NotionやMicrosoft Excelでも同じような連携が可能です。
コラボフロー APIと連携する外部アプリケーションのAPIをそれぞれ利用すると、コラボフローに登録されている申請データを外部アプリケーションで取得したり、コラボフローのアクションをトリガーに外部アプリケーションを更新をすることが可能になります。
例えば、日次の報告書を取得して外部アプリケーションで分析を行ったり、必要な場合は申請内容を一括修正する際に便利です。
また、外部アプリケーションのデータを元にコラボフロー APIを経由し、コラボフロー内に新規申請を自動で作成することもできます。
例えば営業管理システムで商談が成立した際に、契約書の承認申請を自動でコラボフローに登録することで、承認作業の効率化が期待できます。
外部アプリケーションのデータを用いて自動で作成できるので、正しい書類内容での作成が見込めます。
さらに承認の進捗状況やステータスをコラボフロー APIで確認することもできるため、各申請の進捗を素早く把握することが可能になります。
これにより、進捗管理が容易になり、関連部門において承認の滞りをチェックすることができ、業務全体のスムーズな進行が期待できます。
コラボフロー APIを利用して、承認が完了したタイミングで、メッセージアプリから通知を送ることもできます。
例えば、承認完了後、素早く通知を受け取れるため、次の業務への移行がスムーズに行え、業務の効率化が見込めます。
このように、コラボフロー API を利用することで、承認フローを効率化し、外部アプリケーションとの連携による業務全体の効率向上が期待できます。
今回はYoomというサービスを利用してノーコードで コラボフローを利用していきます。
[Yoomとは]
まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
既にアカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
0)事前準備
コラボフローのマイアプリ登録にはアクセストークンが必要です。
アクセストークンはユーザーIDとAPIキーを「{ユーザーID}/apikey:{APIキー}」という形式で組み合わせた文字列をBASE64でエンコード化したものです。
Base64エンコードとは | Yoomヘルプセンター
まずはコラボフローにログインし、APIキーを取得する必要があります。
ログイン後、設定から「システム環境エリア」を選択します。
「環境設定」を選択します。
画面下にスクロールすると「REST API」という項目があるので、登録欄に記入し、APIキーを取得してください。
任意のクライアント名を入力し、認証タイプに「HTTPヘッダー認証」を選択後、「APIキーを発行する」ボタンをクリックして、APIキーを取得します。
取得したAPIキーはユーザーIDを「{ユーザーID}/apikey:{APIキー}」という形式で組み合わせた文字列をBASE64でエンコードしておきます。
Base64エンコードとは | Yoomヘルプセンター
1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続できるアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する「 コラボフロー」を検索していきます。
コラボフローを選択できたら、使用するアカウント名と事前準備したアクセストークンを入力し、「追加」します。
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されたか確認してください。
これでコラボフロー APIをYoomから利用することが可能になりました！
Yoomには、多くのフローボットテンプレートが用意されており、クリックするだけで様々なフローボットを簡単に利用できるようになっています。フローボットの詳細については、以下の動画で詳しく紹介されています。
ここからは実際の利用シーンやおすすめの職種ごとに実際に用意されているテンプレートを紹介していきます。
Yoomではさまざまなサービスとの連携が可能で、それぞれのサービスに対応したテンプレートも用意されています。
普段使用しているサービスと連携できるテンプレートを活用して、今すぐコラボフローを自動化しましょう！
コラボフロー APIと外部アプリケーションのAPIを活用することで、コラボフローで申請がおこなわれたら、外部アプリケーションにタスク情報を追加することが可能です。
コラボフローを毎回開いて確認する必要がなく、業務が効率化され、業務フローがスムーズに進行することが期待できます。
例えば経理部では、経費精算の申請がコラボフローで行われると、承認後に自動でkintoneに「経費精算処理」タスクを追加することが可能です。
これにより、担当者は素早く対応でき、処理の漏れや遅延の防止が見込めます。
NotionやMicrosoft Excelでも同じような連携が可能です。
その他のアプリケーションでも申請後に自動でタスクを追加することが可能です。
反対に外部アプリケーションの情報更新によってコラボフローの情報を同期することもできます。
手動によるコラボフローへの操作が不要になるため、誤入力や入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防止し、業務の生産性向上が期待できます。
例えば人事部では、新入社員情報がGoogleスプレッドシートに追加されると、API連携でコラボフローに自動登録することが可能です。
これにより、申請・承認フローが素早く開始され、各部署への連絡やアカウント発行などのスムーズな対応が見込めます。
コラボフロー APIと外部アプリケーションのAPIを活用すること、外部アプリケーション側のアクション実行にあわせてコラボフロー内で自動的に申請書を作成することができます。
例えば経理部では、kintoneで請求書のステータスが「承認済み」に更新されると、自動的にコラボフローで支払い処理の申請書を作成することが可能になります。
この申請書には請求書番号や金額、取引先情報などが自動入力されるため、二重入力の手間が省け、入力ミスの防止が見込めます。
さらに、経理担当者は申請フローが始まるのを待つ必要がなく、即座に承認手続きを開始できるため、支払いプロセスの効率向上が期待できます。
また、コラボフロー APIを利用すれば、外部アプリケーションから直接書類を作成することも可能になります。
コラボフロー APIと外部アプリケーションのAPIの組み合わせで、コラボフローの承認完了をトリガーにレコードを自動で更新するため、手作業による更新の手間が省け、業務効率の大幅な向上が期待できます。
手作業による更新に伴うミスを防ぎ、データの正確性の確保も見込めます。
例えば総務部では、備品購入の申請がコラボフローで承認完了すると、Googleスプレッドシートの在庫管理シートを自動更新することが可能です。
これにより、在庫状況が素早く反映され、発注ミスの防止に役立ちます。
コラボフロー APIとメッセージアプリのAPIを活用することで、コラボフロー API経由で承認が完了したら、メッセージアプリに情報を自動通知することができます。
毎回コラボフローを開いて承認が完了したか確認する必要がなくなり、簡単に承認完了を把握できます。
そのため、次のフローへスムーズな進行が可能になり、業務全体の効率向上が期待できます。
例えば営業部では、出張申請がコラボフローで完了すると、自動的にSlackの「営業チーム」チャンネルに通知することができます。
この通知には、申請者の名前、出張日、出張先などの詳細が含まれており、チームメンバーの情報共有がスムーズになり、重複した訪問やスケジュールの調整も効率化が期待できます。
また、通知により、出張準備やサポート手配が素早く行える環境整備にも役立つはずです。
・コラボフローを申請業務に利用している方
・データ整合性を保ちながら、一元管理を行いたい方
・スムーズな情報共有が必要な方
・手動作業を削減し、業務の効率化を図りたい方
コラボフロー APIとアプリの連携方法から、実際の活用例までを紹介しました。
コラボフロー APIを活用すればコラボフローの情報更新をトリガーにして外部アプリケーションの自動更新が可能になり、正確な情報を簡単に登録できます。
これにより、業務の効率向上が期待できます。
また、情報の更新だけでなく、コラボフロー APIによって申請書類の承認完了時に外部アプリケーションのアクションを実行したり、完了通知をメッセージアプリで受け取れたりと申請業務に関係する様々なワークフローの自動化が可能になります。
ぜひコラボフロー APIを使って日常業務の効率化を目指してみてください！
さらに、Yoomを利用すれば、プログラミング知識がなくても簡単にコラボフロー APIを導入できます。
簡単で種類豊富なYoomのテンプレートを活用してください！
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