■概要
定期的なレポート業務などで、Google Driveから特定のCSVデータをダウンロードし、関係者にメールで共有する作業を手動で行っていませんか？
この繰り返し発生する作業は手間がかかるだけでなく、送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle Driveからファイルを自動でダウンロードしGmailで送信する一連のプロセスを自動化でき、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Drive上のCSVデータを定期的にダウンロードし、Gmailで共有している方
- 手作業でのファイルダウンロードやメール送信に手間を感じ、効率化したいと考えている方
- レポートの送信漏れや誤送信といったヒューマンエラーを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時にCSVのダウンロードとGmailでの送信が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での作業で起こりがちなファイルのダウンロード忘れや、メールの送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルをダウンロードします
- 次に、データを操作・変換機能の「ファイル名の変換」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの名前を任意のものに変更します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ファイル名を変更したデータを添付して指定の宛先にメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、ワークフローを起動させたい日時（毎時、毎日、毎週、毎月など）を任意で設定してください。
- Google Driveからダウンロードするアクションでは、対象となるGoogleスプレッドシートのファイルIDや、ダウンロードするファイルタイプ（CSVなど）を任意で設定します。
- ファイル名の変換アクションでは、ファイル名変換対象の値や変更後のファイル名、ファイル名変換後の取得した値の項目名を任意で設定できます。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレス（To, CC, BCC）、件名、本文の内容などを任意で設定してください。
■注意事項
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
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