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※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
「毎回手動でGoogle DriveからCSVをダウンロードして、チームメンバーに情報共有するのは大変……」
そんな風に思ってませんか？
業務で扱うデータは日々増えていき、それに伴い手作業の負担も増加していきます。
でも、Google DriveからCSVデータを自動でダウンロードし、そのままSlackに通知できたら、手間をかけずに情報共有ができて、チームの生産性もグッと上がりそうですよね。
実はこの自動化フロー、プログラミングの知識がなくても簡単に実現できちゃうんです！
本記事では、指定したスケジュールになったらGoogle DriveからCSVを取得し、自動でSlackへ通知する方法を詳しく解説していきます。
日々の業務をもっとスムーズにしたい方は、ぜひ最後までご覧ください！
[Yoomとは]
指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Slackに通知する方法
それでは、指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Slackに通知する方法を解説していきます。
■概要 定期的にGoogle Driveから特定のデータをダウンロードし、関係者に共有する作業は、単純でありながらも忘れやすく、手間がかかる業務ではないでしょうか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
手作業による対応は、他の業務を中断させるだけでなく、ファイルの取り違えといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle Driveから対象のCSVファイルを自動でダウンロードし、Slackへ通知する一連の流れを自動化でき、定型業務の抜け漏れを防ぎ、業務効率化を実現します。
このフローは、指定したスケジュールになったらGoogle DriveでGoogleスプレッドシートをダウンロードして、ファイル名を自動変換し、Slackにファイルを送ることで実現可能です。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます！
このフローは、以下4つのプロセスで作成できます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1:Google Drive・Slackのマイアプリ連携
1.Google Driveの登録方法
マイアプリをクリック後、新規接続をクリックします。
表示される検索窓にGoogle Driveと入力しましょう。
上記画面の赤枠部分をクリックします。
連携したいGoogleアカウントを選択し「次へ」を押してください。
「続行」をクリックしたら、マイアプリ登録完了です！
2. Slackの登録方法
マイアプリ画面で「新規接続」をクリックしたら、今度はSlackと検索しましょう。
使用したいチャンネルを選択したら、「許可する」をクリックします。
※マイアプリ設定方法の詳細は、こちらをご確認ください。
ステップ2:テンプレートのコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要 定期的にGoogle Driveから特定のデータをダウンロードし、関係者に共有する作業は、単純でありながらも忘れやすく、手間がかかる業務ではないでしょうか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
手作業による対応は、他の業務を中断させるだけでなく、ファイルの取り違えといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle Driveから対象のCSVファイルを自動でダウンロードし、Slackへ通知する一連の流れを自動化でき、定型業務の抜け漏れを防ぎ、業務効率化を実現します。
自動的にテンプレートがコピーされ、上記画面が表示されるので「OK」をクリックしてください。
ステップ3:指定したスケジュールになったら起動するトリガーの設定
まずは、「指定したスケジュールになったら」という項目を設定しましょう。
起動するスケジュールは任意で設定できます。
曜日や時間等、使用用途に合わせて設定してください。
設定が完了したら、画面下部にある「保存する」をクリックしてください。
ステップ4:Google DriveにGoogleスプレッドシートをダウンロードする
次に、「Googleスプレッドシートをダウンロード」という項目を設定します。
※注意事項：ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
上記項目はデフォルトで設定されています。
このまま次へをクリックしてください。
ファイルIDは、枠外の注釈を参考に設定しましょう。
ファイルタイプは、プルダウンより選択してください。
設定が完了したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:ファイル名を変換する
続いて、「ファイル名の変換」を設定していきます。
ファイル名変換対象の値は、「Google Driveからの取得ファイル」を選択してください。
変更後のファイル名は任意で設定できます。
例えば、上記入力例のように設定すると、赤線部分に今日の日付を自動で引用できます。
設定が完了したら、画面下部にある「保存する」ボタンを押しましょう。
ステップ6:Slackにファイルを送る
最後に、「ファイルを送る」という項目を設定していきましょう。
上記項目はデフォルトで設定されています。
このまま次へをクリックしてください。
チャンネルIDもしくはメンバーIDとメッセージは枠外の注釈を参考に任意で設定してください。
ファイルの添付方法とファイルは、上記画面の通り設定されているのを確認しましょう。
テストが成功したら、設定を保存しましょう。
ステップ7:トリガーをONにする
上記画面が表示されたら、「トリガーをON」にしてフローを起動させましょう。
これで「指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Slackに通知する」フローの完成です！
■概要 定期的にGoogle Driveから特定のデータをダウンロードし、関係者に共有する作業は、単純でありながらも忘れやすく、手間がかかる業務ではないでしょうか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
手作業による対応は、他の業務を中断させるだけでなく、ファイルの取り違えといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle Driveから対象のCSVファイルを自動でダウンロードし、Slackへ通知する一連の流れを自動化でき、定型業務の抜け漏れを防ぎ、業務効率化を実現します。
さらに自動化するには
ここからは、先ほどのフローの応用編をご紹介します！
スケジュールを曜日設定ではなく、日付設定・Cron設定にする方法を見てみましょう。
赤枠で囲ってある「日付設定」をクリックしてください。
例えば、毎月1日の9時に、フローを起動しGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Slackに通知したい場合、上記画像のように設定します。
Cron設定では実行頻度を細かく調整することが可能です。
Cronは「* * * * *」という5つの設定を、左から「分」「時」「日」「月」「曜日」の順に設定することができます。
参照）Cronの記述方法はこちらを参考にしてください。
用途に合わせて、起動スケジュールを設定することで、より効率的に業務を進められますよ！
指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Chatworkに通知する方法
ここからは、先ほど作成したフローと類似の自動化フローをご紹介します！
まずは、指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Chatworkに通知する自動化フローの設定方法をご紹介します。
以下のテンプレートをコピーしてください。
■概要 定期的にGoogle Driveから特定のCSVデータをダウンロードし、関係者にChatworkで共有する作業は、単純ですが忘れがちで手間のかかる業務ではないでしょうか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
手作業で行うと、他の業務との兼ね合いで対応が遅れたり、共有を忘れてしまうこともあります。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle DriveからCSVデータを自動でダウンロードし、Chatworkに通知するまでの一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
「ステップ5:ファイル名を変換する」までは先述のフローと同様の設定方法のため、説明を割愛します。
上記画面の「ファイルをアップロードする」をクリックし設定します。
上記項目はデフォルトで設定されています。
このまま次へをクリックしてください。
ルームIDは、候補から任意で選択してください。
メッセージ内容は、任意で設定可能です。
ファイルの添付方法とファイルは、上記画面の通り設定されているのを確認しましょう。
テストを実行し、設定を保存できたら完成です！
指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで送信する方法
続いて、指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで送信する方法について解説します！
以下のテンプレートをコピーしてください。
この繰り返し発生する作業は手間がかかるだけでなく、送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle Driveからファイルを自動でダウンロードしGmailで送信する一連のプロセスを自動化でき、こうした課題を解消します。
先ほど同様、「ステップ5:ファイル名を変換する」までは先述のフローと同様の設定方法のため、説明を割愛します。
「メールを送る」をクリックします。
上記項目はデフォルトで設定されています。
このまま次へをクリックしてください。
宛先・件名・本文は、自由に設定できます。
例えば、上記画面のように本文を設定するとGmailにファイル名変換後のファイルを引用できます。
テストが成功し、設定を保存したら完成です！
その他のGoogle Driveを使った自動化例のご紹介
Google Driveを使用した便利な連携フローを3つご紹介します！
1.Google Driveに格納されたファイルの共有権限を変更し、Slackに自動で通知できるフローです。
このフローを活用すると、共有権限の変更を自動化できるため、Google Driveのリンク管理を効率化できます。
また、Slackへの自動通知により情報共有が迅速化され、伝達漏れの防止が期待できるためチームの連携強化につながるかもしれません。
2. Google Driveに格納されたPDFをOCRして、Slackに自動で通知できるフローです。
このフローを活用することで、手動でのテキスト抽出や通知作業を自動化でき、効率的な情報共有を実現できます。
これにより、PDF共有作業の時間短縮や漏れのないファイルの情報共有が可能になります。
■概要 Google Driveに保存された請求書や申込書などのPDFファイルの内容を確認し、手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。目視での確認は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用することで、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが追加されると、AIが自動で文字情報を読み取り（OCR）、その内容をSlackへ通知するため、確認や転記作業を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
3.Google Meetで会議終了後、録画データを自動でGoogle Driveへ格納しSlackへ通知できるフローです。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
このフローを活用することで、会議終了後迅速にSlackへ通知を送れるため、チーム全体で素早く録画データにアクセスすることが可能になります。
迅速なファイル共有ができることにより、業務の進行スピードの加速にもつながるかもしれません。
■概要 Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しSlackへ通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット リモート会議が増える中、Google Meetでの会議録画を行う方が増えています。しかし、録画データの整理や共有に時間がかかるのは、貴重な時間を浪費することになります。 このフローを活用するれば、会議終了後の録画データファイルをSlackで送信します。
会議の録画管理と情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。
これにより、会議終了後すぐにSlackへ通知が届くため、チーム全体で素早く録画データにアクセスが可能になります。
迅速なファイル共有によって、業務の進行スピードの加速にもつながります。
まとめ
「指定した時間にCSVデータをダウンロードしてSlackに通知する」というフローを実現することで、手作業によるミスを防げるだけでなく、チーム全体の情報共有がスムーズになり、業務の抜け漏れも減らせるでしょう。
この自動化により、日々の業務はぐっと効率的にできますよ！
さらに、フローを応用すれば、SlackだけでなくChatworkやGmailにもデータを送ることができます。
日々の忙しい業務の中で「少しでも業務を効率化したい！」と考えている方は、ぜひ今回のフローをお試しください。
Yoomのテンプレートを使用し、簡単な編集をするだけでフローを作成できるので、誰でもサクサク簡単に作成できますよ！
業務を自動化して、よりスマートな働き方を目指しましょう！
