Google WorkSpaceにユーザーが登録されたら、コラボフローのユーザー情報にも登録する

■概要

新しい従業員が入社するたびに、Google Workspaceとコラボフローの両方にユーザー情報を手作業で登録するのは手間がかかる、といった課題はありませんか。このワークフローを活用することで、Google Workspaceへのユーザー登録をトリガーに、コラボフローへのユーザー情報登録が自動で実行されます。コラボフローとAPI連携することなく、手作業による二重入力の手間やヒューマンエラーを解消し、アカウント管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspaceとコラボフローでユーザー情報を管理しており、手作業での二重入力に手間を感じている方
• 従業員の入退社手続きが多く、コラボフローへの情報登録作業の効率化を検討している人事・総務担当の方
• API開発の知識がなくても、SaaS間のデータ連携を自動化し、業務全体の生産性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceにユーザー情報が登録されると自動でコラボフローにも情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による情報の転記が不要になるので、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なユーザー管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkspaceとコラボフローをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」を設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでコラボフローの「ユーザー情報の登録」を設定し、前段のオペレーションで取得した情報を紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• コラボフローにユーザー情報を登録するオペレーションでは、登録したい情報を任意で設定できます。前段のオペレーションで取得したGoogle Workspaceのユーザー情報を変数として利用し、氏名やメールアドレスなどを対応する項目に埋め込んでください。

■注意事項

• Google WorkSpace、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google WorkSpaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。