Garoonに登録した予定をNotionにも反映する方法

マイアプリ連携

Yoomの登録が終わりテンプレートのコピーが完了すると、上記のような画面が表示され「マイプロジェクト」というページに移行します。
ここまで完了したら、次はGaroonとNotionをYoomと連携させましょう。
これを「マイアプリ連携」と言います！
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まずはGaroonのマイアプリ連携から参りましょう。
次に右上の新規作成をクリック！検索窓に「Garoon」と入力するとGaroonのアイコンが出てくるので押しましょう。

上記の画面が表示されるので、赤枠に沿って入力してください。
例えば、ログイン名がyoom-ohta、パスワードが12345の場合、yoom-ohta:12345を<span class="mark-yellow">base64にエンコードすればOK</span>です！

「base64にエンコード」なんて初めて聞くワードかもしれませんが、サーチツールで「base64にエンコード」と検索すると自動変換してくれるツールがたくさんヒットするので、そういったツールを使用するとすぐに完了します。

後はわかりやすい管理名をアカウント名に入力し、エンコードしたものをアクセストークンにコピペして右下の追加を押せば、GaroonとYoomの連携は完了です！

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次はNotionとYoomを連携させましょう。
NotionとYoomを連携するにあたり、この段階でGaroonに追加したスケジュールを反映するデータベースをNotion側で用意しておく必要があります。
そのため、あらかじめNotionのページを作成しておきましょう。

今回のスケジュールを追加するにあたり、上記のようなページを用意しました。
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準備ができたら右上の新規作成をクリック！
検索窓に「Notion」と入力するとNotionのアイコンが出てくるので押します。　

上記のような画面に移行するので「ページを選択する」を押します。

Garoonと連携するページを選択して、アクセス許可をクリックすると連携完了です！

これにてGaroonとNotionのマイアプリ連携はOKです！
2つのアプリがYoomと連携できたので、次はフローボットの設定に参りましょう。

Garoonのトリガー設定

画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Garoonで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加する」をクリック！
右上の編集するを押しましょう。

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Garoonのアイコンの「予定が登録されたら」を押します。
テンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、Garoonと連携するアカウント情報が正しいか確認してから次へをクリック！

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トリガーの起動間隔とサブドメイン名を入力します。
トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なります。
サブドメイン名は、赤枠の内容に沿って、GaroonのURLからコピペすればOKです！
ここまでできたらテストを行うため、Garoonで予定を作成しましょう。

予定の作成ができたらYoomの画面に戻り、「テスト」と書かれたボタンを押してみましょう。
青く「テスト成功」と表示されれば保存をクリック！
Garoonの設定は以上です！

Notionの設定

Notionのアイコンの「レコードを追加する」を押します。
こちらに関しても先ほどと同じく、テンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、連携するアカウント情報が正しいか確認してから下へスクロールしましょう。

データベースIDを入力します。
赤枠の内容に沿ってコピペをすればOKです！次へを押しましょう。
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追加するレコードの値を設定していきましょう。
ここで設定したものがNotionに反映されるようになります！
<span class="mark-yellow">ポイントとして、画像に表示されているボックス名は連携しているNotionのページに依存しています。</span>

今回用意したのはこのようなNotionのページです。
Yoomの画面に表示されているボックスの項目と、用意したNotionの項目を等しく入力していく必要があります。

やり方はとても簡単なのでご安心ください！

値を入力したいボックスをクリックして、Garoonのアイコンの「予定が登録されたら」を押しましょう。
そうすると、Garoonの設定でテスト送信したスケジュールが一覧で表示されるようになっています！

そのため、ボックス名に等しいものをチョイスすればOKです！

例えば、画像の場合、ボックス名は「件名」なので、Garoonの内容は「タイトル」が等しいものとなります。

必要な項目の入力できたら画面下のテストを押して、青く「テスト成功」と表示されればOKです。
ここまでできたら保存を押しましょう。

これにてGaroonとNotionの連携は終了です。お疲れ様でした！

Yoomではこのように時短でフローボットの作成ができるテンプレートが豊富に取り揃えられているので、ぜひ一度ご覧ください！

GaroonやNotionを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGaroonやNotionのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

GaroonとNotionを連携した自動化例

Notionで予定が登録・更新されたらGaroonに反映する連携も可能です。
また、Garoonでワークフローが承認されたら、内容をNotionに追加することもできます。

Garoonを活用した自動化例

Garoonでワークフローが承認されたらデータベースにレコードを登録する

Garoonでワークフローが承認されたらkintoneなどにレコードを自動で登録します。

メールやフォームで送信された内容をGaroonのカレンダーに追加する

OutlookやGoogleフォームで送信されたないようをGaroonのカレンダーに自動で追加します。

タスク管理アプリに課題が登録されたらGaroonのカレンダーに追加する

BacklogやTrelloなどに課題が登録されたらGaroonのカレンダーに自動で追加します。

Notionを活用した自動化例

Notionに情報が登録されたことをチャットツールに通知する

Notionのデータベースに情報が登録されたことをSlackやChatworなどへ自動で通知します。

Notionでページが作成されたらクラウドストレージにフォルダを作成する

Notionでページが作成されたら、Google DriveやOneDriveなどに自動でフォルダを作成します。

Webミーティングが終了したら会議の文字起こしデータをNotionに追加する

Google MeetやZoomでミーティングが終了したら、会議の文字起こしデータをNotionに自動で追加します。

GaroonとNotionを連携するメリット

1.Garoonに予定が登録されたらNotionにレコードを追加できる！

Garoonに登録された予定をNotionへ自動で追加できるようになります！
Garoonはメンバーの役割ごとに閲覧権限を設けることが可能です。チームでの活用に適しており、Notionのような共同編集が可能なツールと紐づければ、チームの作業効率がアップするはず。
例えば、Notionで管理しているデータとGaroonに登録した予定を紐づけることが可能になることで、スケジュールに対してより詳細な追記などをNotionで行いやすくなりますよ。

2.スケジュールをスムーズに共有！

Garoonに追加した予定を再びNotionにも入力するという作業を、手間に感じることがあるかもしれません。
また、タイピングミスなどのヒューマンエラーにより、データの正確性が保てなくなることも考えられますよね。
こうした場合にアプリ連携をし、GaroonからNotionへスケジュールを自動追記すれば、<span class="mark-yellow">チームメンバーがGaroonとNotionのどちらでも予定を確認しやすくなります。</span>
これにより、正しい内容のスケジュールがスムーズに共有可能になるはずです。

まとめ

Garoonに追加されたスケジュールをNotionにも自動で反映することで、情報を正確かつスムーズに共有することが可能になります。
また、Notionで管理しているデータを商談やMTGなどで使用する日が記載されることにより、いつまでにデータを仕上げればいいのかといった目途も立てやすくなるでしょう。
大変便利な連携なので、この機会にぜひお試しください！