■概要
プロジェクトや部署が増えるたびにConfluenceで手動でフォルダを作成するのは、手間がかかる上に命名規則のミスなども発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報をもとにConfluenceのフォルダ作成を自動化できるため、こうした定型業務を効率化し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceで複数のプロジェクトを管理しており、フォルダ作成の手間を削減したい方
- Google スプレッドシートの情報をもとに、Confluenceのフォルダを自動で作成したいと考えている方
- 手作業によるフォルダ作成での命名ミスや作成漏れを防ぎ、業務を標準化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートにリストを追加するだけで、定期的にConfluenceのフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確なナレッジ管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとConfluenceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュール機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、フォルダ作成に必要な情報が記載された行を取得します
- 取得した情報をもとに、繰り返し処理でConfluenceの「フォルダを作成」アクションを設定します
- 作成が完了した行に対して、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理済みであることが分かるようにステータスなどを更新します
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ完了通知を自動で送信します
■このワークフローのカスタムポイント
- Confluenceでフォルダを作成する際、フォルダ名などの設定項目には、Google スプレッドシートから取得したプロジェクト名といった情報を変数として埋め込むことや、固定のテキストを設定することが可能です。
- 完了を通知するメール機能では、送信先を任意のアドレスに設定できるほか、メールの本文に作成したConfluenceのフォルダ名など、前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込むこともできます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Google スプレッドシート、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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