「Confluenceのページが増えすぎて、情報がどこにあるか分からなくなってきた…」
「古い情報や下書きページが溜まってしまい、管理が追いつかない…」
このように、Confluenceのページ管理が煩雑になり、手作業での整理に限界を感じていませんか？
もし、Confluenceで作成から一定期間が経過した不要なページを定期的に検出し、自動で一括削除できる仕組みがあれば、手動での確認や削除作業にかかる時間を削減し、常に整理されたナレッジベースを維持できます。
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して面倒なページ管理業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはConfluenceの不要なページを自動で削除する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
毎週Confluenceで期限切れページを一括削除しGmailで通知する
試してみる
■概要
Confluenceに情報が蓄積されるにつれて、古いページや不要なページの管理が煩雑になっていませんか？手動で定期的に確認し削除する作業は手間がかかる上、本来の業務時間を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、毎週決まった時間にConfluenceの特定のページを自動で検索し削除する処理を実行できます。これにより、手作業によるConfluenceページの自動削除が実現し、常に整理されたナレッジベースを維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceの古い情報や不要ページの管理に手間を感じている管理者の方
- 定期的なConfluenceページの自動削除によって、情報整理を効率化したい方
- 手作業でのページ削除によるミスの発生や、それに伴う工数を削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎週決まった時間に自動で処理が実行されるため、Confluenceのページを手動で削除する手間や時間を削減できます。
- 機械的な処理により、削除漏れや誤ったページの削除といったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュール機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで毎週などの実行タイミングを設定します。
- オペレーションで、Confluenceの「特定のラベルのページ一覧を取得」アクションを設定し、削除対象のページを特定します。
- 取得したページ一覧に対して「繰り返し処理」を設定し、各ページに後続の処理を実行できるようにします。
- 繰り返し処理の中で、Confluenceの「ページを削除」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、処理の完了を担当者へ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。
- 送信するメールの件名や本文は自由に編集が可能です。本文には、前段のオペレーションで取得した削除ページ名などを変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Confluence、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Confluenceのページを自動で削除するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、毎週Confluenceで期限切れのページを一括で削除し、その結果をGmailで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Confluence／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ConfluenceとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールトリガー設定、繰り返し処理設定、各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
毎週Confluenceで期限切れページを一括削除しGmailで通知する
試してみる
■概要
Confluenceに情報が蓄積されるにつれて、古いページや不要なページの管理が煩雑になっていませんか？手動で定期的に確認し削除する作業は手間がかかる上、本来の業務時間を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、毎週決まった時間にConfluenceの特定のページを自動で検索し削除する処理を実行できます。これにより、手作業によるConfluenceページの自動削除が実現し、常に整理されたナレッジベースを維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceの古い情報や不要ページの管理に手間を感じている管理者の方
- 定期的なConfluenceページの自動削除によって、情報整理を効率化したい方
- 手作業でのページ削除によるミスの発生や、それに伴う工数を削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎週決まった時間に自動で処理が実行されるため、Confluenceのページを手動で削除する手間や時間を削減できます。
- 機械的な処理により、削除漏れや誤ったページの削除といったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュール機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで毎週などの実行タイミングを設定します。
- オペレーションで、Confluenceの「特定のラベルのページ一覧を取得」アクションを設定し、削除対象のページを特定します。
- 取得したページ一覧に対して「繰り返し処理」を設定し、各ページに後続の処理を実行できるようにします。
- 繰り返し処理の中で、Confluenceの「ページを削除」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、処理の完了を担当者へ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。
- 送信するメールの件名や本文は自由に編集が可能です。本文には、前段のオペレーションで取得した削除ページ名などを変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Confluence、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：ConfluenceとGmailをマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．Confluenceのマイアプリ連携
登録方法は以下のナビをご参照ください。
2．Gmailのマイアプリ連携
登録方法は以下のナビをご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
毎週Confluenceで期限切れページを一括削除しGmailで通知する
試してみる
■概要
Confluenceに情報が蓄積されるにつれて、古いページや不要なページの管理が煩雑になっていませんか？手動で定期的に確認し削除する作業は手間がかかる上、本来の業務時間を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、毎週決まった時間にConfluenceの特定のページを自動で検索し削除する処理を実行できます。これにより、手作業によるConfluenceページの自動削除が実現し、常に整理されたナレッジベースを維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceの古い情報や不要ページの管理に手間を感じている管理者の方
- 定期的なConfluenceページの自動削除によって、情報整理を効率化したい方
- 手作業でのページ削除によるミスの発生や、それに伴う工数を削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎週決まった時間に自動で処理が実行されるため、Confluenceのページを手動で削除する手間や時間を削減できます。
- 機械的な処理により、削除漏れや誤ったページの削除といったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュール機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで毎週などの実行タイミングを設定します。
- オペレーションで、Confluenceの「特定のラベルのページ一覧を取得」アクションを設定し、削除対象のページを特定します。
- 取得したページ一覧に対して「繰り返し処理」を設定し、各ページに後続の処理を実行できるようにします。
- 繰り返し処理の中で、Confluenceの「ページを削除」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、処理の完了を担当者へ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。
- 送信するメールの件名や本文は自由に編集が可能です。本文には、前段のオペレーションで取得した削除ページ名などを変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Confluence、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
最初の設定です！
まずはどのタイミングでトリガーが起動するかスケジュールトリガーの設定をしましょう。
赤枠部分をクリックしてください！
ここでは、フローボットを起動したい日付や時刻を設定します。
今回は、毎週月曜日の9時にトリガーが起動するよう設定しました。
詳しいスケジュールトリガーの設定については、下記リンクをチェックしてみてくださいね。
設定後、「完了」をクリックしましょう！
ステップ4：Confluenceで特定ラベルのページ一覧を取得
続いて、以下の赤枠をクリックしてください。
ここでは、Confluenceで特定ラベルのページ一覧を取得する設定を行います。
アクションと連携するアカウント情報を確認し、次へを押して進みましょう！
この後のテスト操作を行う前に、まだConfluenceでラベルを付けたページが準備できていない場合は、今のうちにラベルを設定したページを用意しておきましょう。
今回は下記のような「期限切れ」というラベルがついたページを用意しました。
なお、このページは後続のアクションで削除してしまうため、普段使用しているページでなくテスト用のページを準備してください。
ページの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
- クラウドID：入力欄をクリックすると下記のような候補が表示されます。
この候補の中から、対象のクラウドIDを選択してください。
- ラベルID：こちらも同じように候補から選択しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
成功すると、下記のように取得した値にConfluenceのデータが反映されているはずです。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値のことです。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
最後に、ページ最下部の「完了」を押してから次へ進みましょう。
ステップ5：処理の繰り返し設定
続いて、繰り返し処理の設定を行いましょう。
ここでは、同じ処理を繰り返すオペレーション（ループ処理）を用いることで、複数のConfluenceページを処理することが出来ます。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
この画面では、「繰り返し対象の取得した値」を設定します。
「オペレーション」は、「特定のラベルのページ一覧を取得」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのステップで取得した「ページID」・「タイトル」を設定しましょう！
なお、「＋取得した値を追加」を押すことで繰り返し対象の項目を追加することができるので、運用内容に合わせカスタマイズしてくださいね。
以下のように設定ができたら「完了」をクリックして、次のステップに進んでください。
ステップ6：Confluenceのページ削除設定
次に、期限切れのラベルがついたConfluenceのページを削除する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アクションは変更せず、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
確認後、「次へ」を押してください！
画面が切り替わったら、API接続設定をしましょう。
まずは、「クラウドID」を入力します。
こちらは、ステップ4で選択したものと同じものを選んでください。
「コンテンツID」には、前のステップで取得した「ページIDのループ変数」を選択しましょう。
入力ができたら「テスト」を実行してください。
成功すると、下記のような画面になるはずです。
送信エラーになった場合には、エラー表示があった場合をご確認ください。
実際に、対象のページが削除されているはずなので確認してみましょう。
下記のように、対象のページが削除されたことが確認できました！
Yoom画面に戻って、「完了」を忘れずにクリックしましょう。
ステップ7：Gmailでメール送信設定
最後の設定です！
期限切れのページを削除したことをGmailで通知する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アプリは変更せず、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
- From：入力しなくても、マイアプリ連携したGmailのメールアドレスから送信されます
- To：通知先となるメールアドレスを直接入力
- CC/BCC：通知された情報を共有したいメールアドレスを設定
- 差出人の名前：差出人の名前を設定
- 件名：通知するメールの件名を設定します。
- 本文：取得した値を組み合わせて設定しましょう。
ここでは任意の文章と組み合わせて設定するなど、運用に合わせて自由に入力してください。
※直接入力する場合は、固定値として設定されてしまうので注意が必要です。
入力が完了後、「次へ」をクリックしましょう！
以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認し、「テスト」をクリックします。
※テストをクリックすると実際にメールが送信されるため、テストメールを送信してOKなメールアドレスか確認してくださいね。
成功すると、下記のような画面になります。
指定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので、Gmailを確認してみましょう。
下記のように設定した通りのメールが届いていればOKです！
最後に、Yoom画面に戻って「完了」を押しましょう。
ステップ8：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
Confluenceを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Confluenceを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Confluenceに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
GitHubのIssue、Trelloのタスク、Gmailで受け取ったOCRファイル、Googleフォームの回答など、様々な情報を自動でConfluenceにページとして集約できます。
Confluenceに作成されたページは、Googleドキュメント、Notion、Asanaと自動連携され、SlackやOutlookへの通知も同時に行います。
また、分散した情報の集約とそれに基づくチームへの連携・タスク化を自動化し、ナレッジ共有のスピードと確実性を向上させます。
Confluenceでページが作成されたら詳細をAIで取得し、Asanaにタスクを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで議事録や仕様書を作成した後、関連するタスクをAsanaに手動で作成する作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスやタスクの作成漏れといった課題に繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、ページ内容をAIが解析し、Asanaにタスクを自動で作成するため、こうした情報連携の手間やヒューマンエラーを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ConfluenceとAsanaを利用し、ドキュメントとタスク管理の連携に課題を感じている方
- ドキュメント作成後のタスク化が漏れがちで、プロジェクトの進行を改善したい方
- 手作業による情報連携を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceでのページ作成を起点にAsanaのタスク作成までを自動化し、手作業での転記や登録にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの作成漏れや、内容の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでConfluenceの「ページを取得」アクションを設定し、作成されたページ情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、取得したページ内容からタスクに必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のアクションでは、Confluenceのページから抽出したい項目（例：タスク名、担当者、期限など）を任意で設定できます。
- Asanaのタスク追加アクションでは、タスクを作成するプロジェクトやセクションを任意に設定でき、前段のConfluenceやAI機能で取得した値をタスク名や説明欄に埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Confluence、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Confluenceで特定条件に合うページが作成されたら、Notionに追加する
試してみる
■概要
ConfluenceとNotionを併用してドキュメント管理を行う際、情報を手作業で転記する手間や更新漏れが課題になることはありませんか。例えば、Confluenceで作成した議事録を、タスク管理をしているNotionにも共有する場合、二重入力の手間が発生しがちです。このワークフローは、Confluenceで特定の条件に合うページが作成されたら、自動でNotionのデータベースに情報を追加するため、こうした情報連携の課題をスムーズに解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceで作成した情報をNotionでも管理しており、手作業での転記をなくしたい方
- ConfluenceとNotion間の情報連携を自動化し、リアルタイムでの情報共有を実現したいチーム
- ドキュメント管理のプロセスを効率化し、入力ミスや共有漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceでのページ作成を起点にNotionへ自動で情報が連携されるため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなることで、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでConfluenceの「ページを取得」アクションを設定し、トリガーで作成されたページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションの「分岐機能」を活用し、取得したページ情報が特定の条件に合致する場合のみ、後続のアクションが実行されるように設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、指定のデータベースにConfluenceのページ情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Notionに追加したいConfluenceページの条件を任意で設定してください。例えば、ページのタイトルやラベルに特定のテキストが含まれる場合のみ連携するといったカスタムが可能です。
- Notionにレコードを追加するアクションでは、連携先のデータベースIDを任意で設定できます。また、どの項目に何の情報を追加するかも自由に設定でき、Confluenceから取得したページタイトルやURLなどを変数として埋め込めます。
■注意事項
- Confluence、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Confluenceにページが作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで新しいページを作成するたびに、関連ファイルを保管するためのフォルダをGoogle Driveに手動で作成していませんか？この作業は単純ですが、作成漏れや命名規則の間違いといったミスが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Confluenceにページが作成されたタイミングでGoogle Driveに自動でフォルダが作成されるため、こうした手間やミスをなくし、効率的な情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ConfluenceとGoogle Driveを併用し、情報管理を手作業で行っている方
- ドキュメント作成とファイル保管の連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の統一に課題を感じているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceのページ作成をトリガーに、Google Driveのフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのフォルダ作成がなくなることで、作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意のフォルダ名や格納先を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveでフォルダを作成するアクション設定で、フォルダ名を任意の内容で設定してください。Confluenceのページタイトルなどを変数として利用することも可能です。
- 作成したフォルダを格納するGoogle Drive内の親フォルダも、任意の場所を指定して設定してください。
■注意事項
- ConfluenceとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Confluenceでページが作成されたらOutlookに通知する
試してみる
■概要
Confluenceで重要なページを作成した際に、関係者への共有が遅れたり、抜けたりすることはありませんか？
チームでの情報共有を円滑に行うには、迅速かつ確実な伝達が不可欠です。
このワークフローを活用すれば、Confluenceでのページ作成をトリガーとして、自動でOutlookでのメール通知を行えるようになります。
共有漏れや通知の手間といった課題を解消し、スムーズな情報連携を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceでの情報更新を、関係者へ迅速かつ確実に共有したいと考えている方
- ConfluenceとOutlookを日常的に利用し、手動での通知作業を効率化したい方
- チーム内の情報共有プロセスを自動化し、伝達漏れを防ぎたいプロジェクトリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceでのページ作成を通知する作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な情報をメンバーに確実に伝達できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでConfluenceの「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでConfluenceの「ページを取得」アクションを設定し、作成されたページの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したページ情報を含めたメールを指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Confluenceのトリガー設定およびページ取得のオペレーションでは、監視対象となるクラウドを指定してください。
- Outlookでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレス、件名、本文などを自由に設定できます。
Confluenceから取得したページのタイトルやURLなどを埋め込み、動的なメールを作成することも可能です。
■注意事項
- Confluence、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Confluenceでページが作成されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書などのページを、都度Slackで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？
手作業での共有は、対応の遅れや連絡漏れが発生する原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されたことをトリガーに、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できます。
これにより、情報共有の抜け漏れを防ぎ、チーム内の連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceで作成したページの情報を、Slackで迅速にチームへ共有したいと考えている方
- 手作業による通知の遅れや連絡漏れをなくし、情報共有の確実性を高めたいチームリーダーの方
- ConfluenceとSlack間の手動での連携作業に非効率を感じ、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceでページが作成されると自動でSlackに通知されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を削減することができます。
- 手作業による通知漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要な情報を確実かつスピーディーにチームへ展開できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、マイアプリ連携画面でConfluenceとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでConfluenceの「ページを取得」アクションを設定し、作成されたページの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「Slackに通知する」アクションを設定し、取得したページ情報をもとに任意のチャンネルへ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Confluenceのトリガー設定で、通知の対象としたいConfluenceのクラウドIDを任意で設定してください。
- Confluenceでページ情報を取得するアクションで、ドラフト状態のページを取得するかどうかや、特定のステータスのページのみを対象にするかなどを任意で設定できます。
- Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネルIDや、通知メッセージの内容（ページのタイトルやURLなど）を自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- ConfluenceとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Confluenceでページが作成されたらGoogleドキュメントで新しいドキュメントを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書を、別途Googleドキュメントに転記していませんか？こうした手作業でのコピー&ペーストは手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや転記ミスといった問題も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると自動でGoogleドキュメントが生成されるため、ドキュメント管理に関する一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceで作成した情報をGoogleドキュメントでも管理している方
- 複数のツール間での情報転記に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるドキュメント作成で発生する、転記ミスなどの課題を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceでのページ作成をきっかけに、Googleドキュメントが自動で生成されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮します。
- システムが自動で処理を行うことで、コピー＆ペーストによる転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- ConfluenceとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでConfluenceの「ページが作成されたら」というトリガーアクションを設定して、フローボットが起動するスペースなどを指定します。
- オペレーションでConfluenceの「ページを取得」を設定し、作成されたページの内容を取得します。
- AI機能の「データの変換」を設定し、取得した内容をGoogleドキュメントに適したフォーマットに整形します。
- オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」「文末にテキストを追加する」を設定し、整形した内容を反映したドキュメントを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Confluenceから取得するページの情報は、タイトルや本文など用途に応じて内容をカスタムできます。
- AI機能によるデータ変換では、取得した情報と固定テキストを組み合わせ、任意のルールでテキストを整形することが可能です。
- Googleドキュメントで作成するドキュメントのタイトルは、Confluenceのページタイトルを利用するなど動的に設定できます。
- Googleドキュメントの本文に追加するテキストは、AIで整形した内容だけでなく任意の固定文などを加えて編集可能です。
■注意事項
- ConfluenceとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成する
試してみる
■概要
GitHubで新しいIssueが作られるたびにConfluenceで関連ページを手作業で作成していませんか？この作業は、開発のスピードを落とすだけでなく、ページの作成漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、GitHubでのIssue作成をトリガーにConfluenceのページが自動で作成され、こうした連携作業の手間を解消し、ドキュメント管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GitHubとConfluence間の情報連携を手作業で行い、非効率を感じている開発担当者の方
- Issueに基づいた仕様書や議事録の作成漏れを防ぎ、管理を徹底したいプロジェクトマネージャーの方
- 開発チームのドキュメント管理プロセスを自動化し、標準化したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- GitHubでのIssue作成後に自動でConfluenceのページが作成されるため、ドキュメント作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるページの作成漏れや、Issue情報の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ドキュメントの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GitHubとConfluenceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGitHubを選択し、「Issueが新しく作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGitHubの「Issueを取得」アクションを設定し、トリガーとなったIssueの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、取得したIssueの情報をもとにページを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Confluenceの「ページを作成」オペレーションでは、ページのタイトルや本文の内容を自由にカスタマイズできます。固定のテキストと、前段のGitHubから取得したIssueのタイトルや担当者といった動的な値を組み合わせて、独自のフォーマットでページを作成することが可能です。
■注意事項
- GitHub、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や申込書などの添付ファイル、その内容を確認してConfluenceに手作業で転記していませんか？
この作業は時間がかかる上、入力ミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで添付ファイルをOCRが自動で読み取り、Confluenceにページを新規作成するため、手作業による情報転記の手間を省き、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したファイルの内容を、手作業でConfluenceに転記している方
- 紙の書類をPDF化し、その情報をConfluenceで管理・共有しているチームの方
- 請求書や申込書などの定型的な書類処理を自動化し、業務効率化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信からConfluenceへのページ作成までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記がなくなるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとConfluenceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで後続の処理を続けるか判断します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、Gmailの添付ファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を反映したページを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールのラベルを任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無以外にも、件名や本文の内容などを条件に設定することが可能です。
- OCR機能では、読み取る書類の言語や抽出したい項目、利用するAIモデルなどを任意で設定できます。
- Confluenceでページを作成するアクションでは、ページの作成先となるクラウドIDやスペースID、ページのステータスなどを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
GoogleフォームからConfluenceにユーザーを自動招待する
試してみる
■概要
新しいメンバーや外部の協力会社をプロジェクトに招待する際、Confluenceへの手動でのユーザー追加作業に手間を感じていませんか。
一件ずつメールアドレスを入力し招待するのは時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに招待情報を入力するだけで、Confluenceへのユーザー招待が自動で実行されるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceの管理画面から手作業でユーザー招待を行っている管理者の方
- プロジェクト参加メンバーの招待プロセスを自動化し、工数を削減したいチームリーダーの方
- Googleフォームを活用して、Confluenceへの招待申請フローを構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると、自動でConfluenceへの招待が実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるメールアドレスの入力間違いや招待漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実なユーザー管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとConfluenceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ユーザーをサイトに招待」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに招待を実行します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、招待申請の受付に使用する任意のフォームを指定してください。
- Confluenceのオペレーション設定では、ユーザーを招待したいサイトのクラウドIDを、ご自身の環境に合わせて設定してください。
■注意事項
Trelloのカードが特定のリストに移動されたらConfluenceにページを作成する
試してみる
■概要
Trelloでタスクの進捗を管理しているものの、特定のタスクが完了するたびに手作業でConfluenceに議事録やドキュメントを作成するのは手間がかかる、と感じることはないでしょうか。このワークフローは、Trelloのカードが特定のリストに移動されると、自動でConfluenceにページを作成します。タスク完了報告などの定型的なドキュメント作成を自動化し、情報共有の抜け漏れを防ぎ、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Trelloでのタスク管理とConfluenceでのドキュメント作成を手作業で行っている方
- プロジェクトの進捗に応じて、関連ドキュメントを自動で作成し、管理を効率化したいチームリーダーの方
- 手作業による情報転記のミスや、ページ作成のし忘れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Trelloのカード移動に連動してConfluenceのページが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での情報転記が不要になるため、入力ミスや報告ページの作成忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有が実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、TrelloとConfluenceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTrelloを選択し、「カード情報が更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能を設定し、カードが特定のリストに移動した場合のみ、後続の処理が実行されるよう条件を設定します。
- 次に、オペレーションでTrelloの「カードの情報を取得」アクションを設定し、Confluenceに転記したいカードの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、取得した情報をもとにページを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、どのリストに移動したことをきっかけにConfluenceへページを作成するか、移動先のリスト名などをもとに条件を設定してください。
- Confluenceでページを作成するアクションでは、ページのタイトルや本文にTrelloから取得したカード名や説明といった情報を変数として設定することが可能です。
■注意事項
- TrelloとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
Confluenceのページ削除を自動化することで、これまで手作業で行っていたページの棚卸しや削除作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎながら常に最新で整理された情報空間を維持できます。
これにより、チームメンバーは必要な情報に素早くアクセスでき、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：削除する前に、対象ページを確認できますか？
A：
はい、可能です。
削除のアクション前に「担当者へ対応を依頼する」または「承認を依頼する」オペレーションを挟むことで、削除を一旦保留し、承認を得てから実行する仕組みを作れます。
詳しい設定方法については、下記ヘルプページをご参照ください。
Q：ページの削除に失敗した場合、エラー通知は届きますか？
A：
フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：通知先をGmail以外にも設定できますか？
A：
はい、可能です。
Gmail以外の他ツールを通知先として設定することができます。
Yoomではさまざまなアプリと連携が可能です。
詳しくは以下をご確認ください。
