【ノーコードで実現】Dropboxのファイル整理を自動化する方法

ファイル移動後にチャットツールへ自動で通知する

ファイル移動の完了をSlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールに自動で通知するテンプレートです。
ファイルが正しく移動されたことを関係者がすぐに把握できるため、作業の進捗確認や次のアクションへの移行がスムーズになります。
特にチームでの共同作業において、情報共有の漏れを防ぐのに効果的です。

 ファイル移動後にメールツールへ自動で通知する

こちらは、ファイル移動の完了をGmailやOutlookといったメールで通知するテンプレートです。チャットツールを主に使わないチームや、正式な記録としてメールでの通知を残したい場合に便利でしょう。設定した条件に基づき、関係者へ自動でメールが送信されるため、報告の手間を省くことができます。

 Dropboxのファイルを定期的に移動する自動化フローを作ってみよう

ここでは、Yoomを使って「定期的にDropboxの指定フォルダ内のファイルを別フォルダに移動する」自動化フローを作成する具体的な手順を解説します。プログラミング不要で、画面上の設定だけで簡単に構築できます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

大まかな流れは以下の通りです。

• Dropboxのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガー（スケジュール）とアクション（ファイル移動）の設定
• フローをONにし、正しく動作するか確認

ステップ1：Dropboxのマイアプリ連携

Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。

右上の検索窓からDropboxを検索してください。

お使いのアカウントを選択、またはメールアドレスを入力し「続行」をクリックします。

パスワードを入力し「ログイン」をクリックしてください。

「許可」をクリックするとDropboxのマイアプリ連携が完了します！

ステップ2：テンプレートをコピー

次に、今回の自動化フローのテンプレートをコピーします。以下のリンクをクリックし、「このテンプレートを利用する」を選択してください。

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

ステップ3：スケジュールトリガー設定

テンプレートをコピーすると、フロー編集画面が開きます。
まず「指定したスケジュールになったら」をクリック。

スケジュール設定は日付指定・曜日指定・Cron設定の3種類あります。
いずれかで設定し保存してください。

1)日付指定…フローボットを起動したい日付と時刻を入力

2)曜日指定…フローボットを起動したい曜日にチェックを入れ、時刻を入力

3)Cron設定…毎時何分にフローボットを起動したいかを入力 ※詳しくはこちらをご参照ください

ステップ4:Dropboxのアクション設定

「フォルダ内のファイル一覧を取得」をクリック。

「連携アカウントとアクションを選択」という画面が表示されます。
タイトルは任意で編集可能です。タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「フォルダ内のファイル一覧を取得」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

ファイルを取得したいフォルダのパスを入力し、テストしましょう。
今回は例として、Dropboxのtestフォルダのファイルを移動させてみます。

フォルダのパスは、ファイルを開いた際の URL 内に「/●●●」と記載されているフォルダ名です。フォルダに階層がある場合は「/Folder1/Folder2」という形式で、URLに表示されている全ての階層のフォルダ名を入力してください。詳しくはこちら

テストが成功したら保存してください。

ステップ5:繰り返し設定

「コマンドオペレーション」をクリック。

「繰り返し対象を指定」という画面が表示されます。今回はテンプレートを使用しており、オペレーションと取得した値は既に設定されているためそのままでOKです。

必要に応じて「+ 取得した値を追加」から、最大15個まで設定することも可能です。
設定が完了したら保存してください。

ステップ6:コマンドオペレーション設定

「指定のフォルダにファイルを移動」をクリック。

ステップ4と同様、アクションはテンプレート通りに「指定のフォルダにファイルを移動」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

API接続設定という画面が表示されるので必要事項を入力していきます。

今回はテンプレートを使用しているので、ステップ5で取得した「表示パスのリストのループ変数」と「名前のリストのループ変数」が既にテキストボックスに入力されています。そのため、移動先のファイルパスの形式を整えるだけで大丈夫です！
具体的には下記の「/test2/」のように、ファイルを移動させたいフォルダのファイルパスを入力します。

移動元と移動先のファイルパスを確認してテストし、成功したら保存してください。
Dropboxの移動先であるtest2フォルダにファイルが移動しましたね！

ステップ7:トリガーをONにして起動準備完了

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。

お疲れ様でした！

Dropboxを活用したその他の自動化テンプレート事例

Dropboxを使った自動化は、ファイル整理だけではありません。
Yoomには、他にもDropboxを活用して様々な業務を効率化できるテンプレートが用意されています。
ここでは、その中からいくつか便利な自動化テンプレートをご紹介します。

まとめ

今回は、Dropboxのファイル整理を自動化する方法について解説しました。日々増え続けるファイルを定期的に整理するのは骨の折れる作業ですが、自動化を活用すれば、その手間を大きく削減できます。
Yoomのようなツールを使えば、「毎月月末に特定のフォルダのファイルをアーカイブフォルダに移動する」といったルールも、プログラミングの知識不要で簡単に設定できます。
ファイル整理だけでなく、ファイルが追加された際の通知や、他サービスとの連携など、Dropboxを活用した業務効率化の可能性は多岐にわたります。
この記事でご紹介したテンプレートも参考に、ぜひあなたの業務に合った自動化フローを構築してみてください。
まずは簡単なテンプレートから試してみて、自動化による効率アップをぜひ体験してください。