Google Driveのフォルダ作成を自動化！Sansanとの連携で業務効率UPする方法

ステップ1:SansanとGoogle Driveをマイアプリ連携

まず、SansanとGoogle DriveをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、SansanとGoogle Driveを検索して選択し、次の画面に進みます。

＜Sansanの場合＞

・アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

＜Google Driveの場合＞

・サインイン後、続く画面で「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

3.SansanとGoogle Driveを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:トリガーとなるSansanの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローはSansanに名刺情報が登録されるとトリガーが起動きます。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Sansanで名刺登録時にGoogle Driveでフォルダを自動作成する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー 名刺情報が登録されたら」をクリックします。

3.Sansanと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔を設定してテストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。基本的に、短い間隔の設定がおすすめです。

5.テストが成功したら保存します。

ステップ3:Google Driveでフォルダの有無を確認する設定

次に、Google Driveにフォルダがすでに作成されているかどうかを確認する設定を行います。

1.「アプリと連携する 特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」をクリックします。

2.Google Driveと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.フォルダIDとファイル名を設定してテストを行います。
※フォルダIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※ファイル名は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「名刺情報が登録されたら」から「会社名」を設定します。（値は二重括弧で表示されます）このため、フォルダ名には会社名が含まれていることが前提となります。

4.テストが成功したら保存します。

ステップ4:Google Driveにフォルダを作成する設定

最後に、Google Driveにフォルダがない場合に作成する設定を行います。

1.「分岐 コマンドオペレーション」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。ミニプランも有料ですが、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

2.分岐対象のアウトプットと分岐条件を下記画像のように設定して保存します。

3.「アプリと連携する フォルダを作成する」をクリックします。

4.Google Driveと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

5.フォルダ名と作成先のフォルダIDを設定してテストを行います。
※フォルダ名には、枠をクリックして表示されるアウトプットの「名刺情報が登録されたら」から「会社名」を設定してください。（値は二重括弧で表示されます）定型文を直接入力することもできます。（例：{{会社名}}様）
※作成先のフォルダIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

6.テストが成功すると、Google Driveにフォルダが作成されます。
問題がなければ保存します。

7.トリガーをONにすると、Sansanに名刺情報が登録されるたび、Google Driveにフォルダがなければ、自動で作成されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

さらに自動化するには

Yoomには、アプリ同士の連携だけでなく、自動化をさらに応用するための機能も充実しています。
ここでは、上記のテンプレートで名刺情報の登録も自動化するフローを紹介します。

名刺情報の登録も自動化する

先ほどで解説したフローでは、名刺情報の登録を手作業で行う必要があります。
しかし、Yoomが提供するフォームトリガーとOCR機能を利用すれば、名刺画像をフォームに投稿するだけで、Sansanへの登録も自動化できます。
しかも、設定方法も簡単です！
フローボットの新規作成でYoomのフォームトリガーを選択します。
続いて、OCR機能で画像を読み取るオペレーションを追加し、Sansanに名刺データを追加するオペレーションを作成します。
その後は、本記事で紹介したテンプレートの3つ目以降のオペレーションと同様に設定するだけで完了です。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

freee人事労務で従業員が登録されたら、Google Driveに従業員ごとのフォルダを自動作成する方法

Google Driveを利用して自動化を導入する際は、freee人事労務との連携もおすすめです。
freee人事労務に従業員情報を登録すると、即座にGoogle Driveでフォルダの作成が行われます。
新入社員のオンボーディング準備をする際に、業務の効率化が期待でき、フォルダの作成漏れも防止できます！

それでは、設定方法を解説します。

・まずは、freee人事労務とのマイアプリ連携をします。

Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

続く画面で、freee人事労務を検索して選択し、次の画面に進みます。

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ログイン後、続く画面で「許可する」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

・freee人事労務とGoogle Driveを連携するためのテンプレートをコピーします。

・「アプリトリガー 従業員が登録されたら（Webhook）」をクリックします。

・freee人事労務と連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

・WebhookURLをコピーし、freee人事労務に設定したらテストを行います。
※WebhookURLの設定方法は、こちらを確認してください。

・テストが成功したら保存します。

・「アプリと連携する 従業員情報の取得」をクリックします。

・freee人事労務と連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

・事業所ID、従業員ID、対象年、対象月を設定してテストを行います。
※各項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「従業員が登録されたら（Webhook）」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

・テストが成功すると、freee人事労務から取得した従業員情報がアウトプットに登録されます。
問題がなければ保存します。

・最後は、初めに紹介したテンプレートの最後のオペレーションと同じ手順で、Google Driveの設定を行うと完了です。

Sansanで名刺登録時にGoogle Driveでフォルダを自動作成しSlackに通知する方法

初めに紹介したテンプレートに、Slackを連携させることもおすすめです！
この連携によりフォルダが作成されたことを自動通知され、確認の手間や関係メンバーへ連絡する手間を省けます。
担当者の負担を軽減したいときや情報共有を円滑化したいときに役立つはずです。

それでは、設定方法を解説します。

・まずは、マイアプリからSlackと連携をします。

ワークスペースのURLを入力し、「続行する」をクリックした後、続く画面でサインインします。

投稿したいチャンネルを設定し、「許可する」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリの詳しい方法は、こちらを確認してください。

・アプリ同士を連携するためのテンプレートをコピーします。

・本記事で初めに解説した通りに4つ目までのオペレーションを設定したら、「アプリと連携する チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。

・Slackと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

・投稿先のチャンネルIDとメッセージを設定してテストを行います。
※投稿先のチャンネルIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※メッセージには、定型文を直接入力できます。Sansanや作成したフォルダ情報を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「名刺情報が登録されたら」や「フォルダを作成する」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

・テストが成功したらSlackにメッセージが送信されます。
問題がなければ保存し、トリガーをONにすると、設定が完了です。

Google Driveを使ったその他の自動化例

他にもGoogle Driveを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

kintoneにレコードが登録されたら、Google Driveにフォルダを自動作成するテンプレートもあります。
この連携は、フォルダ作成の手間を省くと同時に、フォルダの作成漏れも防止できるのでおすすめです！

2.Google スプレッドシートで行が更新されたらGoogle Driveのファイル名を変更する

Google スプレッドシートに登録された内容の更新にあわせて、Google Driveのファイル名を自動で変更するテンプレートです。
Google スプレッドシートの情報を更新した際に、ファイル名の変更を忘れてしまいがちな方に、おすすめのフローです！

3.Google Driveにファイルが作成されたらGoogle Chatに通知する

Google Driveにファイルが作成されたことを、Google Chatに自動通知するテンプレートです。
この連携は、フォルダが作成されたことを確認する手間を省きたい管理者や、フォルダの作成を関係者へスムーズに通知したい方におすすめのテンプレートです！

まとめ

Sansanに名刺を登録するだけで、自動的にGoogle Driveにフォルダを作成できる仕組みを紹介しました。
このフローを活用すれば、取引先ごとのフォルダ作成が自動化され、管理の手間を削減できるはずです！
さらに、Slackと連携すればフォルダ作成の通知も自動でできるので、チーム内の情報共有をスムーズにしたい方にもおすすめです。
今回紹介した自動化を導入し、ぜひ業務効率をアップさせましょう！
Yoomなら、アプリ同士を簡単に連携でき、すぐに利用することもできます。
あなたもこの機会に自動化を導入して、もっと快適な働き方を体験してみてくださいね！