コラボフローで特定の申請が行われたらkintoneにタスクを追加する

■概要

コラボフローでの申請処理後、関連情報をkintoneへ手作業で入力する際に手間を感じたり、入力ミスが発生したりすることはありませんか。 特に複数の申請がある場合、これらの作業は大きな負担になりがちです。 このワークフローを活用すれば、コラボフローで特定の申請が行われた際に、自動でkintoneにタスクを追加できるため、手入力の手間やヒューマンエラーを減らし、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローとkintoneを利用し、申請・承認業務とタスク管理を行っている方
• 手作業によるデータ入力の時間を削減し、他の業務に集中したいと考えている方
• 申請処理の遅延やタスクの登録漏れといったミスを防ぎたい業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• コラボフローでの申請後、kintoneへのタスク追加が自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、コラボフローとkintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」というアクションを設定し、特定の申請が行われた際にフローが起動するようにします。
3. オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、必要な申請情報を取得します。
4. 続けて、オペレーションで「分岐機能」を設定し、取得した申請内容に基づいて処理を分岐させます。
5. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、分岐条件に合致した場合にkintoneの指定したアプリへタスクとしてレコードを追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• コラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションでは、対象となるインスタンス名、文書ID、アプリケーションコードをユーザーの環境に合わせて指定してください。
• 「分岐機能」では、どのような条件でkintoneにタスクを追加するか、具体的な分岐条件をユーザーの運用に合わせて設定してください。
• kintoneの「レコードを追加する」アクションでは、タスクを追加したいkintoneアプリとの連携設定を行い、追加するレコードの各フィールド値を、コラボフローから取得した情報などを利用してカスタマイズしてください。

■注意事項

• コラボフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。