会議の録画・音声データを手間なく管理！Google Meet×Google Drive×Gmailの活用術

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogle MeetとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

Google Meetと検索し、ログインしましょう。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。

続いてGoogle Drive・Gmailと連携します。
この2つもログインを進めると先ほどと同じ画面になるので、問題なければ続行をクリックしましょう。
Google Meet・Google Drive・Gmailがマイアプリに連携されたらOKです。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。

そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「会議が終了したら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更可能です。
先ほど連携したアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を入力してください。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

会議の長さに合わせて選択してください。

テストし、アウトプットに会議詳細が取得できたら保存します。

続いて「待機する」をクリックしましょう。
こちらの設定は任意です。
会議が60分を超える場合、設定を行います。

※会議時間が60分を超えないことが明らかな場合などは、トリガー起動間隔を意図的に60分などにし起動タイミング自体を遅延させることで、待機を挟まないで処理が行える場合もあるそうです。

続いて「レコーディング情報を取得」をクリックしましょう。
こちらもアカウント情報を確認し、次に進みます。
設定されているので、変更せずテストします。

こちらも以下のアウトプットが取得できたら保存します。

続いて「ファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。
次に進み、ファイルIDは変更せずテストします。

アウトプットを確認し、保存します。

続いて「Gmailを送付する」をクリック。
連携するアカウント情報を確認し、メール内容を設定します。

• To:問い合わせ内容を送信したいアドレスを設定してください。

本文は、以下のように設定しました。
通知したい内容に合わせてカスタマイズしてくださいね。

添付ファイルの設定も変更せず、次に進みます。

メール送信内容を確認し、保存して終了です。
ここまでお疲れさまでした!

以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。

さらに自動化するには

Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。

録画データをOne Driveにアップロードする

録画データをOne Driveでも管理している場合、こちらが便利です。
手動作業でのアップロード漏れが防げます。

Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しSlackへ通知する方法

続いて、GmailをSlackに変更した場合の設定方法を説明します。先ほどと同様、テンプレートをコピーしてください。

こちらもステップ4の「ファイルをダウンロードする」までは先ほどのフローと同様に設定します。
設定が終わったら赤枠の「ファイルを送る」を選択しましょう。

※追加できるファイルのサイズ上限は1GB です。(公式ヘルプ)

連携したアカウント情報を確認し、次に進みます。

• 投稿先のチャンネルID:表示された候補から選択してください。

• メッセージ:取得したアウトプットを利用して設定します。

• ファイルの添付方法:画像の通り設定してください。

Google Meetで会議が終了したら、録画データをダウンロードしてBoxへ自動格納する方法

続いて、GmailをBoxに変更した場合の設定方法を説明します。
先ほどと同様、テンプレートをコピーしてください。

こちらもステップ4の「ファイルをダウンロードする」までは先ほどのフローと同様に設定します。
設定が終わったら赤枠の「ファイルをアップロード」を選択しましょう。

※Boxにアップロードできる最大ファイルサイズはアカウントの種類により異なります。
詳細はこちらから。

• ファイル名:拡張子を含み、設定してください。
• 格納先フォルダのコンテンツID:任意で設定してください。
• ファイルの添付方法:画像の通り設定してください。

Google Meetを使ったその他の自動化例

その他にも、YoomにはGoogle Meetを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!

1.Google Meetで会議終了後、会議内容を議事録化してGoogle Chatに通知するフローです。

会議終了後に内容を思い出しながら議事録を作成するのは時間がかかります。
このフローであれば録画データを文字起こしし、内容を要約してくれるので便利です。

2.Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容をGoogle Chatに通知するフローです。

アップロードされた画像の情報を手動で読み取って通知する作業は、作業者によって差が出やすいです。
このフローであればGeminiが一貫して画像解析し、Google Chatに自動通知してくれるので内容にも差が出づらいでしょう。

3.Google Meetで会議が終了したらLINE WORKSに通知するフローです。

会議が終了したことを自動通知してくれます。
会議参加者に用事がある場合、わざわざ会議を確認しなくて良いので便利です。

まとめ

今回は「Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しGmailに通知する」フローボットを紹介しました。
一連の流れを自動化することで、面倒な手作業を削減できるでしょう。
一度設定してしまえば、会議が終了するたびに自動で処理が行われるため、「どこに保存したっけ？」「送り忘れたかも…」と悩むことから解放されるはずです。
さらに、SlackやBoxとの連携も可能なので、あなたの業務フローに合わせた最適な形にカスタマイズできます。
業務効率化は、ちょっとした工夫の積み重ね。
毎日の小さな手間を減らすことで、本当に集中すべき仕事に時間を割けるようになるでしょう。

ぜひこの自動化の仕組みを活用して、よりスムーズでスマートな働き方を手に入れてください！