■概要
Dropboxの特定フォルダにあるファイルを、定期的に別のフォルダへ移動し関係者に通知する作業は、単純ですが忘れやすく手間がかかる業務ではないでしょうか。手作業では移動漏れや通知忘れといったミスが発生する可能性もあり、確実性が求められます。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでDropbox内のファイル移動からGmailでの通知までを自動で完結でき、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropbox上で定期的なファイル整理や移動を手作業で行っている方
- ファイル移動後の関係者への報告をGmailで都度行っており、手間を感じている方
- ファイル管理における手作業をなくし、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 設定した日時にファイル移動と通知が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他のコア業務に集中できます。
- 手作業によるファイルの移動漏れや関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を高めることにつながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで、フローを起動したい日時などを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「フォルダ内のファイル一覧を取得」アクションを設定し、移動対象のファイルが格納されているフォルダを指定します。
- 次に、繰り返し処理機能を用いて、取得したファイル一つひとつに対して後続の処理を実行するように設定します。
- 繰り返し処理の中で、Dropboxの「指定のフォルダにファイルを移動」アクションを設定し、ファイルの移動先フォルダを指定します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、ファイル移動が完了した旨を記載したメールを関係者へ自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを実行するタイミングを、毎時・毎日・毎週といった周期や、特定の日付、曜日などで任意に設定することが可能です。
- 繰り返し処理のアクションでは、処理対象とするファイルに条件を設定したり、後続のアクションに渡す情報を変更したりと、業務内容に合わせて柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- Dropbox、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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