■概要
Dropboxの特定フォルダにあるファイルを定期的に整理し、関係者にOutlookで通知する、といった定型業務に時間を取られていませんか？このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にファイルを移動し、Outlookでの通知までを完了させることが可能です。手作業による移動漏れや通知忘れといった課題を解消し、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとOutlookを使い、定期的なファイル移動と通知を手作業で行っている方
- ファイル管理における移動ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- 定型的な管理業務を自動化し、より付加価値の高いコア業務に時間を充てたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでファイル移動から通知までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 人の手による作業をなくすことで、ファイルの移動忘れや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで実行したい日時や頻度を設定します。
- 次に、Dropboxの「フォルダ内のファイル一覧を取得」アクションを設定し、移動元のフォルダを指定します。
- 取得したファイルそれぞれを処理するため、繰り返し処理機能を追加します。
- Dropboxの「指定のフォルダにファイルを移動」アクションを設定し、ファイルの移動先フォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、処理完了を知らせる通知メールを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーのアクションでは、実行する時刻や日付、曜日などを業務に合わせて任意で設定してください。
- 繰り返し処理機能では、特定の条件に合致したファイルのみを処理するなど、より詳細な条件を指定したカスタムが可能です。
■注意事項
- Dropbox、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- 同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
