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「Confluenceのページが増えすぎて、情報がどこにあるか分からなくなってきた…」
「古い情報や下書きページが溜まってしまい、管理が追いつかない…」
このように、Confluenceのページ管理が煩雑になり、手作業での整理に限界を感じていませんか？
もし、Confluenceで作成から一定期間が経過した不要なページを定期的に検出し、自動で一括削除できる仕組みがあれば、手動での確認や削除作業にかかる時間を削減し、常に整理されたナレッジベースを維持できます。
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して面倒なページ管理業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはConfluenceの不要なページを自動で削除する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Confluenceに情報が蓄積されるにつれて、古いページや不要なページの管理が煩雑になっていませんか？
手動で定期的に確認し削除する作業は手間がかかる上、本来の業務時間を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、毎週決まった時間にConfluenceの特定のページを自動で検索し削除する処理を実行できます。
これにより、手作業によるConfluenceページの自動削除が実現し、常に整理されたナレッジベースを維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceの古い情報や不要ページの管理に手間を感じている管理者の方
・定期的なConfluenceページの自動削除によって、情報整理を効率化したい方
・手作業でのページ削除によるミスの発生や、それに伴う工数を削減したい方
■注意事項
・Confluence、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Confluenceのページを自動で削除するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、毎週Confluenceで期限切れのページを一括で削除し、その結果をGmailで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Confluence／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Confluenceに情報が蓄積されるにつれて、古いページや不要なページの管理が煩雑になっていませんか？
手動で定期的に確認し削除する作業は手間がかかる上、本来の業務時間を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、毎週決まった時間にConfluenceの特定のページを自動で検索し削除する処理を実行できます。
これにより、手作業によるConfluenceページの自動削除が実現し、常に整理されたナレッジベースを維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceの古い情報や不要ページの管理に手間を感じている管理者の方
・定期的なConfluenceページの自動削除によって、情報整理を効率化したい方
・手作業でのページ削除によるミスの発生や、それに伴う工数を削減したい方
■注意事項
・Confluence、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：ConfluenceとGmailをマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．Confluenceのマイアプリ連携
登録方法は以下のナビをご参照ください。
2．Gmailのマイアプリ連携
登録方法は以下のナビをご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
Confluenceに情報が蓄積されるにつれて、古いページや不要なページの管理が煩雑になっていませんか？
手動で定期的に確認し削除する作業は手間がかかる上、本来の業務時間を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、毎週決まった時間にConfluenceの特定のページを自動で検索し削除する処理を実行できます。
これにより、手作業によるConfluenceページの自動削除が実現し、常に整理されたナレッジベースを維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceの古い情報や不要ページの管理に手間を感じている管理者の方
・定期的なConfluenceページの自動削除によって、情報整理を効率化したい方
・手作業でのページ削除によるミスの発生や、それに伴う工数を削減したい方
■注意事項
・Confluence、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
最初の設定です！
まずはどのタイミングでトリガーが起動するかスケジュールトリガーの設定をしましょう。
赤枠部分をクリックしてください！
ここでは、フローボットを起動したい日付や時刻を設定します。
今回は、毎週月曜日の9時にトリガーが起動するよう設定しました。
詳しいスケジュールトリガーの設定については、下記リンクをチェックしてみてくださいね。
設定後、「完了」をクリックしましょう！ステップ4：Confluenceで特定ラベルのページ一覧を取得
続いて、以下の赤枠をクリックしてください。
ここでは、Confluenceで特定ラベルのページ一覧を取得する設定を行います。
アクションと連携するアカウント情報を確認し、次へを押して進みましょう！
この後のテスト操作を行う前に、まだConfluenceでラベルを付けたページが準備できていない場合は、今のうちにラベルを設定したページを用意しておきましょう。
今回は下記のような「期限切れ」というラベルがついたページを用意しました。
なお、このページは後続のアクションで削除してしまうため、普段使用しているページでなくテスト用のページを準備してください。
ページの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
成功すると、下記のように取得した値にConfluenceのデータが反映されているはずです。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値のことです。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
最後に、ページ最下部の「完了」を押してから次へ進みましょう。
ステップ5：処理の繰り返し設定
続いて、繰り返し処理の設定を行いましょう。
ここでは、同じ処理を繰り返すオペレーション（ループ処理）を用いることで、複数のConfluenceページを処理することが出来ます。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
この画面では、「繰り返し対象の取得した値」を設定します。
「オペレーション」は、「特定のラベルのページ一覧を取得」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのステップで取得した「ページID」・「タイトル」を設定しましょう！
なお、「＋取得した値を追加」を押すことで繰り返し対象の項目を追加することができるので、運用内容に合わせカスタマイズしてくださいね。
以下のように設定ができたら「完了」をクリックして、次のステップに進んでください。
ステップ6：Confluenceのページ削除設定
次に、期限切れのラベルがついたConfluenceのページを削除する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アクションは変更せず、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
確認後、「次へ」を押してください！
画面が切り替わったら、API接続設定をしましょう。
まずは、「クラウドID」を入力します。
こちらは、ステップ4で選択したものと同じものを選んでください。
「コンテンツID」には、前のステップで取得した「ページIDのループ変数」を選択しましょう。
入力ができたら「テスト」を実行してください。
成功すると、下記のような画面になるはずです。
送信エラーになった場合には、エラー表示があった場合をご確認ください。
実際に、対象のページが削除されているはずなので確認してみましょう。
下記のように、対象のページが削除されたことが確認できました！
Yoom画面に戻って、「完了」を忘れずにクリックしましょう。
ステップ7：Gmailでメール送信設定
最後の設定です！
期限切れのページを削除したことをGmailで通知する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アプリは変更せず、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
※直接入力する場合は、固定値として設定されてしまうので注意が必要です。
入力が完了後、「次へ」をクリックしましょう！
以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認し、「テスト」をクリックします。
※テストをクリックすると実際にメールが送信されるため、テストメールを送信してOKなメールアドレスか確認してくださいね。
成功すると、下記のような画面になります。
指定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので、Gmailを確認してみましょう。
下記のように設定した通りのメールが届いていればOKです！
最後に、Yoom画面に戻って「完了」を押しましょう。
ステップ8：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
Yoomでは、Confluenceを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Confluenceに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
GitHubのIssue、Trelloのタスク、Gmailで受け取ったOCRファイル、Googleフォームの回答など、様々な情報を自動でConfluenceにページとして集約できます。
Confluenceに作成されたページは、Googleドキュメント、Notion、Asanaと自動連携され、SlackやOutlookへの通知も同時に行います。
また、分散した情報の集約とそれに基づくチームへの連携・タスク化を自動化し、ナレッジ共有のスピードと確実性を向上させます。
■概要
Confluenceで議事録や仕様書を作成した後、関連するタスクをAsanaに手動で作成する作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスやタスクの作成漏れといった課題に繋がりがちです。
このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、ページ内容をAIが解析し、Asanaにタスクを自動で作成するため、こうした情報連携の手間やヒューマンエラーを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ConfluenceとAsanaを利用し、ドキュメントとタスク管理の連携に課題を感じている方
・ドキュメント作成後のタスク化が漏れがちで、プロジェクトの進行を改善したい方
・手作業による情報連携を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Confluence、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
ConfluenceとNotionを併用してドキュメント管理を行う際、情報を手作業で転記する手間や更新漏れが課題になることはありませんか。例えば、Confluenceで作成した議事録を、タスク管理をしているNotionにも共有する場合、二重入力の手間が発生しがちです。このワークフローは、Confluenceで特定の条件に合うページが作成されたら、自動でNotionのデータベースに情報を追加するため、こうした情報連携の課題をスムーズに解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceで作成した情報をNotionでも管理しており、手作業での転記をなくしたい方
・ConfluenceとNotion間の情報連携を自動化し、リアルタイムでの情報共有を実現したいチーム
・ドキュメント管理のプロセスを効率化し、入力ミスや共有漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
・Confluenceでのページ作成を起点にNotionへ自動で情報が連携されるため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。
・人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなることで、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■注意事項
・Confluence、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Confluenceで新しいページを作成するたびに、関連ファイルを保管するためのフォルダをGoogle Driveに手動で作成していませんか？この作業は単純ですが、作成漏れや命名規則の間違いといったミスが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Confluenceにページが作成されたタイミングでGoogle Driveに自動でフォルダが作成されるため、こうした手間やミスをなくし、効率的な情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ConfluenceとGoogle Driveを併用し、情報管理を手作業で行っている方
・ドキュメント作成とファイル保管の連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
・手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の統一に課題を感じているチームの方
■注意事項
・ConfluenceとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Confluenceでページが作成されたらOutlookに通知する」フローは、チーム内での情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。
新しいページがConfluenceに作成された際に、自動的にOutlookへ通知が送られるため、重要な更新情報を見逃す心配がありません。また、複数のSaaSアプリを連携させることで、手作業による通知の手間を省き、業務効率を向上させます。このワークフローを活用すれば、チーム全体のコミュニケーションが円滑になり、プロジェクトの進行がスムーズに進むことでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceを活用しているが、ページ更新の通知が行き届かないと感じているチームリーダーの方
・Outlookを主に使用しており、重要な情報を一元管理したいと考えているプロジェクトマネージャーの方
・情報共有の効率化を図り、業務の自動化を進めたいと考えているIT担当者の方
■注意事項
・Confluence、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Confluenceでページが作成されたらSlackに通知するフローです。
■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書を、別途Googleドキュメントに転記していませんか？こうした手作業でのコピー&ペーストは手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや転記ミスといった問題も起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると自動でGoogleドキュメントが生成されるため、ドキュメント管理に関する一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceで作成した情報をGoogleドキュメントでも管理している方
・複数のツール間での情報転記に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
・手作業によるドキュメント作成で発生する、転記ミスなどの課題を解消したい方
■注意事項
・Confluence、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成する」フローは、開発プロセスにおける情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubとConfluenceを併用している開発チームのリーダー
・Issue管理とドキュメント作成に手間を感じているプロジェクトマネージャー
・情報共有の効率化を図りたいソフトウェアエンジニア
・手動でのデータ入力に時間を取られているチームメンバー
・プロジェクトの透明性を高めたい経営者
■注意事項
・GitHub、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する」フローは、メール添付のドキュメントを自動的にデジタルデータ化し、Confluenceに整理して保存する業務ワークフローです。
Gmailで受信したファイルを自動的にOCR処理し、必要な情報を抽出してConfluenceに新しいページとして登録するため、効率的かつ正確な情報管理が可能になります。
業務のスピードアップとミスの削減が期待でき、チーム全体の生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に使用し、多くの添付ファイルを管理しているビジネスパーソン
・ドキュメントのデジタル化や情報整理を効率化したいチームリーダー
・Confluenceを活用してナレッジベースを構築・管理している企業のIT担当者
・OCR機能を利用して紙ベースの資料をデジタル化し、共有したい方
・業務プロセスの自動化を進め、生産性を向上させたい経営者やマネージャー
■注意事項
・Gmail、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
新しいメンバーや外部の協力会社をプロジェクトに招待する際、Confluenceへの手動でのユーザー追加作業に手間を感じていませんか。
一件ずつメールアドレスを入力し招待するのは時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに招待情報を入力するだけで、Confluenceへのユーザー招待が自動で実行されるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceの管理画面から手作業でユーザー招待を行っている管理者の方
・プロジェクト参加メンバーの招待プロセスを自動化し、工数を削減したいチームリーダーの方
・Googleフォームを活用して、Confluenceへの招待申請フローを構築したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Trelloのカードが特定のリストに移動されたらConfluenceにページを作成する」フローは、プロジェクト管理とドキュメント作成の連携を自動化する業務ワークフローです。
Trelloでカードのステータスが変わるたびに手動でConfluenceにページを作成するのは手間がかかります。
複数のチームで効率的に情報共有を行うために、このワークフローを活用して自動化を実現しましょう。
これにより、作業の効率化とミスの防止が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Trelloでプロジェクト管理を行い、ステータス更新時にドキュメント化を自動化したい方
・Confluenceを活用してチーム内で情報を共有しているが、手動部分に時間を取られている方
・業務フローの効率化を図り、作業の標準化を目指しているチームリーダーやマネージャー
・TrelloとConfluenceの連携を強化して、プロジェクトの透明性を高めたい企業のIT担当者
■注意事項
・TrelloとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
Confluenceのページ削除を自動化することで、これまで手作業で行っていたページの棚卸しや削除作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎながら常に最新で整理された情報空間を維持できます。
これにより、チームメンバーは必要な情報に素早くアクセスでき、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：削除する前に、対象ページを確認できますか？
A：
はい、可能です。
削除のアクション前に「担当者へ対応を依頼する」または「承認を依頼する」オペレーションを挟むことで、削除を一旦保留し、承認を得てから実行する仕組みを作れます。
詳しい設定方法については、下記ヘルプページをご参照ください。
Q：ページの削除に失敗した場合、エラー通知は届きますか？
A：
フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：通知先をGmail以外にも設定できますか？
A：
はい、可能です。
Gmail以外の他ツールを通知先として設定することができます。
Yoomではさまざまなアプリと連携が可能です。
詳しくは以下をご確認ください。
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