Dropboxに日々蓄積されていくファイル。「あとで整理しよう」と思っているうちに、どこに何があるのか分からなくなってしまった…なんて経験はありませんか？ 必要なファイルを探すのに時間がかかったり、誤って古いファイルを使ってしまったりと、ファイル管理の悩みは尽きないものです。特にチームで共有しているフォルダの場合、整理ルールが曖昧だと、さらに混乱を招きがちですよね。手作業での定期的な整理は手間がかかり、つい後回しにしてしまうことも多いでしょう。
この記事では、そんなDropboxのファイル整理に関するお悩みを解決する方法をご紹介します。特定のルールに基づいてファイルを自動で移動させる仕組みを作れば、面倒な整理作業から解放され、常に整理された状態をキープできます。しかも、プログラミングの知識は不要で、簡単な設定だけで実現できるのが嬉しいポイントです！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには「定期的なスケジュールに基づいてDropbox内のファイルを自動で指定フォルダに移動する」自動化テンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックして試してみましょう！
定期的にDropboxの指定フォルダ内のファイルを別フォルダに移動する
試してみる
■概要
Dropboxに保存されたファイルの整理は、数が増えるほど手間がかかり、手作業では移動漏れや移動ミスも起こりがりです。このワークフローは、あらかじめ設定したスケジュールに基づいて、Dropboxの特定フォルダ内にあるファイルを自動で別のフォルダに移動させることができるため、定期的なファイル整理の工数を削減し、管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxを活用しており、定期的なファイル整理に手間を感じている方
- 手作業によるファイルの移動漏れや、誤った場所への移動などのミスを防ぎたい方
- ファイル整理のような定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでファイルが自動で移動されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を削減します。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業によるファイルの移動漏れや、移動先フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、「スケジュールトリガー機能」を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで実行したい日時を設定します。
- 続いて、Dropboxの「フォルダ内のファイル一覧を取得」アクションを設定し、整理対象のファイルが格納されているフォルダを指定します。
- 次に、ファイルが存在する場合のみ後続の処理を実行するよう「分岐機能」を設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「指定のフォルダにファイルを移動」アクションを設定し、ファイルの移動先フォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定で、フローボットを実行したい時刻や曜日、日付などを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名や拡張子など、特定の条件に合致するファイルのみを移動の対象とするようカスタムすることが可能です。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Dropboxのファイル整理を自動化する方法
Dropbox内のファイルを整理する方法は一つではありません。
ここでは、あなたの業務スタイルに合わせてカスタマイズできる、具体的な自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
単にファイルを移動させるだけでなく、移動完了をチームメンバーに通知するなど、便利な連携も可能です。
気になる自動化があれば、ぜひクリックして詳細を確認してみてください！
定期的にファイルを自動で移動させて整理する
このテンプレートを使うと、指定したスケジュールでDropbox内のファイルを自動的に別のフォルダへ移動させることができます。
例えば、「完了済みプロジェクト」フォルダや「月別アーカイブ」フォルダなどを作成し、定期的に関連ファイルを移動させることで、常にフォルダ内をすっきりと保てます。
手作業による移動の手間や、整理の抜けや漏れを防止できます。
定期的にDropboxの指定フォルダ内のファイルを別フォルダに移動する
試してみる
■概要
Dropboxに保存されたファイルの整理は、数が増えるほど手間がかかり、手作業では移動漏れや移動ミスも起こりがりです。このワークフローは、あらかじめ設定したスケジュールに基づいて、Dropboxの特定フォルダ内にあるファイルを自動で別のフォルダに移動させることができるため、定期的なファイル整理の工数を削減し、管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxを活用しており、定期的なファイル整理に手間を感じている方
- 手作業によるファイルの移動漏れや、誤った場所への移動などのミスを防ぎたい方
- ファイル整理のような定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでファイルが自動で移動されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を削減します。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業によるファイルの移動漏れや、移動先フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、「スケジュールトリガー機能」を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで実行したい日時を設定します。
- 続いて、Dropboxの「フォルダ内のファイル一覧を取得」アクションを設定し、整理対象のファイルが格納されているフォルダを指定します。
- 次に、ファイルが存在する場合のみ後続の処理を実行するよう「分岐機能」を設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「指定のフォルダにファイルを移動」アクションを設定し、ファイルの移動先フォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定で、フローボットを実行したい時刻や曜日、日付などを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名や拡張子など、特定の条件に合致するファイルのみを移動の対象とするようカスタムすることが可能です。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ファイル移動後にチャットツールへ自動で通知する
ファイル移動の完了をSlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールに自動で通知するテンプレートです。
ファイルが正しく移動されたことを関係者がすぐに把握できるため、作業の進捗確認や次のアクションへの移行がスムーズになります。
特にチームでの共同作業において、情報共有の漏れを防ぐのに効果的です。
定期的にDropboxの指定フォルダ内のファイルを別フォルダに移動し、Slackに通知する
試してみる
■概要
定期的に行うDropboxのファイル整理や、関係者へのSlack通知を手作業で行っていませんか。こうした定型業務は、対応漏れやミスが発生しやすいだけでなく、本来集中すべきコア業務の時間を圧迫する要因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、指定した日時にDropboxの特定フォルダにあるファイルを自動で別フォルダに移動し、Slackへ通知する一連の流れを自動化でき、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで定期的なファイル整理を行っており、手作業に手間を感じている方
- ファイルの移動後にSlackでの報告が必須で、通知漏れを防ぎたいと考えている方
- バックアップやログファイルの整理といった定型業務を自動化したい情報システム担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせて自動でファイルが移動されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中することができます。
- 手作業によるファイルの移動漏れや、関係者への報告忘れといったヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、フローを起動したい日時や曜日を設定します。
- オペレーションで、Dropboxの「フォルダ内のファイル一覧を取得」アクションを設定し、移動対象のファイルがあるフォルダを指定します。
- 続いて、繰り返し処理機能を用いて、取得したファイルを一つずつ処理するように設定します。
- 繰り返し処理の中で、Dropboxの「指定のフォルダにファイルを移動」アクションを設定し、ファイルの移動先フォルダを指定します。
- 最後に、Slackで「チャンネルにメッセージを投稿する」アクションを設定し、ファイル移動が完了した旨を任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーは、毎日、毎週、毎月といった周期や、特定の日時、曜日など、業務に合わせて自由に起動タイミングを設定してください。
- 繰り返し処理では、取得したファイルの中から特定の条件に合致するものだけを処理の対象とするなど、詳細な設定が可能です。
- Slackへの通知内容は、移動したファイル名などの情報を含めるようにカスタマイズでき、通知先のチャンネルも任意で設定してください。
■注意事項
- Dropbox、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
定期的にDropboxの指定フォルダ内のファイルを別フォルダに移動し、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Dropboxに保存されたファイルを定期的に整理し、関係者へ報告する作業を手間に感じていませんか。この一連の作業は重要でありながらも定型的なため、後回しになったり通知を忘れたりするケースも少なくありません。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでDropboxのファイル移動からMicrosoft Teamsへの通知までを自動で実行するため、手作業によるファイル整理の手間や共有漏れといった課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxのファイル管理を担当しており、定期的なフォルダ整理に手間を感じている方
- DropboxとMicrosoft Teamsを活用し、ファイル共有と報告業務の効率化を目指す方
- 定型的なファイル整理業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時にファイル移動と通知が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた定期的な整理業務の時間を削減できます。
- ファイルの移動忘れやMicrosoft Teamsでの報告漏れといった人的ミスを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「フォルダ内のファイル一覧を取得」アクションを設定し、移動させたいファイルが存在するフォルダを指定します。
- 取得したファイルそれぞれを移動させるため、「繰り返し処理」の中でDropboxの「指定のフォルダにファイルを移動」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイルの移動が完了した旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるスケジュールは、毎日、毎週、毎月など、業務の頻度に合わせて自由に設定できます。
- ファイルを取得するDropboxのフォルダや、移動先のフォルダは、それぞれ任意のものを指定してください。
- Microsoft Teamsへの通知先チャネルは任意で設定が可能です。
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、前段の処理で取得したファイル名などの情報を変数として埋め込み、動的に作成することもできます。
■注意事項
- Dropbox、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ファイル移動後にメールツールへ自動で通知する
こちらは、ファイル移動の完了をGmailやOutlookといったメールで通知するテンプレートです。チャットツールを主に使わないチームや、正式な記録としてメールでの通知を残したい場合に便利でしょう。設定した条件に基づき、関係者へ自動でメールが送信されるため、報告の手間を省くことができます。
定期的にDropboxの指定フォルダ内のファイルを別フォルダに移動し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Dropboxの特定フォルダにあるファイルを、定期的に別のフォルダへ移動し関係者に通知する作業は、単純ですが忘れやすく手間がかかる業務ではないでしょうか。手作業では移動漏れや通知忘れといったミスが発生する可能性もあり、確実性が求められます。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでDropbox内のファイル移動からGmailでの通知までを自動で完結でき、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropbox上で定期的なファイル整理や移動を手作業で行っている方
- ファイル移動後の関係者への報告をGmailで都度行っており、手間を感じている方
- ファイル管理における手作業をなくし、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 設定した日時にファイル移動と通知が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他のコア業務に集中できます。
- 手作業によるファイルの移動漏れや関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を高めることにつながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで、フローを起動したい日時などを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「フォルダ内のファイル一覧を取得」アクションを設定し、移動対象のファイルが格納されているフォルダを指定します。
- 次に、繰り返し処理機能を用いて、取得したファイル一つひとつに対して後続の処理を実行するように設定します。
- 繰り返し処理の中で、Dropboxの「指定のフォルダにファイルを移動」アクションを設定し、ファイルの移動先フォルダを指定します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、ファイル移動が完了した旨を記載したメールを関係者へ自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを実行するタイミングを、毎時・毎日・毎週といった周期や、特定の日付、曜日などで任意に設定することが可能です。
- 繰り返し処理のアクションでは、処理対象とするファイルに条件を設定したり、後続のアクションに渡す情報を変更したりと、業務内容に合わせて柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- Dropbox、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
定期的にDropboxの指定フォルダ内のファイルを別フォルダに移動し、Outlookに通知する
試してみる
■概要
Dropboxの特定フォルダにあるファイルを定期的に整理し、関係者にOutlookで通知する、といった定型業務に時間を取られていませんか？このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にファイルを移動し、Outlookでの通知までを完了させることが可能です。手作業による移動漏れや通知忘れといった課題を解消し、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとOutlookを使い、定期的なファイル移動と通知を手作業で行っている方
- ファイル管理における移動ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- 定型的な管理業務を自動化し、より付加価値の高いコア業務に時間を充てたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでファイル移動から通知までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 人の手による作業をなくすことで、ファイルの移動忘れや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで実行したい日時や頻度を設定します。
- 次に、Dropboxの「フォルダ内のファイル一覧を取得」アクションを設定し、移動元のフォルダを指定します。
- 取得したファイルそれぞれを処理するため、繰り返し処理機能を追加します。
- Dropboxの「指定のフォルダにファイルを移動」アクションを設定し、ファイルの移動先フォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、処理完了を知らせる通知メールを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーのアクションでは、実行する時刻や日付、曜日などを業務に合わせて任意で設定してください。
- 繰り返し処理機能では、特定の条件に合致したファイルのみを処理するなど、より詳細な条件を指定したカスタムが可能です。
■注意事項
- Dropbox、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- 同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Dropboxのファイルを定期的に移動する自動化フローを作ってみよう
ここでは、Yoomを使って「定期的にDropboxの指定フォルダ内のファイルを別フォルダに移動する」自動化フローを作成する具体的な手順を解説します。プログラミング不要で、画面上の設定だけで簡単に構築できます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
大まかな流れは以下の通りです。
- Dropboxのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガー（スケジュール）とアクション（ファイル移動）の設定
- フローをONにし、正しく動作するか確認
定期的にDropboxの指定フォルダ内のファイルを別フォルダに移動する
試してみる
■概要
Dropboxに保存されたファイルの整理は、数が増えるほど手間がかかり、手作業では移動漏れや移動ミスも起こりがりです。このワークフローは、あらかじめ設定したスケジュールに基づいて、Dropboxの特定フォルダ内にあるファイルを自動で別のフォルダに移動させることができるため、定期的なファイル整理の工数を削減し、管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxを活用しており、定期的なファイル整理に手間を感じている方
- 手作業によるファイルの移動漏れや、誤った場所への移動などのミスを防ぎたい方
- ファイル整理のような定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでファイルが自動で移動されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を削減します。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業によるファイルの移動漏れや、移動先フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、「スケジュールトリガー機能」を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで実行したい日時を設定します。
- 続いて、Dropboxの「フォルダ内のファイル一覧を取得」アクションを設定し、整理対象のファイルが格納されているフォルダを指定します。
- 次に、ファイルが存在する場合のみ後続の処理を実行するよう「分岐機能」を設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「指定のフォルダにファイルを移動」アクションを設定し、ファイルの移動先フォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定で、フローボットを実行したい時刻や曜日、日付などを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名や拡張子など、特定の条件に合致するファイルのみを移動の対象とするようカスタムすることが可能です。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：Dropboxのマイアプリ連携
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からDropboxを検索してください。
お使いのアカウントを選択、またはメールアドレスを入力し「続行」をクリックします。
パスワードを入力し「ログイン」をクリックしてください。
「許可」をクリックするとDropboxのマイアプリ連携が完了します！
ステップ2：テンプレートをコピー
次に、今回の自動化フローのテンプレートをコピーします。以下のリンクをクリックし、「このテンプレートを利用する」を選択してください。
定期的にDropboxの指定フォルダ内のファイルを別フォルダに移動する
試してみる
■概要
Dropboxに保存されたファイルの整理は、数が増えるほど手間がかかり、手作業では移動漏れや移動ミスも起こりがりです。このワークフローは、あらかじめ設定したスケジュールに基づいて、Dropboxの特定フォルダ内にあるファイルを自動で別のフォルダに移動させることができるため、定期的なファイル整理の工数を削減し、管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxを活用しており、定期的なファイル整理に手間を感じている方
- 手作業によるファイルの移動漏れや、誤った場所への移動などのミスを防ぎたい方
- ファイル整理のような定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでファイルが自動で移動されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を削減します。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業によるファイルの移動漏れや、移動先フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、「スケジュールトリガー機能」を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで実行したい日時を設定します。
- 続いて、Dropboxの「フォルダ内のファイル一覧を取得」アクションを設定し、整理対象のファイルが格納されているフォルダを指定します。
- 次に、ファイルが存在する場合のみ後続の処理を実行するよう「分岐機能」を設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「指定のフォルダにファイルを移動」アクションを設定し、ファイルの移動先フォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定で、フローボットを実行したい時刻や曜日、日付などを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名や拡張子など、特定の条件に合致するファイルのみを移動の対象とするようカスタムすることが可能です。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：スケジュールトリガー設定
テンプレートをコピーすると、フロー編集画面が開きます。
まず「指定したスケジュールになったら」をクリック。
スケジュール設定は日付指定・曜日指定・Cron設定の3種類あります。
いずれかで設定し保存してください。
1)日付指定…フローボットを起動したい日付と時刻を入力
2)曜日指定…フローボットを起動したい曜日にチェックを入れ、時刻を入力
3)Cron設定…毎時何分にフローボットを起動したいかを入力 ※詳しくはこちらをご参照ください
ステップ4:Dropboxのアクション設定
「フォルダ内のファイル一覧を取得」をクリック。
「連携アカウントとアクションを選択」という画面が表示されます。
タイトルは任意で編集可能です。タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「フォルダ内のファイル一覧を取得」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
ファイルを取得したいフォルダのパスを入力し、テストしましょう。
今回は例として、Dropboxのtestフォルダのファイルを移動させてみます。
フォルダのパスは、ファイルを開いた際の URL 内に「/●●●」と記載されているフォルダ名です。フォルダに階層がある場合は「/Folder1/Folder2」という形式で、URLに表示されている全ての階層のフォルダ名を入力してください。詳しくはこちら
テストが成功したら保存してください。
ステップ5:繰り返し設定
「コマンドオペレーション」をクリック。
「繰り返し対象を指定」という画面が表示されます。今回はテンプレートを使用しており、オペレーションと取得した値は既に設定されているためそのままでOKです。
必要に応じて「+ 取得した値を追加」から、最大15個まで設定することも可能です。
設定が完了したら保存してください。
ステップ6:コマンドオペレーション設定
「指定のフォルダにファイルを移動」をクリック。
ステップ4と同様、アクションはテンプレート通りに「指定のフォルダにファイルを移動」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
API接続設定という画面が表示されるので必要事項を入力していきます。
今回はテンプレートを使用しているので、ステップ5で取得した「表示パスのリストのループ変数」と「名前のリストのループ変数」が既にテキストボックスに入力されています。そのため、移動先のファイルパスの形式を整えるだけで大丈夫です！
具体的には下記の「/test2/」のように、ファイルを移動させたいフォルダのファイルパスを入力します。
移動元と移動先のファイルパスを確認してテストし、成功したら保存してください。
Dropboxの移動先であるtest2フォルダにファイルが移動しましたね！
ステップ7:トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
お疲れ様でした！
Dropboxを活用したその他の自動化テンプレート事例
Dropboxを使った自動化は、ファイル整理だけではありません。
Yoomには、他にもDropboxを活用して様々な業務を効率化できるテンプレートが用意されています。
ここでは、その中からいくつか便利な自動化テンプレートをご紹介します。
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 取引先からのファイルをDropboxで共有しており、アップロードの手間をなくしたい方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの保存を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルが自動保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションを設定して、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、前段で取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなどの設定ができます。
■注意事項
- Gmail、DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceに取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを利用している企業やチーム
- Salesforceを導入して顧客管理や営業活動を行っている営業担当者や管理者
- 顧客情報を一元管理し、業務プロセスを効率化したい企業の営業チーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 顧客ごとにファイルを整理・管理し、安全に保管したい企業
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動でのフォルダ作成やURLの登録作業の手間を省きたい営業担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのフォルダ作成やURL登録の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・顧客情報と関連ファイルが一元管理されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、営業活動や顧客対応がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Salesforce、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
Docusignで書類が締結したら、書類をDropboxに格納する
試してみる
■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしDropboxに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用している企業やチーム
- DocuSignを導入して契約書の電子署名を行っている担当者
- 契約書の締結プロセスをデジタル化している法務担当者や管理者
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 契約書や証明書の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.契約プロセスの自動化を推進している方
- 契約書の締結後に証明書を手動でダウンロードして保存する手間を省きたい法務担当者
- システム連携を通じて業務プロセスの効率化を図りたいIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率を大幅に向上させることができます。
・証明書が安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Docusign、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
フォームの画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
フォームで受け取った画像ファイルの管理、特に圧縮してから特定の場所に保存する作業に手間を感じていませんか。一つ一つ手作業で対応していると時間がかかるだけでなく、圧縮漏れや保存先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローは、フォームに投稿された画像をRPA機能が自動で圧縮し、Dropboxの指定フォルダに保存するため、こうした一連の作業を自動化し、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで収集した画像の圧縮やファイル管理に手間を感じているご担当者の方
- RPAとDropboxを連携させ、手作業によるファイル保存業務を自動化したい方
- オンラインストレージの容量を節約するため、画像を圧縮して保存したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム投稿を起点に画像の圧縮から保存までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの圧縮漏れや、指定フォルダへの保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイルアップロード項目を設けます。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、フォームから受け取った画像をオンライン圧縮サイトなどで圧縮する一連のブラウザ操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、RPAによって圧縮、保存されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定するフォームは、画像ファイル以外にもテキスト入力欄など、業務に必要な項目を自由に追加・編集できます。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、利用したい画像圧縮サイトのURLや、操作対象のボタンなどを任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
まとめ
今回は、Dropboxのファイル整理を自動化する方法について解説しました。日々増え続けるファイルを定期的に整理するのは骨の折れる作業ですが、自動化を活用すれば、その手間を大きく削減できます。
Yoomのようなツールを使えば、「毎月月末に特定のフォルダのファイルをアーカイブフォルダに移動する」といったルールも、プログラミングの知識不要で簡単に設定できます。
ファイル整理だけでなく、ファイルが追加された際の通知や、他サービスとの連携など、Dropboxを活用した業務効率化の可能性は多岐にわたります。
この記事でご紹介したテンプレートも参考に、ぜひあなたの業務に合った自動化フローを構築してみてください。
まずは簡単なテンプレートから試してみて、自動化による効率アップをぜひ体験してください。
