・
【ノーコードで実現】Dropboxのファイル整理を自動化する方法
Dropboxに日々蓄積されていくファイル。
「あとで整理しよう」と思っているうちに、どこに何があるのか分からなくなってしまった…なんて経験はありませんか？
目的のファイルを何分もかけて探したり、誤って古いファイルを使ってしまったりと、ファイル管理の悩みは尽きません。チームの共有フォルダで整理ルールが曖昧になっていると、さらに混乱を招きがちですよね。
「でも、手作業での整理って面倒だし、どう整理すればいいのかも分からない…」
本記事では、そんなファイル整理の悩みを解決するDropboxの整理術をご紹介します！
条件に合うファイルだけを別のフォルダに移動させる、といった自動化の仕組みも画像付きで解説していきます。なんとプログラミング不要で、誰でも簡単に設定できてしまうんです！
整理されたフォルダをキープして、快適な業務環境を手に入れましょう！
とにかく早く試したい方へ
「まずは、特定ファイルを自動でフォルダ移動させる自動化を試してみたい！」という方は、以下の自動化テンプレートをお試しください！バナーの「試してみる」をクリックしてYoomの無料アカウントを登録するだけで、早速ファイル整理の自動化を体験できますよ。
- 日常業務でDropboxを利用しており、ファイル整理を効率化したいと考えている方
- チームで利用するDropboxのファイル管理ルールを徹底し、自動化したい方
- 定期的に発生するファイル整理の作業から解放され、コア業務に集中したい方
- 指定したスケジュールでDropboxのファイル整理が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの移動漏れや整理忘れといったミスを防ぎ、フォルダ内を常にクリーンな状態に保つことに繋がります。
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定し、実行したい日時を指定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルを検索」アクションを設定し、移動させたいファイルの条件を指定します。
- その後、検索で見つかったファイルそれぞれに対して移動処理を行うため、「同じ処理を繰り返す」オペレーションを設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中でDropboxの「指定のフォルダにファイルを移動」アクションを設定し、対象ファイルを指定のフォルダへ移動させます。
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxの「ファイルを検索」アクションでは、整理対象のファイルが保存されているフォルダのパスや、検索条件となるファイル名を任意で設定してください。
- Dropboxの「指定のフォルダにファイルを移動」アクションでは、移動先のフォルダパスを任意で設定してください。このパスは、事前のアクションで取得した情報を基に動的に設定することも可能です。
- DropboxとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
目的のファイルを探しやすくする基本的な整理術
Dropboxを整理するには、ただフォルダを分けるだけでなく、誰が見ても目的のファイルを見つけやすい状態にすることが重要です。
日々のファイル整理を楽にする三つのルールを見ていきましょう！
1. フォルダ階層は浅く整理する
フォルダを細かく分けすぎると、目的のファイルにたどり着くまでに何度もフォルダを開かなければならず、かえって探しにくくなってしまいます。
基本的には「部署→業務→用途など」のように、2〜3階層程度を目安に整理するとよいでしょう。
フォルダ作成時に「複数の業務に跨るようなフォルダ名になっていないか」「この分類は本当に必要か」などを考えるのもポイントです。
2. ファイル名のルールを決める
ファイル名の命名規則が決まっていないと、ファイルの並び順がばらばらになり、ファイルの内容も判別しにくくなります。
「日付_案件名_資料名」で統一するなど、ファイル名に含める項目や順番の共通ルールをチームで決めておきましょう。これで、ファイルを開かなくても一覧上で内容を把握しやすくなります。
また、「最新版」といった曖昧な表現に頼らず、バージョン番号を使うのも有効です。
3. 定期的に不要ファイルを見直す
整理された状態を維持するために、不要なファイルが残ったままになっていないか定期的にフォルダを見直しましょう。
例えば月末や四半期ごとなど、ファイルを整理するタイミングをあらかじめ決めておくことで、重複ファイルや古い資料が長期間残るのを防ぎやすくなります。
すぐに削除するのが不安なファイルは、「アーカイブ」などのフォルダに移す方法もあります。
Dropboxの整理を自動化すると便利なケース
このように、Dropboxはフォルダの構成やファイル名のルールを決めることで整理できますが、これをファイルが増えるたびに手作業で行うのは大変ですよね。
こういった整理の手間も、フォルダの振り分けやリネームを自動化することで削減できるんです！例えば、以下のような自動化がDropboxの整理に役立ちますよ。
- 受信したメールの添付ファイルを案件フォルダに保存する
- 申請フォームで受け取った添付ファイルを要確認フォルダに保存する
- AIでファイル内容を判定して適切なフォルダに分類する
- ファイル名に日付や管理番号を付与されるようにリネームする
他にも、指定フォルダ内のファイルを条件に応じて別のフォルダに移動させる自動化を取り入れれば、既存のフォルダも整理できます。
ファイル整理の手間を減らしつつ、目的のファイルを探しやすいDropboxを維持しましょう！
Dropboxのフォルダを自動で整理するフローを作ってみよう
それでは実際に、Yoomを使って「定期的にDropboxの指定フォルダ内の条件に一致したファイルを別フォルダへ移動する」自動化フローを作成する具体的な手順を解説します。
プログラミングは一切不要で、画面上の設定だけで簡単に設定できますよ！
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
大まかな流れは以下の通りです。
- Dropboxのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガーとアクション（ファイル検索とフォルダ移動）の設定
- フローをONにし、正しく動作するか確認
- 日常業務でDropboxを利用しており、ファイル整理を効率化したいと考えている方
- チームで利用するDropboxのファイル管理ルールを徹底し、自動化したい方
- 定期的に発生するファイル整理の作業から解放され、コア業務に集中したい方
- 指定したスケジュールでDropboxのファイル整理が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの移動漏れや整理忘れといったミスを防ぎ、フォルダ内を常にクリーンな状態に保つことに繋がります。
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定し、実行したい日時を指定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルを検索」アクションを設定し、移動させたいファイルの条件を指定します。
- その後、検索で見つかったファイルそれぞれに対して移動処理を行うため、「同じ処理を繰り返す」オペレーションを設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中でDropboxの「指定のフォルダにファイルを移動」アクションを設定し、対象ファイルを指定のフォルダへ移動させます。
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxの「ファイルを検索」アクションでは、整理対象のファイルが保存されているフォルダのパスや、検索条件となるファイル名を任意で設定してください。
- Dropboxの「指定のフォルダにファイルを移動」アクションでは、移動先のフォルダパスを任意で設定してください。このパスは、事前のアクションで取得した情報を基に動的に設定することも可能です。
- DropboxとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
ステップ1：Dropboxのマイアプリ連携
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からDropboxを検索してください。
お使いのアカウントを選択、またはメールアドレスを入力し「続行」をクリックします。
パスワードを入力し「ログイン」をクリックしてください。
「許可」をクリックするとDropboxのマイアプリ連携が完了します！
ステップ2：テンプレートをコピー
次に、今回の自動化フローのテンプレートをコピーします。以下のリンクをクリックし、「このテンプレートを利用する」を選択してください。
- 日常業務でDropboxを利用しており、ファイル整理を効率化したいと考えている方
- チームで利用するDropboxのファイル管理ルールを徹底し、自動化したい方
- 定期的に発生するファイル整理の作業から解放され、コア業務に集中したい方
- 指定したスケジュールでDropboxのファイル整理が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの移動漏れや整理忘れといったミスを防ぎ、フォルダ内を常にクリーンな状態に保つことに繋がります。
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定し、実行したい日時を指定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルを検索」アクションを設定し、移動させたいファイルの条件を指定します。
- その後、検索で見つかったファイルそれぞれに対して移動処理を行うため、「同じ処理を繰り返す」オペレーションを設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中でDropboxの「指定のフォルダにファイルを移動」アクションを設定し、対象ファイルを指定のフォルダへ移動させます。
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxの「ファイルを検索」アクションでは、整理対象のファイルが保存されているフォルダのパスや、検索条件となるファイル名を任意で設定してください。
- Dropboxの「指定のフォルダにファイルを移動」アクションでは、移動先のフォルダパスを任意で設定してください。このパスは、事前のアクションで取得した情報を基に動的に設定することも可能です。
- DropboxとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
フローの編集画面に移ったら、一番上の「指定したスケジュールになったら」をクリックしましょう。
スケジュール設定は日付指定・曜日指定・Cron設定の3種類あります。
いずれかで、ファイル整理を実行する間隔を設定してください。
1. 日付指定：フローボットを起動したい日付と時刻を入力
2. 曜日指定：フローボットを起動したい曜日にチェックを入れ、時刻を入力
3. Cron設定：毎時何分にフローボットを起動したいかを入力
※詳しくは「スケジュールトリガーの設定方法」と「Cron設定の設定方法」をご参照ください。
設定できたら「完了」をクリックします。
ステップ4：ファイル検索の設定
次に「ファイルを検索」をクリックします。
「Dropboxと連携するアカウント情報」が、ステップ1で連携したアカウントと一致しているかを確認しましょう。
合っていれば、「次へ」をクリックして進みます。
ここでは整理したいフォルダと、どのファイルを移動させるかを指定していきます。
「検索キーワード」に、移動させたいファイルの条件を設定してください。
「.pdf」などファイル形式を指定することもできますし、「請求書」といったファイル名で指定することも可能です。
「フォルダのパス」に整理したいフォルダのパスを指定します。
パスは対象フォルダのURLで確認できます。
「https://www.dropbox.com/home/Folder1/Folder2」であれば、「/Folder1/Folder2」という形式で設定してください。
※パソコンでDropboxフォルダを探すには
今回は例として、以下のフォルダの「サンプル請求書.pdf」ファイルを「経理書類」フォルダに移動させていきます。
その他の項目も運用に合わせて設定できます。
設定が完了したら「テスト」をクリック。
テスト成功と表示されると、検索結果が取得した値に入ります。
これらの値は、以降のアクションで動的な値（フローが稼働する度に更新される値）として使用できるようになりますよ。
※取得した値について
「完了」をクリックして、次の設定に進みましょう。
ステップ5：繰り返し処理の設定
次に、ファイル検索で複数のファイルを取得した際に、処理を繰り返すための設定をしていきます。「同じ処理を繰り返す」をクリック。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、パーソナルプラン以上のプランが必要です。フリープランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
※パーソナルプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えますよ。詳細は料金プランのページで紹介しているので、この機会にぜひお試しくださいね。
「繰り返し対象を指定」という画面が表示されます。今回はテンプレートを使用しており、オペレーションと取得した値は既に設定されているためそのままでOKです。
※ファイル検索で取得したファイルのパスとファイル名を、次のフォルダ移動のアクションで使用できるように設定されています。
内容を確認したら、「完了」をクリックします。
※詳しくは「繰り返し処理の設定方法」をご参照ください。
ステップ6：移動先フォルダの設定
最後に、移動先のフォルダを設定していきます。
「指定のフォルダにファイルを移動」をクリック。
ステップ4と同様に、連携アカウントを確認したら「次へ」をクリック。
「移動元のファイルパス」には、入力欄クリック時に表示される「同じ処理を繰り返す」から「パスのリストのループ変数」を選択して設定してください。
「移動先のファイルパス」は、「/移動先となるファイルパス/ファイル名のリストのループ変数」になるように設定します。
先ほどの経理書類フォルダに移動したい場合は「/home/demo/経理書類/サンプル請求書.pdf（取得した値）」のようになります。
設定を終えたら「テスト」を実行しましょう。
テストに成功したら、実際にDropboxで指定したフォルダにファイルが移動していることを確認しましょう。
「完了」をクリックして、トリガーの起動に進みます。
ステップ7:トリガーをONにする
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
お疲れ様でした！
Dropboxのファイル整理を自動化するその他のテンプレート
Dropbox内のファイルを整理する方法は一つではありません。
ファイルを適切なフォルダに分けるのはもちろんのこと、不要になったファイルはアーカイブに移動させたり、メールやフォームで受け取った添付ファイルをリネームして保存したり、整理後に何をどこに移動させたのか通知したりといった作業も、ファイル整理においては重要です。
こういった業務もYoomのテンプレートを使えば、簡単に自動化できますよ！
手作業による手間や時間を削減しつつ、整理の抜けや情報共有の漏れを防ぎましょう。
■概要
Dropboxに新しいファイルがアップロードされるたびに手作業で特定のフォルダへ移動し、さらにMicrosoft Teamsで関係者に通知する、といった定型業務に時間を取られていませんか？このようなルーティンワークは手間がかかるだけでなく、他の重要な業務への集中を妨げる要因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをトリガーに、指定フォルダへの自動移動とMicrosoft Teamsへの通知が実行され、ファイル管理と情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに日々アップロードされるファイルの整理と、関係者への通知に手間を感じている方
- Microsoft Teamsを利用してプロジェクトメンバーへ迅速な情報共有を行いたいと考えている方
- ファイル管理業務における手作業を減らし、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイルアップロード後のファイル移動と、Microsoft Teamsへの通知が自動化されるため、手作業で行っていたこれらの作業時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの移動ミスや、Microsoft Teamsでの通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「指定のフォルダにファイルを移動」アクションを設定し、アップロードされたファイルを移動させたい先のフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイルの移動完了を指定したチャネルへ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxの「指定のフォルダにファイルを移動」アクションでは、移動先のフォルダIDを固定値で指定するだけでなく、例えばトリガーで取得したファイル名に応じて動的に変更するような設定も可能です。
- Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知先のチャネルを指定する他に、メッセージ本文に固定のテキストを入力したり、Dropboxのアクションで取得したファイル名やフォルダパスといった情報を組み込んでカスタマイズできます。
■注意事項
- Dropbox、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Dropboxに保存されたファイルの整理は、数が増えるほど手間がかかり、手作業では移動漏れや移動ミスも起こりがりです。このワークフローは、あらかじめ設定したスケジュールに基づいて、Dropboxの特定フォルダ内にあるファイルを自動で別のフォルダに移動させることができるため、定期的なファイル整理の工数を削減し、管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxを活用しており、定期的なファイル整理に手間を感じている方
- 手作業によるファイルの移動漏れや、誤った場所への移動などのミスを防ぎたい方
- ファイル整理のような定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでファイルが自動で移動されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を削減します。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業によるファイルの移動漏れや、移動先フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、「スケジュールトリガー機能」を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで実行したい日時を設定します。
- 続いて、Dropboxの「フォルダ内のファイル一覧を取得」アクションを設定し、整理対象のファイルが格納されているフォルダを指定します。
- 次に、ファイルが存在する場合のみ後続の処理を実行するよう「分岐機能」を設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「指定のフォルダにファイルを移動」アクションを設定し、ファイルの移動先フォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定で、フローボットを実行したい時刻や曜日、日付などを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名や拡張子など、特定の条件に合致するファイルのみを移動の対象とするようカスタムすることが可能です。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でリネームしてDropboxに保存していませんか？こうした定型的な作業は、件数が増えるにつれて手間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をトリガーに、ファイル名を自動で変更しDropboxへ格納する一連の処理が自動化され、ファイル管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルのダウンロードやリネーム作業に時間を要している方
- 手作業によるファイル名の付け間違いや、Dropboxへの格納漏れを防ぎたい方
- 日々のファイル管理業務を自動化し、より生産性の高い業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでファイルを受信するだけでリネームからDropboxへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ファイル名のルール統一や格納場所の固定化が実現し、手作業で発生しがちなヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のメールを受信したら」フローが起動するよう設定します。特定の差出人や件名などを条件に指定できます。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、メールの件名や本文からファイル名に利用する情報（例：取引先名、日付など）を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDropboxのアクションを設定し、Gmailの添付ファイルを3で抽出した情報でリネームして、指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの条件として、差出人アドレスや件名に含まれるキーワードなどを任意で指定してください。
- AI機能のオペレーションでは、ファイル名に利用したい情報をメールのどの部分から抽出するか（件名、本文など）を任意でカスタムできます。
- Dropboxのオペレーションで、ファイルの保存先となるフォルダのパスや、AI機能で抽出した情報を用いたファイル名を任意で指定します。
■注意事項
- Gmail、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
フォームから送信された応募書類や資料などを、一つひとつ手作業でDropboxに保存していませんか？この作業は単純ですが件数が増えると手間がかかり、保存漏れやファイル名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時に、添付されたファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、こうしたファイル管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 問い合わせフォームや申込フォームなどで、ファイルの受け渡しを頻繁に行う方
- 手作業によるファイルのダウンロードやアップロード作業を非効率だと感じている方
- Dropboxをチームのファイルストレージとして活用し、管理業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると自動でファイルが保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手動でのファイル保存時に起こりがちな、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイル添付用の項目などを作成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルをアップロードするように指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、テキスト入力欄やファイル添付欄など、用途に合わせて収集したい情報の項目を任意で設定してください。
- Dropboxのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダを指定したり、フォームの入力内容を元にファイル名を動的に設定したりすることが可能です。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
■概要
定期的に行うDropboxのファイル整理や、関係者へのSlack通知を手作業で行っていませんか。こうした定型業務は、対応漏れやミスが発生しやすいだけでなく、本来集中すべきコア業務の時間を圧迫する要因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、指定した日時にDropboxの特定フォルダにあるファイルを自動で別フォルダに移動し、Slackへ通知する一連の流れを自動化でき、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで定期的なファイル整理を行っており、手作業に手間を感じている方
- ファイルの移動後にSlackでの報告が必須で、通知漏れを防ぎたいと考えている方
- バックアップやログファイルの整理といった定型業務を自動化したい情報システム担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせて自動でファイルが移動されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中することができます。
- 手作業によるファイルの移動漏れや、関係者への報告忘れといったヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、フローを起動したい日時や曜日を設定します。
- オペレーションで、Dropboxの「フォルダ内のファイル一覧を取得」アクションを設定し、移動対象のファイルがあるフォルダを指定します。
- 続いて、繰り返し処理機能を用いて、取得したファイルを一つずつ処理するように設定します。
- 繰り返し処理の中で、Dropboxの「指定のフォルダにファイルを移動」アクションを設定し、ファイルの移動先フォルダを指定します。
- 最後に、Slackで「チャンネルにメッセージを投稿する」アクションを設定し、ファイル移動が完了した旨を任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーは、毎日、毎週、毎月といった周期や、特定の日時、曜日など、業務に合わせて自由に起動タイミングを設定してください。
- 繰り返し処理では、取得したファイルの中から特定の条件に合致するものだけを処理の対象とするなど、詳細な設定が可能です。
- Slackへの通知内容は、移動したファイル名などの情報を含めるようにカスタマイズでき、通知先のチャンネルも任意で設定してください。
■注意事項
- Dropbox、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Dropboxに保存されたファイルを定期的に整理し、関係者へ報告する作業を手間に感じていませんか。この一連の作業は重要でありながらも定型的なため、後回しになったり通知を忘れたりするケースも少なくありません。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでDropboxのファイル移動からMicrosoft Teamsへの通知までを自動で実行するため、手作業によるファイル整理の手間や共有漏れといった課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxのファイル管理を担当しており、定期的なフォルダ整理に手間を感じている方
- DropboxとMicrosoft Teamsを活用し、ファイル共有と報告業務の効率化を目指す方
- 定型的なファイル整理業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時にファイル移動と通知が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた定期的な整理業務の時間を削減できます。
- ファイルの移動忘れやMicrosoft Teamsでの報告漏れといった人的ミスを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「フォルダ内のファイル一覧を取得」アクションを設定し、移動させたいファイルが存在するフォルダを指定します。
- 取得したファイルそれぞれを移動させるため、「繰り返し処理」の中でDropboxの「指定のフォルダにファイルを移動」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイルの移動が完了した旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるスケジュールは、毎日、毎週、毎月など、業務の頻度に合わせて自由に設定できます。
- ファイルを取得するDropboxのフォルダや、移動先のフォルダは、それぞれ任意のものを指定してください。
- Microsoft Teamsへの通知先チャネルは任意で設定が可能です。
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、前段の処理で取得したファイル名などの情報を変数として埋め込み、動的に作成することもできます。
■注意事項
- Dropbox、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Dropboxの特定フォルダにあるファイルを、定期的に別のフォルダへ移動し関係者に通知する作業は、単純ですが忘れやすく手間がかかる業務ではないでしょうか。手作業では移動漏れや通知忘れといったミスが発生する可能性もあり、確実性が求められます。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでDropbox内のファイル移動からGmailでの通知までを自動で完結でき、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropbox上で定期的なファイル整理や移動を手作業で行っている方
- ファイル移動後の関係者への報告をGmailで都度行っており、手間を感じている方
- ファイル管理における手作業をなくし、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 設定した日時にファイル移動と通知が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他のコア業務に集中できます。
- 手作業によるファイルの移動漏れや関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を高めることにつながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで、フローを起動したい日時などを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「フォルダ内のファイル一覧を取得」アクションを設定し、移動対象のファイルが格納されているフォルダを指定します。
- 次に、繰り返し処理機能を用いて、取得したファイル一つひとつに対して後続の処理を実行するように設定します。
- 繰り返し処理の中で、Dropboxの「指定のフォルダにファイルを移動」アクションを設定し、ファイルの移動先フォルダを指定します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、ファイル移動が完了した旨を記載したメールを関係者へ自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを実行するタイミングを、毎時・毎日・毎週といった周期や、特定の日付、曜日などで任意に設定することが可能です。
- 繰り返し処理のアクションでは、処理対象とするファイルに条件を設定したり、後続のアクションに渡す情報を変更したりと、業務内容に合わせて柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- Dropbox、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Dropboxの特定フォルダにあるファイルを定期的に整理し、関係者にOutlookで通知する、といった定型業務に時間を取られていませんか？このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にファイルを移動し、Outlookでの通知までを完了させることが可能です。手作業による移動漏れや通知忘れといった課題を解消し、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとOutlookを使い、定期的なファイル移動と通知を手作業で行っている方
- ファイル管理における移動ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- 定型的な管理業務を自動化し、より付加価値の高いコア業務に時間を充てたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでファイル移動から通知までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 人の手による作業をなくすことで、ファイルの移動忘れや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで実行したい日時や頻度を設定します。
- 次に、Dropboxの「フォルダ内のファイル一覧を取得」アクションを設定し、移動元のフォルダを指定します。
- 取得したファイルそれぞれを処理するため、繰り返し処理機能を追加します。
- Dropboxの「指定のフォルダにファイルを移動」アクションを設定し、ファイルの移動先フォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、処理完了を知らせる通知メールを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーのアクションでは、実行する時刻や日付、曜日などを業務に合わせて任意で設定してください。
- 繰り返し処理機能では、特定の条件に合致したファイルのみを処理するなど、より詳細な条件を指定したカスタムが可能です。
■注意事項
- Dropbox、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- 同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
いかがでしたか？
今回ご紹介したような整理術を活用することで、目的のファイルを探しやすいフォルダを構築できますよ！
さらに、日々ファイルが増え続けるDropboxのファイル整理は、自動化を取り入れることでぐっと楽に。Yoomを使えば、「定期的に特定のファイルを指定フォルダに移動する」といった自動化フローも、プログラミング知識ゼロで簡単に設定できます。
ファイル整理だけでなく、ファイルが追加された際の通知や、他サービスとの連携など、Dropboxを活用した業務効率化の可能性は多岐にわたります。
この記事でご紹介したテンプレートも参考に、ぜひあなたの業務に合った自動化フローを構築してみてください。
よくあるご質問
Q：エラーが発生したら、どう対応すればいいですか？
A：
作成したフローボットでエラーが発生した場合、Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
また、フローの修正を行う際にはYoomのヘルプセンターでエラー内容の検索をかけてみることをおすすめします。
Q：移動させるファイルを細かく指定するにはどうすればいいですか？
A：
Dropboxの「ファイルを検索」では、キーワードに一致したファイルが全て取得されます。
移動させるファイルを「請求書」というキーワードを含むPDFファイルに限定したい、などの場合にはファイル検索のあとに「分岐」オペレーションを追加してください。
※「分岐」オペレーションは、パーソナルプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q：この連携を継続的に利用する場合、Yoomの料金はどのようになりますか？
A：
例えばパーソナルプランでは、月に1,000タスクまで実行できます。
移動させるファイルが月に1,000個以下であれば問題なく使用できるでしょう。それ以上のファイル移動が発生する場合には、プランのアップグレードをおすすめします。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
