Google ChatとAsanaを連携して、Google Chatでの投稿内容をAsanaに追加する方法

設定のおおまかな流れは以下の通りです。

• 使用アプリをYoomとマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Google ChatとAsanaのフロー詳細設定
• トリガーをON

プログラミングの知識が必要な難しい設定はありません。

なお、今回のフローではAIオペレーション(データ抽出)を使用します。

AIオペレーションは一部有料プランのみで利用できる機能です。対象外のプラン場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルがあり、期間中には制限対象のアプリやAIオペレーションを使用することができます。

[Yoomとは]

ステップ1：マイアプリ連携

まずは、Yoomと使用アプリをマイアプリ連携していきましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

「アプリの新規接続」というウィンドウが出てきたら、各アプリを検索してください。

Google Chatのマイアプリ連携

Google Chatのマイアプリ連携には、Google Cloud Platformの管理者権限が必要です。
Google Cloud Platformにログイン後、新しいプロジェクトを作成してプロジェクト名などを入力して下さい。

プロジェクトが作成できたら左側メニューから「APIとサービス >→ライブラリ」を選択します。

APIライブラリからGoogle Chatを検索してください。

Google Chat APIが見つかったら「有効化」をクリックして構成の設定を行います。

構成の詳細設定については、以下のリンクを参考にしてください。

Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法

Asanaのマイアプリ連携

新規アプリの接続から、Asanaを検索するとサインインが求められます。
サインインを続行したら「次へ」をクリックしてログインします。

ログインができると、Yoomへの権限の付与の確認が行われるので「許可」をクリックしてください。

許可をすると、Yoomとのマイアプリ連携が完了します。

Google ChatとAsanaがマイアプリ一覧に表示されているのを確認しましょう。

これで準備は完了しました。
下のバナーからテンプレートをコピーして、設定を始めましょう。
コピーしたらテンプレートのタイトルをわかりやすいものに修正しておいてください。

ステップ2：アプリトリガーを設定

最初は「スペースにメッセージが送信されたら」でGoogle Chatの設定を行います。
1ページ目では、マイアプリ連携をしたGoogle Chatアカウント情報が反映されています。

タイトルは変更できるので、必要に応じて変更をしたら次に進んでください。
次のページでは、トリガーの起動間隔を設定します。

トリガーの起動間隔は5分～60分まで選択できますが、プランによって選択できる時間が異なるので注意してください。
入力ができたら、Google Chatでテスト用にメッセージを送信してから「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると「アウトプット」の項目に値が反映されます。

実際には、上記画像の各項目の横にテストで送信したメッセージ内容や作成日時などの、具体的な値が反映されています。
確認ができたら「保存する」をクリックしてください。

このアウトプットは、Google Chatでメッセージが送信されるたびに取得され、その都度、値が変化します。
‍この流動的な値を、Asanaに通知させるために次の設定を行いましょう。

ステップ3：テキストデータ抽出の設定

続いて「テキストからデータを抽出する」です。

まずは、アクションを設定します。
この画面ではタイトルの修正しかできないので、そのまま次に進んでください。

次の画面では、データ抽出のための設定を行います。

基本的に抽出する対象のテキストは、Google Chatのメッセージ内容のみなのでアウトプットから選択してください。

設定ができたら「テスト」をクリックして、Google Chatのメッセージ内容が正しく読み取れるか確認します。

テストが成功して、アウトプット「タスク名」の横にメッセージ内容が要約されたものが取得できたら「保存する」でデータ取得の設定は完了です。

ステップ4：タスクを追加する設定

最後の設定は「タスクを追加」です。
1ページ目では、Google Chatと同様にアカウント情報の確認とタイトルの修正を行って次に進みます。

次に、追加するタスクの詳細設定です。

それぞれの項目でアウトプットを反映させています。

タスク名：「データを抽出する」のフローで取得したアウトプット(要約したタスク名)
タスクの説明：Google Chatに送られたメッセージ内容

プロジェクトIDとセクションIDを選択したら「テスト」をクリックしてエラーの有無を確認しましょう。
無事にテストが成功したら「保存する」ですべての設定は完了です。

最後にトリガーONをしてフローを動かしましょう。

これで、Google Chatに投稿されたメッセージから、Asanaにタスク追加が自動でされるようになりました。

Google ChatとAsanaを使ったその他の自動化例

Asanaの期日切れタスクをGoogle Chatでリマインドする

タスクの期日切れをGoogle Chatに自動通知することで、重要なタスクを見逃すリスクの軽減につながります。プロジェクトが多いチームや、タスクの期限が苦手な人に最適な設定です。この仕組みにより、タスクの優先度を再確認するきっかけが得られ、業務全体のスムーズな進行が見込まれます。

Asanaの新規タスクをGoogle Chatで即座に共有

Asanaでタスクが登録されるたびにGoogle Chatへ通知が送られる設定です。これにより、チーム全員がタスク追加のタイミングを把握でき、作業の流れを効率化できます。特にリアルタイムの情報共有が必要なプロジェクトで活躍が期待されます。‍

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メールをAIで要約しGoogle Chatに通知する自動化フロー

受信したメールをAIで要約し、Google Chatで簡単に確認できる自動化フローです。大量のメールに対応する業務で情報確認の効率を高め、重要事項を見逃す可能性を抑えられます。時間削減や集中力の向上も期待できる仕組みです。

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まとめ

Google ChatとAsanaをYoomで連携させることで、メッセージの内容をAsanaのタスクとして自動で追加できる環境が実現します。

この仕組みは、プログラミング知識がなくても簡単に設定でき、作業の手間を省きながら情報管理を一元化する強力なサポートとなります。さらに、タスク登録が正確かつスムーズになることで、業務の抜け漏れが防げ、チーム全体の効率向上が期待できます。

2週間の無料トライアルもあるため、まずはYoomに登録してその便利さを体感してみてください。シンプルな操作で、日々の業務負担を軽減できる可能性が広がります。