プログラミング不要！Google DriveのCSVを自動ダウンロード＆Slack通知する方法

このフローは、指定したスケジュールになったらGoogle DriveでGoogleスプレッドシートをダウンロードして、ファイル名を自動変換し、Slackにファイルを送ることで実現可能です。

一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます！

このフローは、以下4つのプロセスで作成できます。

• Google DriveとSlackのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• スケジュールトリガーを設定後、Google DriveとSlackでアクションを設定
• トリガーをON

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:Google Drive・Slackのマイアプリ連携

1.Google Driveの登録方法

マイアプリをクリック後、新規接続をクリックします。
表示される検索窓にGoogle Driveと入力しましょう。

上記画面の赤枠部分をクリックします。

連携したいGoogleアカウントを選択し「次へ」を押してください。

「続行」をクリックしたら、マイアプリ登録完了です！

2. Slackの登録方法
マイアプリ画面で「新規接続」をクリックしたら、今度はSlackと検索しましょう。

使用したいチャンネルを選択したら、「許可する」をクリックします。
※マイアプリ設定方法の詳細は、こちらをご確認ください。

‍ステップ2:テンプレートのコピー

それでは自動化の設定を行っていきましょう！

以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

自動的にテンプレートがコピーされ、上記画面が表示されるので「OK」をクリックしてください。

ステップ3:指定したスケジュールになったら起動するトリガーの設定

まずは、「指定したスケジュールになったら」という項目を設定しましょう。

起動するスケジュールは任意で設定できます。
曜日や時間等、使用用途に合わせて設定してください。

設定が完了したら、画面下部にある「保存する」をクリックしてください。

ステップ4:Google DriveにGoogleスプレッドシートをダウンロードする

次に、「Googleスプレッドシートをダウンロード」という項目を設定します。

※注意事項：ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。

上記項目はデフォルトで設定されています。
このまま次へをクリックしてください。

ファイルIDは、枠外の注釈を参考に設定しましょう。
ファイルタイプは、プルダウンより選択してください。

設定が完了したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ5:ファイル名を変換する

続いて、「ファイル名の変換」を設定していきます。

ファイル名変換対象の値は、「Google Driveからの取得ファイル」を選択してください。
変更後のファイル名は任意で設定できます。
例えば、上記入力例のように設定すると、赤線部分に今日の日付を自動で引用できます。

設定が完了したら、画面下部にある「保存する」ボタンを押しましょう。

ステップ6:Slackにファイルを送る

最後に、「ファイルを送る」という項目を設定していきましょう。

上記項目はデフォルトで設定されています。
このまま次へをクリックしてください。

チャンネルIDもしくはメンバーIDとメッセージは枠外の注釈を参考に任意で設定してください。
ファイルの添付方法とファイルは、上記画面の通り設定されているのを確認しましょう。

テストが成功したら、設定を保存しましょう。

ステップ7:トリガーをONにする

上記画面が表示されたら、「トリガーをON」にしてフローを起動させましょう。
これで「指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Slackに通知する」フローの完成です！

さらに自動化するには

ここからは、先ほどのフローの応用編をご紹介します！

スケジュールを曜日設定ではなく、日付設定・Cron設定にする方法を見てみましょう。

赤枠で囲ってある「日付設定」をクリックしてください。

例えば、毎月1日の9時に、フローを起動しGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Slackに通知したい場合、上記画像のように設定します。

Cron設定では実行頻度を細かく調整することが可能です。
Cronは「* * * * *」という5つの設定を、左から「分」「時」「日」「月」「曜日」の順に設定することができます。

参照）Cronの記述方法はこちらを参考にしてください。

用途に合わせて、起動スケジュールを設定することで、より効率的に業務を進められますよ！

指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Chatworkに通知する方法

ここからは、先ほど作成したフローと類似の自動化フローをご紹介します！
まずは、指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Chatworkに通知する自動化フローの設定方法をご紹介します。

以下のテンプレートをコピーしてください。

「ステップ5:ファイル名を変換する」までは先述のフローと同様の設定方法のため、説明を割愛します。

上記画面の「ファイルをアップロードする」をクリックし設定します。

上記項目はデフォルトで設定されています。
このまま次へをクリックしてください。

ルームIDは、候補から任意で選択してください。
メッセージ内容は、任意で設定可能です。
ファイルの添付方法とファイルは、上記画面の通り設定されているのを確認しましょう。

テストを実行し、設定を保存できたら完成です！

指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで送信する方法

続いて、指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで送信する方法について解説します！

以下のテンプレートをコピーしてください。

先ほど同様、「ステップ5:ファイル名を変換する」までは先述のフローと同様の設定方法のため、説明を割愛します。

「メールを送る」をクリックします。

上記項目はデフォルトで設定されています。
このまま次へをクリックしてください。

宛先・件名・本文は、自由に設定できます。
例えば、上記画面のように本文を設定するとGmailにファイル名変換後のファイルを引用できます。

テストが成功し、設定を保存したら完成です！

その他のGoogle Driveを使った自動化例のご紹介

Google Driveを使用した便利な連携フローを3つご紹介します！

1.Google Driveに格納されたファイルの共有権限を変更し、Slackに自動で通知できるフローです。
このフローを活用すると、共有権限の変更を自動化できるため、Google Driveのリンク管理を効率化できます。
また、Slackへの自動通知により情報共有が迅速化され、伝達漏れの防止が期待できるためチームの連携強化につながるかもしれません。

2. Google Driveに格納されたPDFをOCRして、Slackに自動で通知できるフローです。
このフローを活用することで、手動でのテキスト抽出や通知作業を自動化でき、効率的な情報共有を実現できます。
これにより、PDF共有作業の時間短縮や漏れのないファイルの情報共有が可能になります。

3.Google Meetで会議終了後、録画データを自動でGoogle Driveへ格納しSlackへ通知できるフローです。
このフローを活用することで、会議終了後迅速にSlackへ通知を送れるため、チーム全体で素早く録画データにアクセスすることが可能になります。
迅速なファイル共有ができることにより、業務の進行スピードの加速にもつながるかもしれません。

まとめ

「指定した時間にCSVデータをダウンロードしてSlackに通知する」というフローを実現することで、手作業によるミスを防げるだけでなく、チーム全体の情報共有がスムーズになり、業務の抜け漏れも減らせるでしょう。
この自動化により、日々の業務はぐっと効率的にできますよ！
さらに、フローを応用すれば、SlackだけでなくChatworkやGmailにもデータを送ることができます。

日々の忙しい業務の中で「少しでも業務を効率化したい！」と考えている方は、ぜひ今回のフローをお試しください。
Yoomのテンプレートを使用し、簡単な編集をするだけでフローを作成できるので、誰でもサクサク簡単に作成できますよ！
業務を自動化して、よりスマートな働き方を目指しましょう！