Dropboxにファイルが追加されたら、承認依頼を担当者に送信しSlackに通知する

■概要

Dropboxに重要なファイルを追加した後、担当者への承認依頼や関係者への通知を手作業で行っていませんか。こうした定型業務は手間がかかる上に、依頼漏れや通知忘れといったミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルが追加されるだけで、担当者への承認依頼とSlackへの通知が自動で実行されます。面倒な繰り返し作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとSlackを使ったファイル承認業務に、手間や時間を取られている方
• 手作業による通知や依頼の抜け漏れをなくし、業務フローを標準化したいチームリーダーの方
• 申請や承認といった定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル追加を起点に承認依頼と通知が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動での対応による依頼漏れや関係者への共有忘れといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の信頼性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. 次に、オペレーションでYoomの承認依頼機能を選択し、「承認を依頼する」アクションで承認者や依頼内容を設定します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、承認が依頼された旨を関係者に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackでメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルやダイレクトメッセージなどを任意で設定できます。
• 通知するメッセージ本文には、Dropboxで取得したファイル名や承認依頼のURLといった情報を変数として埋め込み、より具体的な内容にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• DropBox、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。