■概要
取引先からOutlookに届く請求書や見積書を、都度手作業でリネームしてDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。この定型的な作業は、時間や手間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルのリネームからDropboxへの格納までを完全に自動化し、ファイル管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとDropboxを利用し、定期的なファイル保存業務に手間を感じている方
- 取引先からのメール添付ファイルを手作業でリネームし、管理している経理や営業担当者の方
- ファイル管理におけるヒューマンエラーをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイルのリネームやアップロードにかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の付け間違いや指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、特定の条件（特定のフォルダへの受信や件名など）を満たすメールを受信した際にフローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの添付ファイル情報を取得し、対象のファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、メールの件名や本文からファイル名に必要な情報（日付や取引先名など）を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを設定し、抽出した情報でリネームしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、監視対象としたいメールフォルダのIDを指定したり、件名に特定のキーワードを含むメールのみを対象としたりすることが可能です。
- Outlookの添付ファイルを取得するオペレーションでは、トリガーとなったメールのIDを指定してください。また、ファイルをダウンロードする際はメールIDとファイルIDをそれぞれ指定する必要があります。
- AI機能のオペレーションでは、ファイル名に含めたい情報を任意で設定し、メール本文や件名から抽出するようにカスタムしてください。
- Dropboxのオペレーションでは、ファイルのアップロード先となるフォルダのパスと、AI機能などで生成したファイル名を指定してください。
■注意事項
- Outlook、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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