Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointに取引先毎のフォルダを作成する

■概要

Microsoft Dynamics365 Salesに新しい取引先情報を登録するたびに、Microsoft SharePointで手動でフォルダを作成していませんか？
この作業は定型的ですが手間がかかり、フォルダの作り忘れや名称の間違いといったミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesへの登録だけでMicrosoft SharePointに取引先ごとのフォルダが自動作成され、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePoint間の手作業に課題を感じている営業担当者の方
• 顧客情報をMicrosoft SharePointで管理しており、フォルダ作成の抜け漏れを防ぎたいチームリーダーの方
• 営業部門の定型業務を自動化し、生産性向上を目指しているDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Dynamics365 Salesに取引先を登録するだけでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるフォルダの作り忘れや、取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「取引先企業が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、トリガーで取得した取引先情報をもとにフォルダが作成されるようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションで、フォルダを作成するサイトや親フォルダなどの項目を任意で設定してください。
• フォルダ名には、トリガーで取得したMicrosoft Dynamics365 Salesの取引先名を設定することで、取引先ごとのフォルダが自動で生成されます。

■注意事項

• Microsoft Dynamics365 SalesとMicrosoft SharePointをYoomと連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。