Google Meetで会議終了後、会議内容を議事録化してGoogle Chatに通知する

■概要

オンライン会議後の議事録作成は、録画データの確認や文字起こし、要約など多くの手間がかかるのではないでしょうか。重要な会議ほど、迅速かつ正確な情報共有が求められますが、手作業では時間もかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーに、録画データからAIが議事録を自動作成し、Google Chatへ通知までの一連の流れを自動化できます。これにより、議事録作成の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Meetでの会議が多く、議事録作成に手間を感じているビジネスパーソンの方
• 会議内容の要点を迅速にチームへ共有したいと考えているプロジェクトリーダーの方
• AIを活用して、会議後の情報共有プロセスを効率化したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• 会議終了後、録画の文字起こしからAIによる要約、通知までが自動化され、議事録作成にかかる時間を短縮できます。
• 議事録のフォーマットや共有方法が統一されるため、業務が標準化され、担当者による品質のばらつきを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Meet、Google Drive、Google ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、会議が終了したタイミングでフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションで待機機能を設定し、会議の録画データがGoogle Driveに保存されるまで一定時間待機します。
4. 次に、Google Driveから最新の録画データを取得し、音声文字起こし機能でテキストデータに変換します。
5. 次に、AI機能を設定し、文字起こししたテキストを指定の条件で要約します。
6. 最後に、Google Chatの「メッセージを投稿する」アクションを設定し、要約した議事録を指定のスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能による要約では、文字起こししたテキストだけでなく、会議名や参加者などの情報を変数として組み合わせ、独自のプロンプトで要約条件を自由にカスタマイズできます。
• Google Chatへの通知は、通知先のスペースや宛先を任意で設定できるほか、メッセージ本文も自由に編集可能です。会議名や要約結果を変数として埋め込み、分かりやすい通知を作成できます。

■注意事項

• ‍‍Google Meet、Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
• ‍OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。