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Microsoft Dynamics365 Saleで獲得したリード情報をホットプロファイルにも手入力で登録するのは時間がかかる上に、担当スタッフの負担となっているでしょう。
リード登録の自動化が実現すれば、入力・転記ミスなどのヒューマンエラー削減や作業時間短縮につながり、担当者の負担軽減が期待できます。
本記事では、Yoomを活用したアプリ連携の具体的な方法と導入時のメリットについて詳しく解説します。
・営業チームのリード管理業務を効率化したい方
・データ精度を向上させたいIT担当者
・ビジネスプロセスの自動化を導入したい企業の担当者
・コスト削減と効率化を目指すチームマネージャー
・Microsoft Dynamics365 Salesとホットプロファイルを使用しており、それぞれを連携して業務の統合を図りたい方
Microsoft Dynamics365 Salesのリードを情報をホットプロファイルにも登録する場合、手作業で行うと人的ミスが発生する可能性があります。
例として、多くのリードを扱う現場では、入力ミスや見落としのリスクがありましたが、自動化フローの導入で、入力・転記ミスなどを最小限に抑えることができます。
担当者は、正確な情報をもとに営業活動を行えるので、安心できる業務環境の整備にも寄与するでしょう。
Microsoft Dynamics365 Salesのリード情報を手動でホットプロファイルに登録する作業は、営業担当者にとって手間のかかる作業です。
この自動化フローを導入することで、異なるアプリを横断する作業を省くことができ、担当者の負担軽減につながるでしょう。
例えば、新たに生成されたリードを毎回手動で確認して優先度を設定する必要がなくなるため、手作業にかかる負担が軽減され、より効果的な営業活動を行うことができるかもしれません。
Microsoft Dynamics365 Salesの情報をホットプロファイルに手動登録する作業自体にコストがかかってしまいます。
この連携を活用することで、このようなコスト構造を改善することもできるかもしれません。
具体例として、リード登録の自動化により、営業担当者の作業時間を他の重要対応に割り当てられるため、リードの優先順位を適切に判断することができるかもしれません。
迅速な対応が可能となり、商談がスムーズに進むことで、営業コストを削減も期待できます。
[Yoomとは]
それでは、実際に「Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Microsoft Dynamics 365 Salesとホットプロファイルを連携させて顧客管理を効率化したい方
・手動でホットプロファイルに登録する手間を省いて業務効率化を図りたい方
2.顧客情報を一元管理したい方
・顧客情報を一元管理して情報の整合性を保ちマーケティング活動や営業活動を効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
ホットプロファイルは顧客情報やタスクなど、営業活動に関する情報を管理できる包括的なツールです。
しかし、Microsoft Dynamics 365 Salesで獲得したリード情報をホットプロファイルにも手入力で登録するのは二度手間となってしまい入力ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用することで、Microsoft Dynamics 365 Salesでリード情報が作成されたらホットプロファイルにも自動で反映されます。
これによって担当者は顧客との関係構築をスムーズに進めることができます。
■注意事項
・ホットプロファイル、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
・Microsoft Dynamics365 Salesとホットプロファイルをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・Microsoft Dynamics365 Salesのトリガー設定とホットプロファイルの設定
・トリガーをON
それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。
(1)まずはMicrosoft Dynamics365 Salesをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からMicrosoft Dynamics365 Salesを検索してください。
Microsoft Dynamics365 Salesのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(2)連携させたいMicrosoft Dynamics365 Salesの「ドメイン」を入力し、［追加］をクリックしましょう。
まずは1つ目のMicrosoft Dynamics365 Salesの接続が完了しました。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(3)次にホットプロファイルのアプリ連携を行います。
Microsoft Dynamics365 Salesのマイアプリ登録と同様に、ホットプロファイルを選択します。
(4)連携させたいホットプロファイルの「アカウント名」と「アクセストークン」、「ドメイン」を入力します。
情報入力後、［追加］をクリックしましょう。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Microsoft Dynamics 365 Salesとホットプロファイルを連携させて顧客管理を効率化したい方
・手動でホットプロファイルに登録する手間を省いて業務効率化を図りたい方
2.顧客情報を一元管理したい方
・顧客情報を一元管理して情報の整合性を保ちマーケティング活動や営業活動を効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
ホットプロファイルは顧客情報やタスクなど、営業活動に関する情報を管理できる包括的なツールです。
しかし、Microsoft Dynamics 365 Salesで獲得したリード情報をホットプロファイルにも手入力で登録するのは二度手間となってしまい入力ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用することで、Microsoft Dynamics 365 Salesでリード情報が作成されたらホットプロファイルにも自動で反映されます。
これによって担当者は顧客との関係構築をスムーズに進めることができます。
■注意事項
・ホットプロファイル、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは2つです。
(1)まず、Microsoft Dynamics365 Salesのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずはトリガーとなる「リードが作成されたら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
次画面で「トリガーの起動間隔」や「ドメイン」の情報を入力していきましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
(4)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(1)最後に2つ目のアクション「リードを登録」をクリックします。
(2)ホットプロファイルと連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次画面で「会社ID」や「拠点ID」の情報を入力します。
以下の画面のように、入力バーをクリックすると、入力した内容に基づいた情報による「候補」やアウトプットを選択できます。
また、下記は前ステップから取得したアウトプット【メールアドレス】と【携帯電話番号】の情報を引用・設定したものです。
(4)下にスクロールし、必要項目を埋めていきます。
「〇〇フラグ」などの項目は、以下の画像のようにプルダウンから設定可能です。
(5)設定後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Microsoft Dynamics 365 Salesとホットプロファイルを連携させて顧客管理を効率化したい方
・手動でホットプロファイルに登録する手間を省いて業務効率化を図りたい方
2.顧客情報を一元管理したい方
・顧客情報を一元管理して情報の整合性を保ちマーケティング活動や営業活動を効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
ホットプロファイルは顧客情報やタスクなど、営業活動に関する情報を管理できる包括的なツールです。
しかし、Microsoft Dynamics 365 Salesで獲得したリード情報をホットプロファイルにも手入力で登録するのは二度手間となってしまい入力ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用することで、Microsoft Dynamics 365 Salesでリード情報が作成されたらホットプロファイルにも自動で反映されます。
これによって担当者は顧客との関係構築をスムーズに進めることができます。
■注意事項
・ホットプロファイル、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
他にもホットプロファイルを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
このフローを活用すると、Zoomミーティングが終了後に自動的に内容を文字起こしと要約してホットプロファイルの報告管理に登録されます。
会議に参加したスタッフは議事録作成を行う必要がなくなり、会議内容の振り返りや次のアクションに集中することができます。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoom ミーティングを頻繁に利用するビジネスパーソン
・ミーティングの内容を記録・共有する手間を省きたい方
・議事録作成の時間を短縮して他の業務に時間を割きたい方
・ホットプロファイルで顧客情報や活動履歴を一元管理している方
2.チームリーダー・マネージャー
・チームメンバーのミーティング内容を把握して進捗管理や評価に役立てたい方
・重要なミーティングの内容を自動で記録して情報共有を促進したい方
3.議事録作成担当者
・文字起こしや要約作成の負担を軽減したい方
・ミーティング後すぐに議事録を共有してアクションを促進したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomはオンライン会議を効率的に行うための優れたツールですが、会議終了後に議事録を作成してホットプロファイルに手動で登録するのは、情報共有の遅れや入力ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用することにより、Zoomミーティングが終了後に自動的に内容を文字起こしと要約してホットプロファイルの報告管理に登録され、会議参加者は議事録作成を行うことがなくなり会議内容の振り返りや次のアクションに集中することができます。
■注意事項
・Zoom、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
期限付タスクを追加すると、Googleカレンダーに予定を自動追加できます。
自動で期限を登録することで、共有する情報を正確に維持でき、確実なタスク処理を行うことができるでしょう。
作業にかかる時間を短縮し、コア業務に集中することで、業務効率化につながります。
■概要
ホットプロファイルで期限が設定されているタスクを追加したらGoogleカレンダーに自動登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ホットプロファイルを業務に活用している企業
・チーム全体の営業活動を可視化し、情報の共有を行う方
・顧客情報や活動履歴を一元管理している方
2.Googleカレンダーで予定管理している企業
・タスクの期限をチーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
ホットプロファイルは顧客情報を管理しタスクに関連づけることで、スムーズな業務進行を行うことができます。
しかし追加されたタスクに期限がある場合、毎回予定を手動で登録することは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
このフローを使用することで、期限付きかどうかを判断し、Googleカレンダーに予定を自動で追加することができます。
自動で期限を登録することで共有する情報の正確性を高く保ち、登録漏防ぎ、確実なタスク処理を行うことができます。
また手作業を自動化して作業にかかる時間を短縮し、コア業務に集中することで業務効率化につながります。
■注意事項
・ホットプロファイル、GoogleカレンダーそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
メールを受信した際にAIが自動的に署名情報を読み取り、ホットプロファイルの名刺情報に登録するかどうかを担当者に確認するフローです。
担当者が承認した場合のみ名刺情報が登録されるため、不要な情報の登録を防ぐことができます。
■概要
メールの署名情報をAIで抽出し、名刺情報登録するかを担当者に確認後にホットプロファイルの名刺情報に登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ分析担当者
顧客情報を分析し、マーケティング戦略や営業活動の改善に役立てたい方
ホットプロファイルのデータを他のシステムと連携させて、より高度な分析を行いたい方
2.メールによる顧客コミュニケーションが多い企業
・顧客からのメールから自動で情報を収集して顧客理解を深めたい方
・収集した情報をもとに、顧客セグメントを作成したり、ターゲティングメールを送信したりするなどマーケティング活動に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
メールの署名から手作業で名刺情報を抽出しホットプロファイルに登録するのは、時間と労力がかかってしまうことが度々あり入力ミスや情報漏れの原因にもなりかねません。
このフローを活用することによって、メールを受信した際にAIが自動的に署名情報を読み取り、ホットプロファイルの名刺情報に登録するかどうかを担当者に確認します。担当者が承認した場合のみ、名刺情報が登録されるため不要な情報の登録を防ぐことができ、より効率的な顧客管理が可能になります。
■注意事項
・ホットプロファイルとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
このMicrosoft Dynamics365 Salesとホットプロファイルの連携により、リード登録の自動化が実現するので、営業担当者の方はより効率よく営業活動を進めることができるでしょう。
また、ヒューマンエラーの防止や営業サポートスタッフ等の負担軽減が期待できます。自動化の導入を検討している企業や担当者にとって、大きなメリットとなるのではないでしょうか。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
