Google Chatでの投稿内容をAsanaに追加する方法

Yoomとは？

Yoomは日々の事務作業を自動化して、業務の効率化を図りたい方におすすめの次世代自動化ツールです！API連携はエンジニアではないユーザーにとっては難しい作業ですが、 Yoomは専門的な知識や複雑なコーディングは不要で、直感的な操作でアプリを一元管理できるので非常に便利です。

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Google ChatとAsanaを連携してデータ抽出機能を活用したフローの作り方

ここからは、Yoomを使ってフローの設定を進めていきます。
今回は「Google Chatで投稿された内容をAsanaに追加する」フローボットを作成します。

設定のおおまかな流れは以下の通りです。

• 使用アプリをYoomとマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Google ChatとAsanaのフロー詳細設定
• トリガーをON

プログラミングの知識が必要な難しい設定はありません。

なお、今回のフローではAIオペレーション(データ抽出)を使用します。
AIを活用した「データの抽出（2タスク）」の設定方法については、こちらのページもご確認ください。

^{ステップ1：マイアプリ連携}

まずは、Yoomと使用アプリをマイアプリ連携していきましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

「アプリの新規接続」というウィンドウが出てきたら、各アプリを検索してください。

Google Chatのマイアプリ連携

Google Chatのマイアプリ連携には、Google Cloud Platformの管理者権限が必要です。
Google Cloud Platformにログイン後、新しいプロジェクトを作成してプロジェクト名などを入力して下さい。

プロジェクトが作成できたら左側メニューから「APIとサービス >→ライブラリ」を選択します。

APIライブラリからGoogle Chatを検索してください。

Google Chat APIが見つかったら「有効化」をクリックして構成の設定を行います。

構成の詳細設定については、以下のリンクを参考にしてください。

Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法

Asanaのマイアプリ連携

新規アプリの接続から、Asanaを検索するとサインインが求められます。
サインインを続行したら「次へ」をクリックしてログインします。

ログインができると、Yoomへの権限の付与の確認が行われるので「許可」をクリックしてください。

許可をすると、Yoomとのマイアプリ連携が完了します。

Google ChatとAsanaがマイアプリ一覧に表示されているのを確認しましょう。

これで準備は完了しました。
下のバナーからテンプレートをコピーして、設定を始めましょう。
コピーしたらテンプレートのタイトルをわかりやすいものに修正しておいてください。

ステップ2：アプリトリガーを設定

最初は「スペースにメッセージが送信されたら」でGoogle Chatの設定を行います。
1ページ目では、マイアプリ連携をしたGoogle Chatアカウント情報が反映されています。

タイトルは変更できるので、必要に応じて変更をしたら次に進んでください。
次のページでは、トリガーの起動間隔を設定します。

トリガーの起動間隔は5分～60分まで選択できますが、プランによって選択できる時間が異なるので注意してください。
入力ができたら、Google Chatでテスト用にメッセージを送信してから「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると「アウトプット」の項目に値が反映されます。

実際には、上記画像の各項目の横にテストで送信したメッセージ内容や作成日時などの、具体的な値が反映されています。
確認ができたら「保存する」をクリックしてください。

このアウトプットは、Google Chatでメッセージが送信されるたびに取得され、その都度、値が変化します。
‍この流動的な値を、Asanaに通知させるために次の設定を行いましょう。

ステップ3：テキストデータ抽出の設定

続いて「テキストからデータを抽出する」です。

まずは、アクションを設定します。
この画面ではタイトルの修正しかできないので、そのまま次に進んでください。

次の画面では、データ抽出のための設定を行います。

基本的に抽出する対象のテキストは、Google Chatのメッセージ内容のみなのでアウトプットから選択してください。

設定ができたら「テスト」をクリックして、Google Chatのメッセージ内容が正しく読み取れるか確認します。

テストが成功して、アウトプット「タスク名」の横にメッセージ内容が要約されたものが取得できたら「保存する」でデータ取得の設定は完了です。

ステップ4：タスクを追加する設定

最後の設定は「タスクを追加」です。
1ページ目では、Google Chatと同様にアカウント情報の確認とタイトルの修正を行って次に進みます。

次に、追加するタスクの詳細設定です。

それぞれの項目でアウトプットを反映させています。

タスク名：「データを抽出する」のフローで取得したアウトプット(要約したタスク名)
タスクの説明：Google Chatに送られたメッセージ内容

プロジェクトIDとセクションIDを選択したら「テスト」をクリックしてエラーの有無を確認しましょう。
無事にテストが成功したら「保存する」ですべての設定は完了です。

最後にトリガーONをしてフローを動かしましょう。

これで、Google Chatに投稿されたメッセージから、Asanaにタスク追加が自動でされるようになりました。

Google ChatやAsanaを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle ChatやAsanaのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google ChatとAsanaのその他の自動化例

Asanaで期日切れのタスクをGoogle Chatに通知したり、タスクの登録を通知することができます。

Asanaを活用した自動化例

投稿された内容をAsanaに追加する

自動でタスクが追加されるため、タスクの見落としや管理ミスの低減につながります。  

Asanaにタスクが追加されたら課題やタスクを追加する

情報の自動反映によって手動作業を減らせるため、業務プロセスをスムーズに進められるでしょう。

タスクが登録されたらAsanaに追加する

タスク内容を自動でAsanaに登録できるため、手入力の手間を省けるはずです。

Google Chatを活用した自動化例

Google Chatで投稿されたら情報を登録する

Google Chatのメッセージを転記する手間を省けるので、作業時間の短縮につながるでしょう。

決まった日時に起動してその内容をGoogle Chatに通知する

例えば、毎月の請求書発行処理や定期的なデータバックアップ処理など、様々な用途で活用できます。‍

Google ChatとAsanaを連携するメリット

メリット1: 会話からそのままタスク登録ができる！

Google Chatでの会話をAsanaにタスク登録することで、情報の見逃しや入力の手間を削減できるかもしれません。 例えば、クライアント対応を行うチームがGoogle Chatでお客様からのリクエストや問い合わせ内容を共有した場合、その内容をすぐにAsanaのタスクとして登録できます。 この仕組みを使えば、メモや個別のファイルに記録した情報を後からAsanaにまとめ直す必要がなくなるはずです。

さらに、タスク登録時にChatの会話履歴を参照できるため、必要な背景情報や指示をそのまま反映でき、業務の抜け漏れを防ぐことにもつながるでしょう。
こうしたGoogle ChatとAsanaの連携は、会話をそのままタスクに変換できる点で、情報管理を一元化する強力な手段となりえます。

メリット2: 優先順位を全員にすぐ伝えられる！

Google Chatを使ってタスクの内容や優先順位を共有できることで、緊急性のある業務の認識共有を効率的に行えるでしょう。
急ぎの対応が必要な場面で「このタスクを先に片付けてほしい」と伝える場合、Google ChatでAsanaのタスクリンクを共有することで、すぐに全員が内容を把握できるはずです。
例えば、「お客様からの要望対応タスクを最優先で進めてほしい」という場合、Asanaの詳細情報とともにGoogle Chatで共有すれば、どの作業が最優先かを迅速に認識できます。
特にタスクの入れ替えが頻繁に発生するプロジェクトでは、この連携が業務をスムーズに保つための重要なツールとなるかもしれません。

メリット3: 最新情報をチーム間で共有できる！

Google ChatとAsanaの連携を活用することで、チーム全体がタスク作成の最新情報を共有できるようになるでしょう。
このフローでは、Google Chatでの会話からタスク登録を行うことで、情報の散逸を防ぎ、Asana内で業務情報を一元化します。

例えば、Google Chatで「このお客様の問い合わせを対応タスクとして登録してください」といったメッセージが投稿された場合、Asanaにタスクが自動で登録されます。
すべてのタスクがAsana内に集約され、登録者以外のメンバーもAsanaを確認するだけで最新のタスク状況を把握できるようになるはずです。
Google Chatでのやりとりを無駄なくAsanaに反映し、プロジェクトの停滞を防ぐことにもつながります。

まとめ

Google ChatとAsanaをYoomで連携させることで、メッセージの内容をAsanaのタスクとして自動で追加できる環境が実現します！

プログラミング知識がなくても簡単に設定でき、作業の手間を省きながら情報管理を一元化する有用なツールとなるでしょう。
さらに、タスク登録が正確かつスムーズになることで、業務の抜け漏れが防げ、チーム全体の効率向上が期待できます。

2週間の無料トライアルもあるため、まずはYoomに登録してその便利さを体感してみてください。
シンプルな操作で、日々の業務負担を軽減できる可能性が広がります。