毎週Confluenceで期限切れページを一括削除しGmailで通知する

■概要

Confluenceに情報が蓄積されるにつれて、古いページや不要なページの管理が煩雑になっていませんか？手動で定期的に確認し削除する作業は手間がかかる上、本来の業務時間を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、毎週決まった時間にConfluenceの特定のページを自動で検索し削除する処理を実行できます。これにより、手作業によるConfluenceページの自動削除が実現し、常に整理されたナレッジベースを維持できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Confluenceの古い情報や不要ページの管理に手間を感じている管理者の方
• 定期的なConfluenceページの自動削除によって、情報整理を効率化したい方
• 手作業でのページ削除によるミスの発生や、それに伴う工数を削減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎週決まった時間に自動で処理が実行されるため、Confluenceのページを手動で削除する手間や時間を削減できます。
• 機械的な処理により、削除漏れや誤ったページの削除といったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ConfluenceとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュール機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで毎週などの実行タイミングを設定します。
3. オペレーションで、Confluenceの「特定のラベルのページ一覧を取得」アクションを設定し、削除対象のページを特定します。
4. 取得したページ一覧に対して「繰り返し処理」を設定し、各ページに後続の処理を実行できるようにします。
5. 繰り返し処理の中で、Confluenceの「ページを削除」アクションを設定します。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、処理の完了を担当者へ通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。
• 送信するメールの件名や本文は自由に編集が可能です。本文には、前段のオペレーションで取得した削除ページ名などを変数として埋め込むこともできます。

■注意事項

• Confluence、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。