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Microsoft Dynamics365 Saleで獲得したリード情報をホットプロファイルにも手入力で登録するのは時間がかかる上に、担当スタッフの負担となっているでしょう。
リード登録の自動化が実現すれば、入力・転記ミスなどのヒューマンエラー削減や作業時間短縮につながり、担当者の負担軽減が期待できます。
本記事では、Yoomを活用したアプリ連携の具体的な方法と導入時のメリットについて詳しく解説します。
・営業チームのリード管理業務を効率化したい方
・データ精度を向上させたいIT担当者
・ビジネスプロセスの自動化を導入したい企業の担当者
・コスト削減と効率化を目指すチームマネージャー
・Microsoft Dynamics365 Salesとホットプロファイルを使用しており、それぞれを連携して業務の統合を図りたい方
Microsoft Dynamics365 Salesのリードを情報をホットプロファイルにも登録する場合、手作業で行うと人的ミスが発生する可能性があります。
例として、多くのリードを扱う現場では、入力ミスや見落としのリスクがありましたが、自動化フローの導入で、入力・転記ミスなどを最小限に抑えることができます。
担当者は、正確な情報をもとに営業活動を行えるので、安心できる業務環境の整備にも寄与するでしょう。
Microsoft Dynamics365 Salesのリード情報を手動でホットプロファイルに登録する作業は、営業担当者にとって手間のかかる作業です。
この自動化フローを導入することで、異なるアプリを横断する作業を省くことができ、担当者の負担軽減につながるでしょう。
例えば、新たに生成されたリードを毎回手動で確認して優先度を設定する必要がなくなるため、手作業にかかる負担が軽減され、より効果的な営業活動を行うことができるかもしれません。
Microsoft Dynamics365 Salesの情報をホットプロファイルに手動登録する作業自体にコストがかかってしまいます。
この連携を活用することで、このようなコスト構造を改善することもできるかもしれません。
具体例として、リード登録の自動化により、営業担当者の作業時間を他の重要対応に割り当てられるため、リードの優先順位を適切に判断することができるかもしれません。
迅速な対応が可能となり、商談がスムーズに進むことで、営業コストを削減も期待できます。
[Yoomとは]
それでは、実際に「Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
・Microsoft Dynamics365 Salesとホットプロファイルをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・Microsoft Dynamics365 Salesのトリガー設定とホットプロファイルの設定
・トリガーをON
それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。
(1)まずはMicrosoft Dynamics365 Salesをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からMicrosoft Dynamics365 Salesを検索してください。
Microsoft Dynamics365 Salesのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(2)連携させたいMicrosoft Dynamics365 Salesの「ドメイン」を入力し、［追加］をクリックしましょう。
まずは1つ目のMicrosoft Dynamics365 Salesの接続が完了しました。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(3)次にホットプロファイルのアプリ連携を行います。
Microsoft Dynamics365 Salesのマイアプリ登録と同様に、ホットプロファイルを選択します。
(4)連携させたいホットプロファイルの「アカウント名」と「アクセストークン」、「ドメイン」を入力します。
情報入力後、［追加］をクリックしましょう。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは2つです。
(1)まず、Microsoft Dynamics365 Salesのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずはトリガーとなる「リードが作成されたら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
次画面で「トリガーの起動間隔」や「ドメイン」の情報を入力していきましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
(4)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(1)最後に2つ目のアクション「リードを登録」をクリックします。
(2)ホットプロファイルと連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次画面で「会社ID」や「拠点ID」の情報を入力します。
以下の画面のように、入力バーをクリックすると、入力した内容に基づいた情報による「候補」やアウトプットを選択できます。
また、下記は前ステップから取得したアウトプット【メールアドレス】と【携帯電話番号】の情報を引用・設定したものです。
(4)下にスクロールし、必要項目を埋めていきます。
「〇〇フラグ」などの項目は、以下の画像のようにプルダウンから設定可能です。
(5)設定後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもホットプロファイルを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
このフローを活用すると、Zoomミーティングが終了後に自動的に内容を文字起こしと要約してホットプロファイルの報告管理に登録されます。
会議に参加したスタッフは議事録作成を行う必要がなくなり、会議内容の振り返りや次のアクションに集中することができます。
期限付タスクを追加すると、Googleカレンダーに予定を自動追加できます。
自動で期限を登録することで、共有する情報を正確に維持でき、確実なタスク処理を行うことができるでしょう。
作業にかかる時間を短縮し、コア業務に集中することで、業務効率化につながります。
メールを受信した際にAIが自動的に署名情報を読み取り、ホットプロファイルの名刺情報に登録するかどうかを担当者に確認するフローです。
担当者が承認した場合のみ名刺情報が登録されるため、不要な情報の登録を防ぐことができます。
このMicrosoft Dynamics365 Salesとホットプロファイルの連携により、リード登録の自動化が実現するので、営業担当者の方はより効率よく営業活動を進めることができるでしょう。
また、ヒューマンエラーの防止や営業サポートスタッフ等の負担軽減が期待できます。自動化の導入を検討している企業や担当者にとって、大きなメリットとなるのではないでしょうか。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
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