガー機能」を選択し、Yoomが発行する専用メールアドレスでメールを受信したことをきっかけにフローが起動するように設定します。
3. その後、オペレーションで「分岐機能」を設定し、例えば件名に「請求書」というキーワードが含まれている場合のみ、後続の処理に進むように条件を指定します。
4. 最後に、オペレーションでChatworkの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、メールに添付されていたファイルを指定のグループチャットに自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メールトリガーの設定では、処理対象としたいメールの送信元アドレスや、件名・本文に含まれる特定のキーワード（「請求書在中」など）を条件として任意に指定できます。
• 分岐機能では、前段で取得した情報を基に条件を設定し、後続の処理を分岐させることが可能です。
• Chatworkへのファイル送信アクションでは、送信先のグループチャットや担当者を任意で設定できるほか、メールの件名や送信元などの情報をメッセージ本文に変数として埋め込めます。

■注意事項‍

• ChatworkとYoomを連携してください。