コラボフローで申請が行われたらタスクを追加する
タスク管理ツールと連携し情報を同期することで、転記ミスや必要情報の登録漏れが発生するリスクが低減するかもしれません。
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本記事で紹介するコラボフロー APIと連携する外部アプリケーションのAPIをそれぞれ利用すると、どのようなメリットを得られるでしょうか？
例えば、コラボフローに登録されている申請データを外部アプリケーションで取得したり、コラボフローのアクションをトリガーに外部アプリケーションを更新をすることが可能になります。
日次の報告書を取得して外部アプリケーションで分析を行ったり、必要な場合は申請内容を一括修正する際に便利なツールとなるでしょう。
また、外部アプリケーションのデータを元にコラボフロー APIを経由し、コラボフロー内に新規申請を自動で作成することもできます。
さらに承認の進捗状況やステータスをコラボフロー APIで確認することもできるため、各申請の進捗を素早く把握できるようになるはずです。
コラボフロー APIを利用して、承認が完了したタイミングで、メッセージアプリから通知を送ることもできます。
例えば、承認完了後に素早く通知を受け取れるため、次の業務への移行がスムーズに行えると予想されます。
このように、コラボフロー API を利用することで承認フローを効率化し、外部アプリケーションとの連携による業務全体の効率向上が期待できます。
今回はYoomというサービスを利用してノーコードで コラボフローを利用していきます。
[Yoomとは]
まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
既にアカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
0)事前準備
コラボフローのマイアプリ登録にはアクセストークンが必要です。
アクセストークンはユーザーIDとAPIキーを「{ユーザーID}/apikey:{APIキー}」という形式で組み合わせた文字列をBASE64でエンコード化したものです。
Base64エンコードとは | Yoomヘルプセンター
まずはコラボフローにログインし、APIキーを取得する必要があります。
ログイン後、設定から「システム環境エリア」を選択します。
「環境設定」を選択します。
画面下にスクロールすると「REST API」という項目があるので、登録欄に記入し、APIキーを取得してください。
任意のクライアント名を入力し、認証タイプに「HTTPヘッダー認証」を選択後、「APIキーを発行する」ボタンをクリックして、APIキーを取得します。
取得したAPIキーはユーザーIDを「{ユーザーID}/apikey:{APIキー}」という形式で組み合わせた文字列をBASE64でエンコードしておきます。
Base64エンコードとは | Yoomヘルプセンター
1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続できるアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する「 コラボフロー」を検索していきます。
コラボフローを選択できたら、使用するアカウント名と事前準備したアクセストークンを入力し、「追加」します。
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されたか確認してください。
これでコラボフロー APIをYoomから利用することが可能になりました！
Yoomには、多くのフローボットテンプレートが用意されており、クリックするだけで様々なフローボットを簡単に利用できるようになっています。フローボットの詳細については、以下の動画で詳しく紹介されています。
コラボフローのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
データベースツールと連携することでタスク追加を自動で行えるようになり、手入力にかかっていた時間を他の業務に充てる余裕が生まれる可能性があります。
タスク管理ツールと連携し情報を同期することで、転記ミスや必要情報の登録漏れが発生するリスクが低減するかもしれません。
承認状況がリアルタイムで反映されるため、常に最新の情報を把握できるようになるでしょう。
手作業での入力が不要になり、作業時間が短縮されて他の業務に集中できる時間を増やせるようになるはずです。
申請承認後の手動でのアップロード作業が不要となり、作業負担の削減が期待できます。
プロセスの自動化により、契約書の送付漏れを防げる他、契約プロセスの迅速化が図れます。
従来はコラボフローにアクセスして承認状況を確認する必要がありましたが、通知内容から詳細情報を把握できるようになるでしょう。
自動化により時間を節約できるだけでなく、取引先情報の登録漏れや転記ミスの防止にもつながり、正確なデータ管理が実現すると予想されます。
コラボフローと外部アプリケーションを連携することで、タスク情報を自動的に追加・反映できるようになります。
これにより、コラボフローを毎回開いて確認する必要がなく、業務が効率化され、業務フローがスムーズに進行するはずです。
例えば、経費精算の申請がコラボフローで行われると、承認後に自動でkintoneに「経費精算処理」タスクを追加するという運用が実現できるでしょう。
データベースツールやタスク管理アプリに情報が迅速に反映されることで、各スタッフは内容を素早く対応・確認でき、処理の漏れや遅延の防止が見込めます。
他にも、外部アプリケーション側のアクション実行にあわせてコラボフロー内で申請書を自動作成できます。
その際に外部アプリケーションのデータを用いるので、正しい内容での書類作成が見込めます。
例えば、kintoneで請求書のステータスが「承認済み」に更新されると、自動的にコラボフローで支払い処理の申請書を作成できるようになります。
申請書には金額、取引先情報などが自動入力されるため、二重入力の手間が省け、入力ミスや情報の記載漏れが最小限に抑えられるかもしれません。
SlackやMicrosoft Teamなどのメッセージアプリと連携することも可能です。
一例として、「コラボフロー API経由で承認が完了したら、メッセージアプリに情報を自動通知する」といった運用が実現します。
例えば、出張申請がコラボフローで完了すると、自動的にSlackの特定チャンネルに通知されます。
この通知には『申請者の名前、出張日、出張先』などの詳細が含まれており、チームメンバーの情報共有がスムーズになると予想されます。
また、出張準備やサポート手配が素早く行える環境整備にも役立つはずです。
今回は、コラボフロー APIとアプリの連携方法から、実際の活用例までを紹介しました。
コラボフロー APIを活用すればコラボフローの情報更新をトリガーにして外部アプリケーションの自動更新が可能になり、正確な情報を簡単に登録できます。
業務の効率向上が期待できるでしょう。
また、情報の更新だけでなく、コラボフロー APIによって申請書類の承認完了時に外部アプリケーションのアクションを実行したり、完了通知をメッセージアプリで受け取れたりと申請業務に関係する様々なワークフローの自動化が可能になります。
ぜひコラボフロー APIを使って日常業務の効率化を目指してみてください！
さらに、Yoomを利用すれば、プログラミング知識がなくても簡単にコラボフロー APIを導入できます。
簡単で種類豊富なYoomのテンプレートを活用してください！
無料登録はこちらから！
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