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営業活動において、リード情報の管理は重要ですが、手作業によるデータ管理は非効率的と言えるでしょう。
そこで今回は、Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft Excelを連携し、Microsoft Dynamics365 Salesでリードが登録されたら、Microsoft Excelに追加する自動化の導入方法を解説します。
この自動化により、リードの登録が自動化され、リード情報の一元管理が可能になります。
さらに、ヒューマンエラーを防ぐため、正確にリード情報を管理できるでしょう。
Microsoft Dynamics365 Salesに登録されたリード情報をMicrosoft Excelに手動で転記する作業は、営業活動を行う上で重要です。
しかし、手作業での転記は手間や時間が奪われるため、効率的とは言えません。
そこで、Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft Excelを連携し、リード情報の同期を自動化することで効率化が期待できます。
たとえば、数十件から数百件のリード情報を処理する必要がある場合、自動化を導入することで負担を軽減できるかもしれません。
これにより、営業担当者は転記作業の手間から開放され、他の業務に集中できるでしょう。
Microsoft Dynamics365 Salesのリード情報をMicrosoft Excelに自動反映することで、リード情報の一元管理が可能です。
たとえば、Microsoft Dynamics365 Salesにリード情報を登録するだけで、Microsoft Excelに自動転記されるため、システム間の移動を減らせます。
これにより、同じリード情報を再度登録する手間が省け、作業時間を大幅に短縮できるでしょう。
リード情報の一元管理ができるようになると、どちらかのアプリを確認するだけで、リード情報を取得できます。
リード登録のミスは、その後のリード対応に大きく影響してしまうでしょう。
しかし、リードの自動転記により、その問題を解消できます。
たとえば、セールス担当者がリードにアプローチする場合、正確な情報を基に対応できます。
これにより、間違った情報を活用するリスクを防ぎ、リードに対して適切なアプローチが可能です。
また、マーケティング部門で分析を行う際でも、信頼度の高いデータを基に戦略を練ることもできます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Microsoft Dynamics365 Salesでリードが登録されたらMicrosoft Excelに追加する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Microsoft Dynamics365 Salesに登録されたリード情報をAPIを通じて受け取り、Microsoft ExcelのAPIを活用して追加することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft ExcelをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定がスムーズに行えます。
まず、Microsoft Dynamics365 Salesのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
検索欄でMicrosoft Dynamics365 Salesを検索するか、一覧から探します。
以下の画面が表示されたら、説明の通りに設定を行いましょう。
続いて、Microsoft Excelのマイアプリ登録に移ります。
先ほどと同様に、Microsoft Excelを一覧から探すか、検索欄で検索してください。
以下の画面が表示されるので、Microsoft Excelにログインしましょう。
Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft Excelがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更したい場合は、以下のページから変更しましょう。
最初にMicrosoft Dynamics365 Salesの設定を行うため、「リードが作成されたら」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画面が表示されたら、設定を行ってください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いて、Microsoft Excelの設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
Microsoft Excelの画面に移動し、リード情報をテスト用に設定してください。
以下は例ですので、適宜設定しましょう。
Yoom画面に戻り、「データベースの連携」を設定します。
次に、以下の設定を行ってください。
以下の設定方法を確認しましょう。
次に、「追加するレコードの値」を設定します。
以下の画面には、Microsoft Excelで設定した項目が表示されます。
Microsoft Dynamics365 Salesのアウトプットを活用して、該当する項目を設定してください。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすることで、表示できます。
他の項目も同様に設定しましょう。
全ての項目を設定すると、以下のように表示されます。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかチェックしましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にもMicrosoft Dynamics365 SalesやMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、Microsoft Teamsに自動通知するフローです。
リードが新しく作成されたらMicrosoft Teamsに自動通知されるので、スピーディーに把握したい方におすすめです。
Microsoft Teamsへの通知をチーム内に設定することで、共有が容易になります。
2.Microsoft Dynamics365 Salesでリードに定型メールをGmailに自動通知するフローです。
リードへのメール作成から送付までを効率化したい方におすすめです。
手作業でのメール作成が不要になるため、担当者の手間が省けます。
3.フォームに問い合わせがあったら、kintoneとMicrosoft Excelそれぞれに情報を自動登録するフローです。
フォームへの問い合わせ内容をkintoneとMicrosoft Excelに自動追加できるため、転記の手間が省けます。
手作業と比較して、情報の抜けや漏れを防ぐことができます。
Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft Excelを連携することで、リード情報の登録が自動化され、手作業の手間が省けます。
これにより、営業担当者は作業時間が短縮され、営業活動やリードへのアプローチに時間を割くことが期待できます。
また、手作業での登録が不要になるため、メールアドレスや顧客名の登録ミスを防ぐことができるでしょう。
今回ご紹介したテンプレートを活用し、リード情報の管理を正確かつ容易に行いましょう。
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