■概要
定期的にGoogle Driveから特定のデータをダウンロードし、関係者に共有する作業は、単純でありながらも忘れやすく、手間がかかる業務ではないでしょうか？
手作業による対応は、他の業務を中断させるだけでなく、ファイルの取り違えといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle Driveから対象のCSVファイルを自動でダウンロードし、Slackへ通知する一連の流れを自動化でき、定型業務の抜け漏れを防ぎ、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveから定期的にデータを取得し、Slackで手動共有している担当者の方
- 定型的なデータ共有作業における抜け漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
- 手作業によるファイルダウンロードや通知業務をなくし、効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動でファイルを取得し通知まで行うため、手作業にかかっていた時間を短縮し、他の業務に集中することができます。
- 手作業によるファイルのダウンロードミスや、Slackへの通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「Googleスプレッドシートをダウンロード」アクションで対象のファイルを取得します。
- さらに、オペレーションで「データを操作・変換機能」を利用し、「ファイル名の変換」アクションで取得したファイル名を任意の名前に変更します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、ファイル名が変更されたファイルを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローボットを起動したい任意の日時（毎日、毎週、毎月など）を設定してください。
- Google Driveのダウンロード設定では、対象となるファイルのIDや、ダウンロードするファイルタイプ（CSV、PDFなど）を任意で設定してください。
- ファイル名変換のオペレーションでは、変換対象とするファイルや変更後のファイル名などを任意で設定してください。
- Slackでファイルを送信するアクションでは、通知先のチャンネルIDやメンバーID、また送信時に添えるメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
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