■概要
定期的にGoogle Driveから特定のCSVデータをダウンロードし、関係者にChatworkで共有する作業は、単純ですが忘れがちで手間のかかる業務ではないでしょうか？
手作業で行うと、他の業務との兼ね合いで対応が遅れたり、共有を忘れてしまうこともあります。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle DriveからCSVデータを自動でダウンロードし、Chatworkに通知するまでの一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveのデータを定期的にダウンロードし、Chatworkで報告している方
- 手作業でのファイルダウンロードや通知作業に、手間や共有漏れなどの課題を感じている方
- 定型的な報告業務を自動化し、より重要なコア業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に処理が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動操作によるファイルのダウンロード忘れや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード」アクションを設定し、対象のスプレッドシートをCSV形式でダウンロードします。
- 次に、オペレーションでデータを操作・変換機能の「ファイル名の変換」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルに任意の名称をつけます。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、名称を変更したファイルを指定のルームにメッセージと共に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローを起動させたい日時を任意で設定してください。毎日、毎週、毎月など定期的な実行も可能です。
- Google DriveでGoogleスプレッドシートをダウンロードするアクションでは、対象となるファイルのIDやダウンロードする際のファイルタイプを任意で設定してください。
- データを操作・変換機能のファイル名変換アクションでは、変換対象の値、変更後のファイル名、ファイル名変換後の取得した値の項目名などを任意で設定してください。
- Chatworkでファイルをアップロードするアクションでは、通知先のルームIDや送信するメッセージ内容などを任意で設定してください。
■注意事項
- Google Drive、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
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