Dropboxにファイルが追加されたらOCRし、コラボフローで申請書を申請する

■概要

Dropboxにアップロードされた請求書などの書類の内容を確認し、コラボフローで都度申請書を作成する作業に手間を感じていませんか。手作業による転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローは、Dropboxへのファイル追加をきっかけにOCRが内容を自動で読み取り、コラボフローの申請書を申請します。コラボフローのAPI連携などを活用して一連の申請業務を自動化し、手作業による非効率を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxとコラボフローを利用した申請業務で、手入力の手間を削減したい方
• コラボフローのAPI連携などを活用して、一連の申請フローの自動化を実現したい方
• 紙やPDF書類の情報をOCRでデータ化し、業務プロセスを効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル追加からコラボフローでの申請までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• OCRによるデータ抽出と、コラボフローのAPIを活用した自動申請により、手作業による転記ミスや申請漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとコラボフローをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでコラボフローの「申請書を申請」アクションを設定し、抽出したデータを申請書の項目にマッピングして申請します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取りたいファイルの種類に応じて、抽出する項目を任意でカスタマイズすることが可能です。
• コラボフローの「申請書を申請」アクションでは、申請書の各項目に固定値を設定したり、前のステップでOCR機能が読み取ったテキストを変数として埋め込んだりするなどのカスタムが可能です。

■注意事項

• Dropbox、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。