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Google Meetでの会議後、録画データの管理に手間取っていませんか？
手動でダウンロードし、適切なフォルダに保存し、必要な人に送信する…この一連の作業、意外と時間がかかりますよね。
特に、複数の会議が続くと、どこに何を保存したのか分からなくなることも。
しかし、Yoomではこのプロセスを自動化することができます。
今回はGoogle Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しGmailに通知する方法を画像付きで分かりやすく紹介します。
忙しいあなたの業務を、もっとスムーズにしましょう。
[Yoomとは]
Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しGmailに通知する方法
Google MeetのAPIを利用してを会議の録画データを受け取り、
Google Driveの提供するAPIを用いてそれを格納し、
録画データをGmailで送信することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
Yoomを利用していない方は、こちらから会員登録をしてください。すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要 Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しGmailに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット Google Meetで作成された録画データを手作業で共有するのは、時間も手間もかかり非効率です。 このテンプレートを活用することで、Google Meetで行われた会議の録音データを自動でメールで送付することができます。
会議終了後スムーズに録画データが自動で通知されるため、手作業の手間が省け、対象者に音声ファイルを迅速に共有することができます。
手作業を省いて、円滑な情報共有を行うことで、業務効率化につながります。
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogle MeetとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Google Meetと検索し、ログインしましょう。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
続いてGoogle Drive・Gmailと連携します。
この2つもログインを進めると先ほどと同じ画面になるので、問題なければ続行をクリックしましょう。
Google Meet・Google Drive・Gmailがマイアプリに連携されたらOKです。
ステップ2:トリガーやアクションを設定
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要 Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しGmailに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット Google Meetで作成された録画データを手作業で共有するのは、時間も手間もかかり非効率です。 このテンプレートを活用することで、Google Meetで行われた会議の録音データを自動でメールで送付することができます。
会議終了後スムーズに録画データが自動で通知されるため、手作業の手間が省け、対象者に音声ファイルを迅速に共有することができます。
手作業を省いて、円滑な情報共有を行うことで、業務効率化につながります。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「会議が終了したら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更可能です。
先ほど連携したアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を入力してください。
会議の長さに合わせて選択してください。
テストし、アウトプットに会議詳細が取得できたら保存します。
続いて「待機する」をクリックしましょう。
こちらの設定は任意です。
会議が60分を超える場合、設定を行います。
※会議時間が60分を超えないことが明らかな場合などは、トリガー起動間隔を意図的に60分などにし起動タイミング自体を遅延させることで、待機を挟まないで処理が行える場合もあるそうです。
続いて「レコーディング情報を取得」をクリックしましょう。
こちらもアカウント情報を確認し、次に進みます。
設定されているので、変更せずテストします。
こちらも以下のアウトプットが取得できたら保存します。
続いて「ファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。
次に進み、ファイルIDは変更せずテストします。
アウトプットを確認し、保存します。
続いて「Gmailを送付する」をクリック。
連携するアカウント情報を確認し、メール内容を設定します。
本文は、以下のように設定しました。
通知したい内容に合わせてカスタマイズしてくださいね。
添付ファイルの設定も変更せず、次に進みます。
メール送信内容を確認し、保存して終了です。
ここまでお疲れさまでした!
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
さらに自動化するには
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。
録画データをOne Driveにアップロードする
録画データをOne Driveでも管理している場合、こちらが便利です。
手動作業でのアップロード漏れが防げます。
Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しSlackへ通知する方法
続いて、GmailをSlackに変更した場合の設定方法を説明します。先ほどと同様、テンプレートをコピーしてください。
■概要 Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しSlackへ通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット リモート会議が増える中、Google Meetでの会議録画を行う方が増えています。しかし、録画データの整理や共有に時間がかかるのは、貴重な時間を浪費することになります。 このフローを活用するれば、会議終了後の録画データファイルをSlackで送信します。
会議の録画管理と情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。
これにより、会議終了後すぐにSlackへ通知が届くため、チーム全体で素早く録画データにアクセスが可能になります。
迅速なファイル共有によって、業務の進行スピードの加速にもつながります。
こちらもステップ4の「ファイルをダウンロードする」までは先ほどのフローと同様に設定します。
設定が終わったら赤枠の「ファイルを送る」を選択しましょう。
※追加できるファイルのサイズ上限は1GB です。(公式ヘルプ)
連携したアカウント情報を確認し、次に進みます。
Google Meetで会議が終了したら、録画データをダウンロードしてBoxへ自動格納する方法
続いて、GmailをBoxに変更した場合の設定方法を説明します。
先ほどと同様、テンプレートをコピーしてください。
■概要 Google Meetでの会議後、録画データを手動でダウンロードしてBoxへ格納する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。重要な会議の記録を確実に保管したいものの、こうした単純作業は負担になりがちであり、格納漏れなどのミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をきっかけに、録画データを自動でBoxに格納できるため、こうした課題を解消し、確実な情報共有と管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
こちらもステップ4の「ファイルをダウンロードする」までは先ほどのフローと同様に設定します。
設定が終わったら赤枠の「ファイルをアップロード」を選択しましょう。
※Boxにアップロードできる最大ファイルサイズはアカウントの種類により異なります。
詳細はこちらから。
Google Meetを使ったその他の自動化例
その他にも、YoomにはGoogle Meetを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.Google Meetで会議終了後、会議内容を議事録化してGoogle Chatに通知するフローです。
会議終了後に内容を思い出しながら議事録を作成するのは時間がかかります。
このフローであれば録画データを文字起こしし、内容を要約してくれるので便利です。
■概要 オンライン会議後の議事録作成は、録画データの確認や文字起こし、要約など多くの手間がかかるのではないでしょうか。重要な会議ほど、迅速かつ正確な情報共有が求められますが、手作業では時間もかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーに、録画データからAIが議事録を自動作成し、Google Chatへ通知までの一連の流れを自動化できます。これにより、議事録作成の課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
2.Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容をGoogle Chatに通知するフローです。
アップロードされた画像の情報を手動で読み取って通知する作業は、作業者によって差が出やすいです。
このフローであればGeminiが一貫して画像解析し、Google Chatに自動通知してくれるので内容にも差が出づらいでしょう。
■概要 Google Driveにアップロードされる大量の画像ファイル、その内容確認やチームへの共有を手作業で行うのは手間がかかり、報告漏れのリスクも伴います。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
特に、視覚的な情報共有が重要な業務では、迅速かつ正確な伝達が求められるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに画像がアップロードされると、Geminiが自動で画像内容を解析し、その結果を即座にGoogle Chatへ通知します。
画像確認のプロセスを自動化し、スムーズな情報共有を実現します。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
3.Google Meetで会議が終了したらLINE WORKSに通知するフローです。
会議が終了したことを自動通知してくれます。
会議参加者に用事がある場合、わざわざ会議を確認しなくて良いので便利です。
■概要 Google Meetで会議が終了したらLINE WORKSに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.リモート会議でGoogle meetを使用する方 ・定期的なミーティングでGoogle meetを使用するチームメンバー ・Google meetを使用してクライアントと打ち合わせをしている方 2.コミュニケーションツールとしてLINE WORKSを使用する方 ・チーム内の連絡手段としてLINE WORKSを活用している方 ・Google meetの会議終了連絡をLINE WORKSで受け取りたい方 ■このテンプレートを使うメリット Google meetは場所を問わず会議を開催できるため、リモート会議に適したツールです。 このテンプレートは、Google meetで会議が終了するとLINE WORKSに通知をすることができます。 ■注意事項 ・Google Meet、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。 ・LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法はこちらをご参照ください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
しかし、会議に参加していないメンバーだとGoogle meetの会議の状況を確認するのは手間で、会議参加者に用件がある場合タイミングを見計らう必要があります。
会議に参加していないメンバーでも会議の状況をスピーディーに把握できるため、会議参加者へ用件がある場合、スムーズに伝達をすることができます。
まとめ
今回は「Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しGmailに通知する」フローボットを紹介しました。
一連の流れを自動化することで、面倒な手作業を削減できるでしょう。
一度設定してしまえば、会議が終了するたびに自動で処理が行われるため、「どこに保存したっけ？」「送り忘れたかも…」と悩むことから解放されるはずです。
さらに、SlackやBoxとの連携も可能なので、あなたの業務フローに合わせた最適な形にカスタマイズできます。
業務効率化は、ちょっとした工夫の積み重ね。
毎日の小さな手間を減らすことで、本当に集中すべき仕事に時間を割けるようになるでしょう。
ぜひこの自動化の仕組みを活用して、よりスムーズでスマートな働き方を手に入れてください！
