2024/09/10
アプリ同士の連携方法

【簡単ノーコード連携】Garoonに登録した予定をNotionにも反映!スケジュールをより詳細に管理し易くする!

a.ohta

目次

「Garoonで追加した予定をNotionにも反映したい!」「Garoonで予定を作成した後、Notionにまた入力するのが面倒…」もし、このように感じているのであれば、GaroonとNotionを連携しましょう。
チームでのスケジュール管理に優れているGaroonと、共同編集が可能なNotionを連携することで、チーム全体の業務フローの短縮や、効率アップが期待できます!

まずは連携するとどのようなメリットがあるのか、具体的に2つ紹介しましょう。

GaroonとNotionを連携するメリット

1.Garoonに予定が登録されたらNotionにレコードを追加できる!

Garoonに登録された予定をNotionへ自動で追加できるようになります!
Garoonはメンバーの役割ごとに閲覧権限を設けることが可能です。チームでの活用に適しており、Notionのような共同編集が可能なツールと紐づければ、チームの作業効率アップが期待できるでしょう。
例えば、Notionで管理しているデータとGaroonに登録した予定を紐づけることが可能になることで、スケジュールに対してより詳細な追記などをNotionで行いやすくなります。

2.スケジュールをスムーズに共有!

Garoonに追加した予定を再びNotionにも入力するという作業を、手間に感じることがあるかもしれません。
また、タイピングミスなどのヒューマンエラーにより、データの正確性が保てなくなることも考えられます。
こうした場合にアプリ連携をし、GaroonからNotionへスケジュールを自動追記すれば、<span class="mark-yellow">チームメンバーがGaroonとNotionのどちらでも予定を確認しやすくなります。</span>
これにより、正しい内容のスケジュールがスムーズに共有可能になることが期待できるでしょう。

[Yoomとは]

GaroonとNotionの連携フローの作り方

では、ここからは実際に「Garoonで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加する」というフローボットの作成手順を紹介しましょう。

今回のフローボットの手順は全部で2段です!

最低限の設定がされているテンプレートを使用するため、時短でフローボットが作成可能です。

まずは下記のテンプレートのバナーの「詳細を見る」をクリックし、移行した画面の下にある「このテンプレートを試してみる」というボタンからYoomの登録を進めましょう!既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしてくださいね!

マイアプリ連携

Yoomの登録が終わりテンプレートのコピーが完了すると、上記のような画面が表示され「マイプロジェクト」というページに移行します。
ここまで完了したら、次はGaroonとNotionをYoomと連携させましょう。
これを「マイアプリ連携」と言います!
     ↓
まずはGaroonのマイアプリ連携から参りましょう。
次に右上の新規作成をクリック!検索窓に「Garoon」と入力するとGaroonのアイコンが出てくるので押しましょう。

上記の画面が表示されるので、赤枠に沿って入力してください。
例えば、ログイン名がyoom-ohta、パスワードが12345の場合、yoom-ohta:12345を<span class="mark-yellow">base64にエンコードすればOK</span>です!

「base64にエンコード」なんて初めて聞くワードかもしれませんが、サーチツールで「base64にエンコード」と検索すると自動変換してくれるツールがたくさんヒットするので、そういったツールを使用するとすぐに完了します。

後はわかりやすい管理名をアカウント名に入力し、エンコードしたものをアクセストークンにコピペして右下の追加を押せば、GaroonとYoomの連携は完了です!

     ↓
次はNotionとYoomを連携させましょう。
NotionとYoomを連携するにあたり、この段階でGaroonに追加したスケジュールを反映するデータベースをNotion側で用意しておく必要があります。
そのため、あらかじめNotionのページを作成しておきましょう。


今回のスケジュールを追加するにあたり、上記のようなページを用意しました。
     ↓
準備ができたら右上の新規作成をクリック!
検索窓に「Notion」と入力するとNotionのアイコンが出てくるので押します。 


上記のような画面に移行するので「ページを選択する」を押します。


Garoonと連携するページを選択して、アクセス許可をクリックすると連携完了です!

これにてGaroonとNotionのマイアプリ連携はOKです!
2つのアプリがYoomと連携できたので、次はフローボットの設定に参りましょう。

Garoonのトリガー設定

画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Garoonで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加する」をクリック!
右上の編集するを押しましょう。

     ↓

Garoonのアイコンの「予定が登録されたら」を押します。
テンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、Garoonと連携するアカウント情報が正しいか確認してから次へをクリック!

     ↓

サブドメイン名を入力します。赤枠の内容に沿って、GaroonのURLからコピペすればOKです!
ここまでできたらテストを行うため、Garoonで予定を作成しましょう。

予定の作成ができたらYoomの画面に戻り、「テスト」と書かれたボタンを押してみましょう。
青く「テスト成功」と表示されれば保存をクリック!
Garoonの設定は以上です!

Notionの設定

Notionのアイコンの「レコードを追加する」を押します。
こちらに関しても先ほどと同じく、テンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、連携するアカウント情報が正しいか確認してから下へスクロールしましょう。

データベースIDを入力します。
赤枠の内容に沿ってコピペをすればOKです!次へを押しましょう。
     ↓

追加するレコードの値を設定していきましょう。
ここで設定したものがNotionに反映されるようになります!
<span class="mark-yellow">ポイントとして、画像に表示されているボックス名は連携しているNotionのページに依存しています。</span>


今回用意したのはこのようなNotionのページです。
Yoomの画面に表示されているボックスの項目と、用意したNotionの項目を等しく入力していく必要があります。

やり方はとても簡単なのでご安心ください!

値を入力したいボックスをクリックして、Garoonのアイコンの「予定が登録されたら」を押しましょう。
そうすると、Garoonの設定でテスト送信したスケジュールが一覧で表示されるようになっています!

そのため、ボックス名に等しいものをチョイスすればOKです!

例えば、画像の場合、ボックス名は「件名」なので、Garoonの内容は「タイトル」が等しいものとなります。

必要な項目の入力できたら画面下のテストを押して、青く「テスト成功」と表示されればOKです。
ここまでできたら保存を押しましょう。

これにてGaroonとNotionの連携は終了です。お疲れ様でした!

Yoomではこのように時短でフローボットの作成ができるテンプレートが豊富に取り揃えられているので、ぜひ一度ご覧ください!

その他のGaroonを使った自動化の例

他にもGaroonを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Garoonに予定が登録されたら、kintoneにその情報を追加する
kintoneとも連携可能!Notionは自チームが使用し、kintoneは他部署で使用している場合などにおすすめです!

2.Garoonのカレンダーに予定が更新されたら、Googleカレンダーの予定も更新する
Garoonで管理しているチームのスケジュールを、個人のGoogleカレンダーに反映することもできます!

3. Garoonで予定が登録されたらSlackに通知する
Slackに通知することによりチーム全体がスケジュールを把握しやすくなります!

まとめ

Garoonに追加されたスケジュールをNotionにも自動で反映することで、より詳細な内容を追記することが可能になります。
また、Notionで管理しているデータを商談やMTGなどで使用する日が記載されることにより、いつまでにデータを仕上げればいいのかといった目途も立てやすくなるでしょう。
大変便利な連携なので、この機会にぜひお試しください!

この記事を書いた人
a.ohta
雑貨店の店長を経験後はSEOライターとして在宅勤務を開始。後にマーケティングのスタートアップ企業と5年間ほど業務委託契約。 東大生に囲まれながらパソコンを抱え、様々なビジネス用語やSaaSツールの使い方を勉強する日々でした。 雑貨店の店長をしていた頃は、売上と在庫管理、人材管理、発注などの事務作業に幾度となく時間を奪われ、接客ができず売り時を逃がすこともしばしば。業務委託の際にも入力などの細かい作業が多く、「こんな単調な作業、自動化できないの?」と思っていたので、Yoomのビジョンには大いに共感しています!
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