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Microsoft Dynamics 365 Salesで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointに取引先毎のフォルダを作成する方法
近年、効率的な情報共有とデータ管理のため、多くの企業がさまざまなツールを導入し、業務のデジタル化を進めています。
しかし、ツール同士が連携できておらず、手作業のデータ管理業務が発生していることはありませんか？
そこで今回は、Microsoft Dynamics 365 Salesで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointに取引先毎のフォルダを作成するフローをご紹介します。
Microsoft Dynamics 365 SalesとMicrosoft SharePointを連携させることで、効率的なデータ管理とチーム間のスムーズな情報共有が実現でき、業務効率を向上させることが期待できます。
このブログでは、具体的な事例を交えながら解説します。
業務の効率化を図りたい方、データ管理を強化したい方はぜひご覧ください。
こんな方におすすめ
- Microsoft Dynamics 365 SalesとMicrosoft SharePointを日常的に利用している方
- チーム間の情報共有を強化したい方
- 正確なデータ管理によってデータの整合性とアクセス性を高めたい方。
Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePointを連携するメリットと具体例
メリット1：手動作業の削減による業務効率の向上
Microsoft Dynamics 365 SalesとMicrosoft SharePointを連携することで、取引先がMicrosoft Dynamics 365 Salesに登録されるたびにMicrosoft SharePoint上で自動的にフォルダが作成されます。
この仕組みにより、手動でフォルダを作成する手間がなくなり、時間と労力の削減が見込めます。
例えば、営業チームが毎日複数の新規取引先を登録する場合、各取引先ごとにフォルダを手動で作成する作業が不要になり、より重要な業務に時間を割くことが期待できます。
これにより、業務全体の効率化が見込めます。
メリット2：情報の一元管理による検索性の向上
自動作成されたフォルダに取引先に関する重要な資料や契約書を保存することで必要な情報を迅速に見つけられる環境が整います。
これにより、業務効率が向上し、ミスの削減も期待できます。
例えば、営業担当者がクライアントとの会議前に過去の提案資料や契約内容を確認したい場合、Microsoft SharePoint上の取引先フォルダを検索するだけで、関連するすべての情報にアクセスできます。
これにより、情報収集にかかる時間を大幅な短縮が見込めます。
メリット3：チーム間でのスムーズな情報共有
Microsoft SharePointのフォルダを活用することで、営業、サポート、マーケティングなど異なるチーム間でのスムーズな情報共有が見込めます。
例えば、営業チームがアップロードした最新の顧客資料をサポートチームが素早く閲覧し、顧客対応に活かすことができます。
統一されたプラットフォームで情報を管理することで、迅速かつ一貫性のあるサービス提供が期待できます。
ここからは、Yoomのテンプレート【Microsoft Dynamics 365 Salesで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointに取引先毎のフォルダを作成する】という連携フローを使って設定をしていきます。
[Yoomとは]
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesに新しい取引先情報を登録するたびに、Microsoft SharePointで手動でフォルダを作成していませんか？
この作業は定型的ですが手間がかかり、フォルダの作り忘れや名称の間違いといったミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesへの登録だけでMicrosoft SharePointに取引先ごとのフォルダが自動作成され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePoint間の手作業に課題を感じている営業担当者の方
- 顧客情報をMicrosoft SharePointで管理しており、フォルダ作成の抜け漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- 営業部門の定型業務を自動化し、生産性向上を目指しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Dynamics365 Salesに取引先を登録するだけでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作り忘れや、取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「取引先企業が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、トリガーで取得した取引先情報をもとにフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションで、フォルダを作成するサイトや親フォルダなどの項目を任意で設定してください。
- フォルダ名には、トリガーで取得したMicrosoft Dynamics365 Salesの取引先名を設定することで、取引先ごとのフォルダが自動で生成されます。
■注意事項
- Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePointをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesに新しい取引先情報を登録するたびに、Microsoft SharePointで手動でフォルダを作成していませんか？
この作業は定型的ですが手間がかかり、フォルダの作り忘れや名称の間違いといったミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesへの登録だけでMicrosoft SharePointに取引先ごとのフォルダが自動作成され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePoint間の手作業に課題を感じている営業担当者の方
- 顧客情報をMicrosoft SharePointで管理しており、フォルダ作成の抜け漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- 営業部門の定型業務を自動化し、生産性向上を目指しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Dynamics365 Salesに取引先を登録するだけでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作り忘れや、取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「取引先企業が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、トリガーで取得した取引先情報をもとにフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションで、フォルダを作成するサイトや親フォルダなどの項目を任意で設定してください。
- フォルダ名には、トリガーで取得したMicrosoft Dynamics365 Salesの取引先名を設定することで、取引先ごとのフォルダが自動で生成されます。
■注意事項
- Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePointをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointに取引先毎のフォルダを作成する方法
Microsoft Dynamics 365 Salesで取引先が登録されると、APIを使用してその情報を受け取り、Microsoft SharePointが提供するAPIを経由して、取引先ごとのフォルダを自動で作成できます。
ノーコードツールのYoomを活用すると、プログラミングの知識がなくても簡単に自動化を実現できます。
今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。
- Microsoft Dynamics 365 SalesとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガー、アクションの設定
- 最後にトリガーが起動するかを確認
事前準備
1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。
ステップ1：Microsoft Dynamics 365 SalesとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から「Microsoft Dynamics 365 Sales」と「Microsoft SharePoint」を1つずつ検索します。
Microsoft Dynamics 365 Salesを選択したら、使用するアカウントでログインしてください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
同様にMicrosoft SharePointを選択したら、使用するアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが正しく表示されるか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
こちらのバナーをクリックします。
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesに新しい取引先情報を登録するたびに、Microsoft SharePointで手動でフォルダを作成していませんか？
この作業は定型的ですが手間がかかり、フォルダの作り忘れや名称の間違いといったミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesへの登録だけでMicrosoft SharePointに取引先ごとのフォルダが自動作成され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePoint間の手作業に課題を感じている営業担当者の方
- 顧客情報をMicrosoft SharePointで管理しており、フォルダ作成の抜け漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- 営業部門の定型業務を自動化し、生産性向上を目指しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Dynamics365 Salesに取引先を登録するだけでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作り忘れや、取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「取引先企業が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、トリガーで取得した取引先情報をもとにフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションで、フォルダを作成するサイトや親フォルダなどの項目を任意で設定してください。
- フォルダ名には、トリガーで取得したMicrosoft Dynamics365 Salesの取引先名を設定することで、取引先ごとのフォルダが自動で生成されます。
■注意事項
- Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePointをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesに新しい取引先情報を登録するたびに、Microsoft SharePointで手動でフォルダを作成していませんか？
この作業は定型的ですが手間がかかり、フォルダの作り忘れや名称の間違いといったミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesへの登録だけでMicrosoft SharePointに取引先ごとのフォルダが自動作成され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePoint間の手作業に課題を感じている営業担当者の方
- 顧客情報をMicrosoft SharePointで管理しており、フォルダ作成の抜け漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- 営業部門の定型業務を自動化し、生産性向上を目指しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Dynamics365 Salesに取引先を登録するだけでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作り忘れや、取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「取引先企業が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、トリガーで取得した取引先情報をもとにフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションで、フォルダを作成するサイトや親フォルダなどの項目を任意で設定してください。
- フォルダ名には、トリガーで取得したMicrosoft Dynamics365 Salesの取引先名を設定することで、取引先ごとのフォルダが自動で生成されます。
■注意事項
- Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePointをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
この画面が表示されたら、コピーが正常に完了しています。
コピーが完了した後、タイトルや詳細をクリックして編集できます。
右側に「！」アイコンが表示されていますので、順番にクリックしてオペレーションを設定します。
テンプレートは「マイプロジェクト」に保存されます。
ステップ3：トリガーを設定
「アプリトリガー 取引先企業が作成されたら」をクリックします。
ステップ4：Microsoft Dynamics 365 Salesのアクションを設定
1) アクションは「取引先企業が作成されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) 必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は契約プランによって異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
ステップ5：Microsoft SharePointのアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する フォルダを作成」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「フォルダを作成」を選択してデータベースIDを入力し、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。
Microsoft Dynamics 365 Salesのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
これで【Microsoft Dynamics 365 Salesで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointに取引先毎のフォルダを作成する】というフローが完成です。
ステップ6: テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesに新しい取引先情報を登録するたびに、Microsoft SharePointで手動でフォルダを作成していませんか？
この作業は定型的ですが手間がかかり、フォルダの作り忘れや名称の間違いといったミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesへの登録だけでMicrosoft SharePointに取引先ごとのフォルダが自動作成され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePoint間の手作業に課題を感じている営業担当者の方
- 顧客情報をMicrosoft SharePointで管理しており、フォルダ作成の抜け漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- 営業部門の定型業務を自動化し、生産性向上を目指しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Dynamics365 Salesに取引先を登録するだけでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作り忘れや、取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「取引先企業が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、トリガーで取得した取引先情報をもとにフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションで、フォルダを作成するサイトや親フォルダなどの項目を任意で設定してください。
- フォルダ名には、トリガーで取得したMicrosoft Dynamics365 Salesの取引先名を設定することで、取引先ごとのフォルダが自動で生成されます。
■注意事項
- Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePointをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesに新しい取引先情報を登録するたびに、Microsoft SharePointで手動でフォルダを作成していませんか？
この作業は定型的ですが手間がかかり、フォルダの作り忘れや名称の間違いといったミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesへの登録だけでMicrosoft SharePointに取引先ごとのフォルダが自動作成され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePoint間の手作業に課題を感じている営業担当者の方
- 顧客情報をMicrosoft SharePointで管理しており、フォルダ作成の抜け漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- 営業部門の定型業務を自動化し、生産性向上を目指しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Dynamics365 Salesに取引先を登録するだけでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作り忘れや、取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「取引先企業が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、トリガーで取得した取引先情報をもとにフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションで、フォルダを作成するサイトや親フォルダなどの項目を任意で設定してください。
- フォルダ名には、トリガーで取得したMicrosoft Dynamics365 Salesの取引先名を設定することで、取引先ごとのフォルダが自動で生成されます。
■注意事項
- Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePointをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Dynamics 365 Salesを使ったその他の自動化例
他にもMicrosoft Dynamics 365 Salesを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Microsoft Dynamics 365 Salesでリードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する
このテンプレートは、Microsoft Dynamics365 Salesで新しいリードが作成されると、部署名や担当者名を含む詳細情報をMicrosoft Teamsに自動通知する仕組みです。
これにより、営業チームは素早く新規リードの情報を共有でき、迅速な対応が見込めます。通知によって情報共有がスムーズになり、チームの連携が強化され、営業効率の向上が期待できます。
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで管理している新しいリード情報を、チームへ迅速に共有できていますか。手作業でのコピー＆ペーストや通知作成は手間がかかるだけでなく、共有漏れや遅れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたことをトリガーに、Microsoft Teamsへ自動で通知を送信でき、リード発生からアプローチまでの時間を短縮します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Dynamics365 Salesのリード情報を手動でチームに共有している営業担当者の方
- Microsoft Teamsを活用し、チーム全体でリード情報をリアルタイムに把握したいと考えている方
- リードへの初動を早め、営業機会の損失リスクを低減したいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- リードが作成されると同時に情報が自動で共有されるため、これまで通知作成に費やしていた時間を他のコア業務に充てることが可能になります。
- 手作業による通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なリード情報をチームへ確実に伝達することで、円滑な連携を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「Microsoft Teamsに通知する」アクションを設定し、トリガーで取得したリード情報（会社名や担当者名など）を通知メッセージに含めます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsへの通知に含めるリード情報は、会社名、担当者名、リードソースなど、Microsoft Dynamics365 Salesから取得した項目の中から任意で設定してください。
- 通知を送信するMicrosoft Teamsのチームやチャネルは、営業チーム用や新規リード共有用など、実際の運用に合わせて自由に選択することが可能です。
■注意事項
- Microsoft Dynamics365 Sales、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで管理している新しいリード情報を、チームへ迅速に共有できていますか。手作業でのコピー＆ペーストや通知作成は手間がかかるだけでなく、共有漏れや遅れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesでリードが作成されたことをトリガーに、Microsoft Teamsへ自動で通知を送信でき、リード発生からアプローチまでの時間を短縮します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Dynamics365 Salesのリード情報を手動でチームに共有している営業担当者の方
- Microsoft Teamsを活用し、チーム全体でリード情報をリアルタイムに把握したいと考えている方
- リードへの初動を早め、営業機会の損失リスクを低減したいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- リードが作成されると同時に情報が自動で共有されるため、これまで通知作成に費やしていた時間を他のコア業務に充てることが可能になります。
- 手作業による通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なリード情報をチームへ確実に伝達することで、円滑な連携を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「Microsoft Teamsに通知する」アクションを設定し、トリガーで取得したリード情報（会社名や担当者名など）を通知メッセージに含めます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsへの通知に含めるリード情報は、会社名、担当者名、リードソースなど、Microsoft Dynamics365 Salesから取得した項目の中から任意で設定してください。
- 通知を送信するMicrosoft Teamsのチームやチャネルは、営業チーム用や新規リード共有用など、実際の運用に合わせて自由に選択することが可能です。
■注意事項
- Microsoft Dynamics365 Sales、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.Microsoft Dynamics 365 Salesでリードに定型メールをOutlookに通知する
このテンプレートは、Microsoft Dynamics 365 Salesでリードが作成されると、部署名や担当者名を含む定型メールをOutlook経由で自動送信する仕組みです。
これにより、リードへの初期対応が迅速に行え、手動でメールを作成する手間が省けます。営業チームは効率的にリードとコミュニケーションを開始でき、対応速度の向上と業務の効率化が期待できます。
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで新しいリードが登録されるたびに、関係者へ手作業でメール通知をしていませんか？この定型業務は、対応漏れや送信ミスが発生しやすいだけでなく、本来の業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesへのリード登録をきっかけに、Outlookから関係者へ定型メールを自動で送信し、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Dynamics365 Salesでのリード発生時の通知を手作業で行っている営業担当者の方
- リード情報をOutlookのメールで迅速にチームへ共有し、対応速度を向上させたいと考えている方
- 営業プロセスの定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Dynamics365 Salesにリードが追加されると自動で通知されるため、これまで手作業でのメール作成や送信に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるメール送信時の宛先間違いや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、新しいリード情報を基にした通知メールを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Dynamics365 Salesのトリガー設定では、連携するご自身の環境に合わせてドメインを正しく設定してください。
- Outlookのメール送信アクションでは、宛先を任意で指定できるほか、件名や本文に固定のテキストや、トリガーで取得したリードの会社名などの情報を組み込めます。
■注意事項
- Microsoft Dynamics365 Sales、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Microsoft Dynamics365 Salesで新しいリードが登録されるたびに、関係者へ手作業でメール通知をしていませんか？この定型業務は、対応漏れや送信ミスが発生しやすいだけでなく、本来の業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesへのリード登録をきっかけに、Outlookから関係者へ定型メールを自動で送信し、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Dynamics365 Salesでのリード発生時の通知を手作業で行っている営業担当者の方
- リード情報をOutlookのメールで迅速にチームへ共有し、対応速度を向上させたいと考えている方
- 営業プロセスの定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Dynamics365 Salesにリードが追加されると自動で通知されるため、これまで手作業でのメール作成や送信に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるメール送信時の宛先間違いや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、新しいリード情報を基にした通知メールを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Dynamics365 Salesのトリガー設定では、連携するご自身の環境に合わせてドメインを正しく設定してください。
- Outlookのメール送信アクションでは、宛先を任意で指定できるほか、件名や本文に固定のテキストや、トリガーで取得したリードの会社名などの情報を組み込めます。
■注意事項
- Microsoft Dynamics365 Sales、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.Microsoft Dynamics 365 Salesでリードが登録されたらMicrosoft Excelに追加する
このテンプレートは、Microsoft Dynamics 365 Salesでリードが登録されると、部署名や担当者名などの情報を自動でMicrosoft Excelに追加する仕組みです。
これにより、データを手動で転記する手間が省け、最新のリード情報を素早く一元管理できます。
営業チームは効率的にリード管理を行い、分析や戦略立案の精度の向上が見込めます。
■概要Microsoft Dynamics365 Salesで管理しているリード情報を、分析や共有のためにMicrosoft Excelへ手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesに新しいリードが登録された際に、自動でMicrosoft Excelの指定したシートへ情報が追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft Excelを併用し、リード情報を管理している営業担当者の方
- 手作業によるデータ転記の手間や、入力ミスによるデータの不整合をなくしたいと考えている方
- リード情報の管理プロセスを自動化し、営業活動全体の生産性を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Microsoft Dynamics365 Salesへのリード登録と同時に、Microsoft Excelへデータが自動で追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確なデータ管理を実現することに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、Microsoft Dynamics365 Salesから取得した情報を任意の列に追加するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Dynamics365 Salesを連携する際に、ご利用の環境に応じたドメインを任意で設定してください。
- Microsoft Excelの設定では、書き込み対象としたいファイル（アイテムID）やシート名を任意で指定し、前段のトリガーで取得したリード情報をどの列に追加するかを自由に設定できます。
■注意事項- Microsoft Dynamics365 Sales、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Dynamics365 Salesはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft Excelを併用し、リード情報を管理している営業担当者の方
- 手作業によるデータ転記の手間や、入力ミスによるデータの不整合をなくしたいと考えている方
- リード情報の管理プロセスを自動化し、営業活動全体の生産性を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Dynamics365 Salesへのリード登録と同時に、Microsoft Excelへデータが自動で追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確なデータ管理を実現することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、Microsoft Dynamics365 Salesから取得した情報を任意の列に追加するよう設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Dynamics365 Salesを連携する際に、ご利用の環境に応じたドメインを任意で設定してください。
- Microsoft Excelの設定では、書き込み対象としたいファイル（アイテムID）やシート名を任意で指定し、前段のトリガーで取得したリード情報をどの列に追加するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Microsoft Dynamics365 Sales、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Dynamics365 Salesはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください
まとめ
今回は、Microsoft Dynamics 365 Salesで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointに取引先毎のフォルダを作成するというフローをご紹介しました。
Microsoft Dynamics 365 SalesとMicrosoft SharePointを連携することで、取引先の登録に伴うフォルダ作成を自動化でき、手動作業を削減し、情報管理の精度向上が見込めます。
チーム全体での情報共有もスムーズになり、業務プロセスの効率化が期待できます。
さらに、Yoomのノーコードツールを使えば、プログラミング不要で簡単に自動化が設定でき、トリガーやアクションを柔軟に組み合わせて運用可能です。
この連携により、営業活動の効率化だけでなく、チーム間での情報の迅速な共有やアクセスが向上し、組織全体の生産性向上も期待できます。
ぜひこの機会に、連携にチャレンジしてみてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
