・
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
「毎回手動でGoogle DriveからCSVをダウンロードして、チームメンバーに情報共有するのは大変……」
そんな風に思ってませんか？
業務で扱うデータは日々増えていき、それに伴い手作業の負担も増加していきます。
でも、Google DriveからCSVデータを自動でダウンロードし、そのままSlackに通知できたら、手間をかけずに情報共有ができて、チームの生産性もグッと上がりそうですよね。
実はこの自動化フロー、プログラミングの知識がなくても簡単に実現できちゃうんです！
本記事では、指定したスケジュールになったらGoogle DriveからCSVを取得し、自動でSlackへ通知する方法を詳しく解説していきます。
日々の業務をもっとスムーズにしたい方は、ぜひ最後までご覧ください！
[Yoomとは]
指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Slackに通知する方法
それでは、指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Slackに通知する方法を解説していきます。
■概要
「指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Slackに通知する」フローは、定期的なデータ共有をスムーズに行うための業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にGoogle Driveで管理するデータをCSVでダウンロードし、Slackに通知しているチームリーダーの方
・手動でのデータ変換やダウンロード、通知が煩わしいと感じている方
・プロジェクトの更新情報を定期的にチームメンバーに共有したいプロジェクトマネージャーの方
・週次や月次など、指定したスケジュールで情報を共有することで、プロジェクトの進行をスムーズに保ちたい方
■注意事項
・Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
このフローは、指定したスケジュールになったらGoogle DriveでGoogleスプレッドシートをダウンロードして、ファイル名を自動変換し、Slackにファイルを送ることで実現可能です。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます！
このフローは、以下4つのプロセスで作成できます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1:Google Drive・Slackのマイアプリ連携
1.Google Driveの登録方法
マイアプリをクリック後、新規接続をクリックします。
表示される検索窓にGoogle Driveと入力しましょう。
上記画面の赤枠部分をクリックします。
連携したいGoogleアカウントを選択し「次へ」を押してください。
「続行」をクリックしたら、マイアプリ登録完了です！
2. Slackの登録方法
マイアプリ画面で「新規接続」をクリックしたら、今度はSlackと検索しましょう。
使用したいチャンネルを選択したら、「許可する」をクリックします。
※マイアプリ設定方法の詳細は、こちらをご確認ください。
ステップ2:テンプレートのコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
「指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Slackに通知する」フローは、定期的なデータ共有をスムーズに行うための業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にGoogle Driveで管理するデータをCSVでダウンロードし、Slackに通知しているチームリーダーの方
・手動でのデータ変換やダウンロード、通知が煩わしいと感じている方
・プロジェクトの更新情報を定期的にチームメンバーに共有したいプロジェクトマネージャーの方
・週次や月次など、指定したスケジュールで情報を共有することで、プロジェクトの進行をスムーズに保ちたい方
■注意事項
・Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
自動的にテンプレートがコピーされ、上記画面が表示されるので「OK」をクリックしてください。
ステップ3:指定したスケジュールになったら起動するトリガーの設定
まずは、「指定したスケジュールになったら」という項目を設定しましょう。
起動するスケジュールは任意で設定できます。
曜日や時間等、使用用途に合わせて設定してください。
設定が完了したら、画面下部にある「保存する」をクリックしてください。
ステップ4:Google DriveにGoogleスプレッドシートをダウンロードする
次に、「Googleスプレッドシートをダウンロード」という項目を設定します。
※注意事項：ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
上記項目はデフォルトで設定されています。
このまま次へをクリックしてください。
ファイルIDは、枠外の注釈を参考に設定しましょう。
ファイルタイプは、プルダウンより選択してください。
設定が完了したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:ファイル名を変換する
続いて、「ファイル名の変換」を設定していきます。
ファイル名変換対象の値は、「Google Driveからの取得ファイル」を選択してください。
変更後のファイル名は任意で設定できます。
例えば、上記入力例のように設定すると、赤線部分に今日の日付を自動で引用できます。
設定が完了したら、画面下部にある「保存する」ボタンを押しましょう。
ステップ6:Slackにファイルを送る
最後に、「ファイルを送る」という項目を設定していきましょう。
上記項目はデフォルトで設定されています。
このまま次へをクリックしてください。
チャンネルIDもしくはメンバーIDとメッセージは枠外の注釈を参考に任意で設定してください。
ファイルの添付方法とファイルは、上記画面の通り設定されているのを確認しましょう。
テストが成功したら、設定を保存しましょう。
ステップ7:トリガーをONにする
上記画面が表示されたら、「トリガーをON」にしてフローを起動させましょう。
これで「指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Slackに通知する」フローの完成です！
■概要
「指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Slackに通知する」フローは、定期的なデータ共有をスムーズに行うための業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にGoogle Driveで管理するデータをCSVでダウンロードし、Slackに通知しているチームリーダーの方
・手動でのデータ変換やダウンロード、通知が煩わしいと感じている方
・プロジェクトの更新情報を定期的にチームメンバーに共有したいプロジェクトマネージャーの方
・週次や月次など、指定したスケジュールで情報を共有することで、プロジェクトの進行をスムーズに保ちたい方
■注意事項
・Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
さらに自動化するには
ここからは、先ほどのフローの応用編をご紹介します！
スケジュールを曜日設定ではなく、日付設定・Cron設定にする方法を見てみましょう。
赤枠で囲ってある「日付設定」をクリックしてください。
例えば、毎月1日の9時に、フローを起動しGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Slackに通知したい場合、上記画像のように設定します。
Cron設定では実行頻度を細かく調整することが可能です。
Cronは「* * * * *」という5つの設定を、左から「分」「時」「日」「月」「曜日」の順に設定することができます。
参照）Cronの記述方法はこちらを参考にしてください。
用途に合わせて、起動スケジュールを設定することで、より効率的に業務を進められますよ！
指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Chatworkに通知する方法
ここからは、先ほど作成したフローと類似の自動化フローをご紹介します！
まずは、指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Chatworkに通知する自動化フローの設定方法をご紹介します。
以下のテンプレートをコピーしてください。
■概要
「指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Chatworkに通知する」ワークフローは、チームへの定期的なデータ共有をスムーズに行う自動化プロセスです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveで管理するデータを定期的にCSVに変換し共有している方
・毎日や毎週、決まった時間にデータを確認し共有する必要がある方
・Chatworkでチームと情報共有をスムーズにしたい方
・チームメンバーに迅速にデータを通知したい方
・手動でのデータダウンロードや通知作業に時間を取られている方
・自動化によって、他の重要な業務に集中したい方
・Google DriveとChatworkを日常的に活用している企業やチーム
・既存のツールを活用しつつ、業務効率化を図りたい方
■注意事項
・Google Drive、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
「ステップ5:ファイル名を変換する」までは先述のフローと同様の設定方法のため、説明を割愛します。
上記画面の「ファイルをアップロードする」をクリックし設定します。
上記項目はデフォルトで設定されています。
このまま次へをクリックしてください。
ルームIDは、候補から任意で選択してください。
メッセージ内容は、任意で設定可能です。
ファイルの添付方法とファイルは、上記画面の通り設定されているのを確認しましょう。
テストを実行し、設定を保存できたら完成です！
指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで送信する方法
続いて、指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで送信する方法について解説します！
以下のテンプレートをコピーしてください。
■概要
「指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで送信する」ワークフローは、定期的なデータ共有をスムーズに自動化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にGoogle DriveからCSVデータを取得し、関係者へメールで送信する必要がある方
・週次や月次でレポートを共有する営業やマーケティングチームの方
・手動でのCSVダウンロードやGmail送信に多くの時間を費やしているビジネスパーソン
・データの変換やダウンロード、送信作業を自動化し、より戦略的な業務に集中したい方
・業務ワークフローの自動化を検討しているIT担当者やシステム管理者の方
・繰り返しの作業を自動化することで、チーム全体の生産性向上を目指す方
■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
先ほど同様、「ステップ5:ファイル名を変換する」までは先述のフローと同様の設定方法のため、説明を割愛します。
「メールを送る」をクリックします。
上記項目はデフォルトで設定されています。
このまま次へをクリックしてください。
宛先・件名・本文は、自由に設定できます。
例えば、上記画面のように本文を設定するとGmailにファイル名変換後のファイルを引用できます。
テストが成功し、設定を保存したら完成です！
その他のGoogle Driveを使った自動化例のご紹介
Google Driveを使用した便利な連携フローを3つご紹介します！
1.Google Driveに格納されたファイルの共有権限を変更し、Slackに自動で通知できるフローです。
このフローを活用すると、共有権限の変更を自動化できるため、Google Driveのリンク管理を効率化できます。
また、Slackへの自動通知により情報共有が迅速化され、伝達漏れの防止が期待できるためチームの連携強化につながるかもしれません。
■概要
Google Driveでファイルを共有する際、手動で共有権限を変更し、その内容を関係者に別途連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この一連の作業は、ファイル数や関係者が増えるほど煩雑になり、設定ミスや連絡漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveでのファイル共有権限の変更からSlackへの通知までを自動化できます。これにより、手作業による手間やヒューマンエラーといった課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveでのファイル共有設定の手作業に、手間や煩わしさを感じている方
・ファイル共有の変更状況をSlackで都度連絡しており、非効率だと感じている方
・手作業による共有設定のミスや、関係者への連絡漏れのリスクをなくしたい方
■注意事項
・Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2. Google Driveに格納されたPDFをOCRして、Slackに自動で通知できるフローです。
このフローを活用することで、手動でのテキスト抽出や通知作業を自動化でき、効率的な情報共有を実現できます。
これにより、PDF共有作業の時間短縮や漏れのないファイルの情報共有が可能になります。
■概要
このフローでは、Google Drive内のPDFファイルからテキストを抽出し、その内容を自動でSlackに共有することが可能です。この自動化によって、手動でのテキスト抽出や通知作業を省略し、効率的な情報共有を実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
•Google Driveで多数のPDFファイルを管理している方
•Slackを活用してチームとのコミュニケーションを強化したい方
•業務効率化を図りたい事務担当者やプロジェクトマネージャー
•AIやOCR技術を活用した業務改善に興味がある方
■注意事項
・Google DriveとSlackをYoomと連携する必要があります。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
3.Google Meetで会議終了後、録画データを自動でGoogle Driveへ格納しSlackへ通知できるフローです。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
このフローを活用することで、会議終了後迅速にSlackへ通知を送れるため、チーム全体で素早く録画データにアクセスすることが可能になります。
迅速なファイル共有ができることにより、業務の進行スピードの加速にもつながるかもしれません。
■概要
Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しSlackへ通知するフローです。
会議の録画管理と情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetを頻繁に利用している方
録画データの管理に手間を感じている企業のIT担当者の方
・情報共有を迅速に行いたい方
会議後の録画共有を迅速に行いたいチームリーダーやプロジェクトマネージャーの方
・Google DriveとSlackを業務に活用している方
業務効率化を図りたい中小企業の経営者や従業員の方
・会議録画の音声データの管理に手間を感じている方
ファイルを確実に保存・共有したい広報担当者やマーケティングチームの方
■注意事項
・Google Meet、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
「指定した時間にCSVデータをダウンロードしてSlackに通知する」というフローを実現することで、手作業によるミスを防げるだけでなく、チーム全体の情報共有がスムーズになり、業務の抜け漏れも減らせるでしょう。
この自動化により、日々の業務はぐっと効率的にできますよ！
さらに、フローを応用すれば、SlackだけでなくChatworkやGmailにもデータを送ることができます。
日々の忙しい業務の中で「少しでも業務を効率化したい！」と考えている方は、ぜひ今回のフローをお試しください。
Yoomのテンプレートを使用し、簡単な編集をするだけでフローを作成できるので、誰でもサクサク簡単に作成できますよ！
業務を自動化して、よりスマートな働き方を目指しましょう！
.avif)
.png)
.avif)
