■概要
Sansanで新しい名刺を登録するたびに、関連資料を保管するためGoogle Driveに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな手間になり、フォルダ名の命名規則を間違えるといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Sansanに名刺が登録されたことをきっかけに、指定したGoogle Drive上に企業名のフォルダを自動で作成し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Sansanで得た名刺情報を元に、Google Driveで顧客フォルダを手動で作成している方
- 名刺登録後のフォルダ作成業務で、作成漏れや命名ミスなどの課題を感じている方
- 顧客情報の管理体制を標準化し、営業活動の生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Sansanへの名刺登録をトリガーにフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の品質を均一に保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SansanとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSansanを選択し、「名刺情報が登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションで、登録された企業名のフォルダが既に存在するか確認します。
- 「分岐機能」を使い、前段の検索でフォルダが見つからなかった場合のみ、後続のアクションに進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、Sansanから取得した企業名で新しいフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、特定の条件を設定して処理を分けることが可能です。例えば「フォルダが存在しない場合にのみフォルダ作成に進む」といった条件を自由にカスタマイズできます。
- Google Driveでフォルダを作成するアクションでは、どの親フォルダ配下に新しいフォルダを作成するかを、フォルダIDで任意に指定することができます。
■注意事項
・Google DriveとSansanのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプラン、チームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
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