Microsoft Dynamics365 Salesでリード作成後にホットプロファイルへリードを登録する方法

Microsoft Dynamics365 Salesとホットプロファイルの連携フローの作り方

フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。

・Microsoft Dynamics365 Salesとホットプロファイルをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・Microsoft Dynamics365 Salesのトリガー設定とホットプロファイルの設定
・トリガーをON

それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。

・Microsoft Dynamics365 Salesとホットプロファイルをマイアプリ連携

(1)まずはMicrosoft Dynamics365 Salesをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からMicrosoft Dynamics365 Salesを検索してください。

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Microsoft Dynamics365 Salesのアプリアイコンを検索し、クリックします。

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(2)連携させたいMicrosoft Dynamics365 Salesの「ドメイン」を入力し、［追加］をクリックしましょう。
まずは1つ目のMicrosoft Dynamics365 Salesの接続が完了しました。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

(3)次にホットプロファイルのアプリ連携を行います。
Microsoft Dynamics365 Salesのマイアプリ登録と同様に、ホットプロファイルを選択します。

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(4)連携させたいホットプロファイルの「アカウント名」と「アクセストークン」、「ドメイン」を入力します。
情報入力後、［追加］をクリックしましょう。

クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは2つです。

・Microsoft Dynamics365 Salesのトリガー設定

(1)まず、Microsoft Dynamics365 Salesのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)まずはトリガーとなる「リードが作成されたら」をクリックします。

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(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
次画面で「トリガーの起動間隔」や「ドメイン」の情報を入力していきましょう。

「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

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(4)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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・ホットプロファイルの設定

(1)最後に2つ目のアクション「リードを登録」をクリックします。

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(2)ホットプロファイルと連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次画面で「会社ID」や「拠点ID」の情報を入力します。
以下の画面のように、入力バーをクリックすると、入力した内容に基づいた情報による「候補」やアウトプットを選択できます。

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また、下記は前ステップから取得したアウトプット【メールアドレス】と【携帯電話番号】の情報を引用・設定したものです。

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(4)下にスクロールし、必要項目を埋めていきます。
「〇〇フラグ」などの項目は、以下の画像のようにプルダウンから設定可能です。

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(5)設定後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

ホットプロファイルを使ったその他の自動化例

他にもホットプロファイルを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録する

このフローを活用すると、Zoomミーティングが終了後に自動的に内容を文字起こしと要約してホットプロファイルの報告管理に登録されます。
会議に参加したスタッフは議事録作成を行う必要がなくなり、会議内容の振り返りや次のアクションに集中することができます。

ホットプロファイルで期限付タスクを追加したらGoogleカレンダーに登録される

期限付タスクを追加すると、Googleカレンダーに予定を自動追加できます。
自動で期限を登録することで、共有する情報を正確に維持でき、確実なタスク処理を行うことができるでしょう。
作業にかかる時間を短縮し、コア業務に集中することで、業務効率化につながります。

メールの署名情報をAIで抽出し、登録するか担当者に確認後、ホットプロファイルに名刺情報登録する

メールを受信した際にAIが自動的に署名情報を読み取り、ホットプロファイルの名刺情報に登録するかどうかを担当者に確認するフローです。
担当者が承認した場合のみ名刺情報が登録されるため、不要な情報の登録を防ぐことができます。

まとめ

このMicrosoft Dynamics365 Salesとホットプロファイルの連携により、リード登録の自動化が実現するので、営業担当者の方はより効率よく営業活動を進めることができるでしょう。
また、ヒューマンエラーの防止や営業サポートスタッフ等の負担軽減が期待できます。自動化の導入を検討している企業や担当者にとって、大きなメリットとなるのではないでしょうか。

ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。

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