Dropboxにファイルが追加されたら、承認依頼を送信しChatworkに通知する

■概要

Dropboxを使ったファイル共有において、その後の承認依頼や関係者への通知を手作業で行っていませんか。この一連の作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れや伝達ミスといったヒューマンエラーの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されるだけで自動的に承認依頼が実行され、その結果がChatworkへ通知されるため、こうした課題を解消し業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとChatworkを利用し、見積書などのファイル承認フローに手間を感じている方
• 手作業での承認依頼や通知による、対応漏れやヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
• ファイル共有から承認、通知までの一連の流れを自動化し、業務効率を改善したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル追加を起点に承認依頼やChatworkへの通知が自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
• 承認依頼や関係者への通知がシステムによって自動で実行されるため、依頼忘れや伝達漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとChatworkをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでYoomの承認依頼機能を選択し、「承認を依頼する」アクションで承認者や依頼内容を設定します。
4. 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、承認の結果などを指定のチャットルームに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルが追加された時にワークフローを起動させるか、対象のフォルダを任意で指定してください。
• Chatworkへ送信するメッセージ内容は自由にカスタマイズでき、Dropboxで取得したファイル名やURL、承認依頼の結果といった情報を文面に含めることが可能です。

■注意事項

• DropBox、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。