近年、効率的な情報共有とデータ管理のため、多くの企業がさまざまなツールを導入し、業務のデジタル化を進めています。
こんな方におすすめ
Microsoft Dynamics 365 SalesとMicrosoft SharePointを日常的に利用している方
チーム間の情報共有を強化したい方
正確なデータ管理によってデータの整合性とアクセス性を高めたい方。
Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePointを連携するメリットと具体例 メリット1：手動作業の削減による業務効率の向上 Microsoft Dynamics 365 SalesとMicrosoft SharePointを連携することで、取引先がMicrosoft Dynamics 365 Salesに登録されるたびにMicrosoft SharePoint上で自動的にフォルダが作成されます。
メリット2：情報の一元管理による検索性の向上 自動作成されたフォルダに取引先に関する重要な資料や契約書を保存することで必要な情報を迅速に見つけられる環境が整います。
メリット3：チーム間でのスムーズな情報共有 Microsoft SharePointのフォルダを活用することで、営業、サポート、マーケティングなど異なるチーム間でのスムーズな情報共有が見込めます。
ここからは、Yoomのテンプレート【Microsoft Dynamics 365 Salesで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointに取引先毎のフォルダを作成する 】という連携フローを使って設定をしていきます。
[Yoomとは]
Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointに取引先毎のフォルダを作成する
試してみる
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesに新しい取引先情報を登録するたびに、Microsoft SharePointで手動でフォルダを作成していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePoint間の手作業に課題を感じている営業担当者の方 顧客情報をMicrosoft SharePointで管理しており、フォルダ作成の抜け漏れを防ぎたいチームリーダーの方 営業部門の定型業務を自動化し、生産性向上を目指しているDX推進担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Dynamics365 Salesに取引先を登録するだけでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるフォルダの作り忘れや、取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「取引先企業が作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、トリガーで取得した取引先情報をもとにフォルダが作成されるようにします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションで、フォルダを作成するサイトや親フォルダなどの項目を任意で設定してください。 フォルダ名には、トリガーで取得したMicrosoft Dynamics365 Salesの取引先名を設定することで、取引先ごとのフォルダが自動で生成されます。 ■注意事項
Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePointをYoomと連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointに取引先毎のフォルダを作成する方法 Microsoft Dynamics 365 Salesで取引先が登録されると、APIを使用してその情報を受け取り、Microsoft SharePointが提供するAPIを経由して、取引先ごとのフォルダを自動で作成できます。
今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。
Microsoft Dynamics 365 SalesとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携
テンプレートをコピー
トリガー、アクションの設定
最後にトリガーが起動するかを確認
事前準備
1) まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。Yoomのアカウント発行ページ アカウントを取得している場合は、ログインしてください。
ステップ1：Microsoft Dynamics 365 SalesとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携 1) Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
2) Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から「Microsoft Dynamics 365 Sales」と「Microsoft SharePoint」を1つずつ検索します。
Microsoft Dynamics 365 Salesを選択したら、使用するアカウントでログインしてください。Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
同様にMicrosoft SharePointを選択したら、使用するアカウントでログインしてください。3) 登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
ステップ2：テンプレートをコピー こちらのバナーをクリックします。
Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointに取引先毎のフォルダを作成する
試してみる
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesに新しい取引先情報を登録するたびに、Microsoft SharePointで手動でフォルダを作成していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePoint間の手作業に課題を感じている営業担当者の方 顧客情報をMicrosoft SharePointで管理しており、フォルダ作成の抜け漏れを防ぎたいチームリーダーの方 営業部門の定型業務を自動化し、生産性向上を目指しているDX推進担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Dynamics365 Salesに取引先を登録するだけでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるフォルダの作り忘れや、取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「取引先企業が作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、トリガーで取得した取引先情報をもとにフォルダが作成されるようにします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションで、フォルダを作成するサイトや親フォルダなどの項目を任意で設定してください。 フォルダ名には、トリガーで取得したMicrosoft Dynamics365 Salesの取引先名を設定することで、取引先ごとのフォルダが自動で生成されます。 ■注意事項
Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePointをYoomと連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
1) 最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
この画面が表示されたら、コピーが正常に完了しています。
コピーが完了した後、タイトルや詳細をクリックして編集できます。
ステップ3：トリガーを設定 「アプリトリガー 取引先企業が作成されたら」をクリックします。
ステップ4：Microsoft Dynamics 365 Salesのアクションを設定 1) アクションは「取引先企業が作成されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) 必須項目を入力してください。各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help) 入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
ステップ5：Microsoft SharePointのアクションを設定 1) フローに戻り、「アプリと連携する フォルダを作成」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「フォルダを作成」を選択してデータベースIDを入力し、「次へ」をクリックします。
3) 必須事項を入力します。
Microsoft Dynamics 365 Salesのアウトプット情報を活用して入力できます。
Microsoft Dynamics 365 Salesで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointに取引先毎のフォルダを作成する 】というフローが完成です。
ステップ6: テストと確認 設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
今回使用したテンプレートはこちら
Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointに取引先毎のフォルダを作成する
試してみる
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesに新しい取引先情報を登録するたびに、Microsoft SharePointで手動でフォルダを作成していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePoint間の手作業に課題を感じている営業担当者の方 顧客情報をMicrosoft SharePointで管理しており、フォルダ作成の抜け漏れを防ぎたいチームリーダーの方 営業部門の定型業務を自動化し、生産性向上を目指しているDX推進担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Dynamics365 Salesに取引先を登録するだけでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるフォルダの作り忘れや、取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「取引先企業が作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、トリガーで取得した取引先情報をもとにフォルダが作成されるようにします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションで、フォルダを作成するサイトや親フォルダなどの項目を任意で設定してください。 フォルダ名には、トリガーで取得したMicrosoft Dynamics365 Salesの取引先名を設定することで、取引先ごとのフォルダが自動で生成されます。 ■注意事項
Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePointをYoomと連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Dynamics 365 Salesを使ったその他の自動化例 他にもMicrosoft Dynamics 365 Salesを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Microsoft Dynamics 365 Salesでリードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する このテンプレートは、Microsoft Dynamics365 Salesで新しいリードが作成されると、部署名や担当者名を含む詳細情報をMicrosoft Teamsに自動通知する仕組みです。
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで管理している新しいリード情報を、チームへ迅速に共有できていますか。手作業でのコピー＆ペーストや通知作成は手間がかかるだけでなく、共有漏れや遅れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたことをトリガーに、Microsoft Teamsへ自動で通知を送信でき、リード発生からアプローチまでの時間を短縮します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Dynamics365 Salesのリード情報を手動でチームに共有している営業担当者の方 Microsoft Teamsを活用し、チーム全体でリード情報をリアルタイムに把握したいと考えている方 リードへの初動を早め、営業機会の損失リスクを低減したいと考えているマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
リードが作成されると同時に情報が自動で共有されるため、これまで通知作成に費やしていた時間を他のコア業務に充てることが可能になります。 手作業による通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なリード情報をチームへ確実に伝達することで、円滑な連携を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「Microsoft Teamsに通知する」アクションを設定し、トリガーで取得したリード情報（会社名や担当者名など）を通知メッセージに含めます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsへの通知に含めるリード情報は、会社名、担当者名、リードソースなど、Microsoft Dynamics365 Salesから取得した項目の中から任意で設定してください。 通知を送信するMicrosoft Teamsのチームやチャネルは、営業チーム用や新規リード共有用など、実際の運用に合わせて自由に選択することが可能です。 ■注意事項
Microsoft Dynamics365 Sales、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.Microsoft Dynamics 365 Salesでリードに定型メールをOutlookに通知する このテンプレートは、Microsoft Dynamics 365 Salesでリードが作成されると、部署名や担当者名を含む定型メールをOutlook経由で自動送信する仕組みです。
Microsoft Dynamics365 Salesでリードに定型メールをOutlookに通知する
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■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで新しいリードが登録されるたびに、関係者へ手作業でメール通知をしていませんか？この定型業務は、対応漏れや送信ミスが発生しやすいだけでなく、本来の業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesへのリード登録をきっかけに、Outlookから関係者へ定型メールを自動で送信し、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Dynamics365 Salesでのリード発生時の通知を手作業で行っている営業担当者の方 リード情報をOutlookのメールで迅速にチームへ共有し、対応速度を向上させたいと考えている方 営業プロセスの定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Dynamics365 Salesにリードが追加されると自動で通知されるため、これまで手作業でのメール作成や送信に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるメール送信時の宛先間違いや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、新しいリード情報を基にした通知メールを送信するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Dynamics365 Salesのトリガー設定では、連携するご自身の環境に合わせてドメインを正しく設定してください。 Outlookのメール送信アクションでは、宛先を任意で指定できるほか、件名や本文に固定のテキストや、トリガーで取得したリードの会社名などの情報を組み込めます。 ■注意事項
Microsoft Dynamics365 Sales、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.Microsoft Dynamics 365 Salesでリードが登録されたらMicrosoft Excelに追加する このテンプレートは、Microsoft Dynamics 365 Salesでリードが登録されると、部署名や担当者名などの情報を自動でMicrosoft Excelに追加する仕組みです。
Microsoft Dynamics365 Salesでリードが登録されたらMicrosoft Excelに追加する
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■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで管理している新しいリード情報を、手作業でMicrosoft Excelの管理表などに転記していませんか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesにリードが登録されると、自動でMicrosoft Excelに情報が追加されるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Dynamics365 Salesのリード情報を手作業でExcelに転記している営業担当者の方 ・リード管理の効率化とデータ入力のミスをなくしたいと考えている営業マネージャーの方 ・SaaS間のデータ連携をノーコードで実現し、定型業務を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
・Dynamics 365 Salesにリード情報が追加されると自動でExcelにデータが反映されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 ・システムが自動でデータを連携するので、手入力による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
1.はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 2.次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「リードが作成されたら」アクションを設定します。 3.最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、トリガーで取得したリード情報を指定のファイルに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
・Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、データを出力したいファイルやシートを任意で指定してください。 ・Excelの各列に、Microsoft Dynamics365 Salesから取得したどのリード情報を追加するかを指定します。固定値を入力することも可能です。 ■注意事項
Microsoft Dynamics365 Sales、Microsoft ExcelとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ 今回は、Microsoft Dynamics 365 Salesで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointに取引先毎のフォルダを作成するというフローをご紹介しました。
