DocuSignで契約が完了後、Google スプレッドシートを更新しSlackに通知する

■概要

DocuSignで電子契約が完了したものの、その後のステータス管理や関係者への通知を手作業で行っていませんか。契約情報をGoogle スプレッドシートに転記し、Slackで担当者に連絡する作業は、手間がかかるだけでなく入力漏れや通知忘れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をトリガーに、Google スプレッドシートの更新とSlackへの通知が自動で実行され、これらの定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• DocuSignでの契約後の情報更新や通知を手作業で行っている法務・営業担当者の方
• Google スプレッドシートで契約状況を管理しており、入力の手間を削減したい方
• 契約締結後の社内連携を迅速化し、業務の属人化を防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• DocuSignでの契約完了後、自動でGoogle スプレッドシートが更新されSlackに通知が飛ぶため、手作業での転記や連絡にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約管理の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DocuSign、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」を設定し、契約完了を検知します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、契約者情報やステータスを更新します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、関係部署へ完了通知を送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのオペレーションでは、更新対象のスプレッドシート、シート、および更新する列などを任意に指定できます。
• Slackへの通知設定では、メッセージを送るチャンネルを自由に設定できます。また、本文に固定テキストだけでなく、DocuSignから取得した契約者名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• DocuSign、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。