■概要
Dropboxに保存されたファイルを定期的に整理し、関係者へ報告する作業を手間に感じていませんか。この一連の作業は重要でありながらも定型的なため、後回しになったり通知を忘れたりするケースも少なくありません。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでDropboxのファイル移動からMicrosoft Teamsへの通知までを自動で実行するため、手作業によるファイル整理の手間や共有漏れといった課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxのファイル管理を担当しており、定期的なフォルダ整理に手間を感じている方
- DropboxとMicrosoft Teamsを活用し、ファイル共有と報告業務の効率化を目指す方
- 定型的なファイル整理業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時にファイル移動と通知が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた定期的な整理業務の時間を削減できます。
- ファイルの移動忘れやMicrosoft Teamsでの報告漏れといった人的ミスを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「フォルダ内のファイル一覧を取得」アクションを設定し、移動させたいファイルが存在するフォルダを指定します。
- 取得したファイルそれぞれを移動させるため、「繰り返し処理」の中でDropboxの「指定のフォルダにファイルを移動」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイルの移動が完了した旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるスケジュールは、毎日、毎週、毎月など、業務の頻度に合わせて自由に設定できます。
- ファイルを取得するDropboxのフォルダや、移動先のフォルダは、それぞれ任意のものを指定してください。
- Microsoft Teamsへの通知先チャネルは任意で設定が可能です。
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、前段の処理で取得したファイル名などの情報を変数として埋め込み、動的に作成することもできます。
■注意事項
- Dropbox、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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