Google Meetで会議が終了したら、録画データをダウンロードしてBoxへ自動格納する

■概要

Google Meetでの会議後、録画データを手動でダウンロードしてBoxへ格納する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。重要な会議の記録を確実に保管したいものの、こうした単純作業は負担になりがちであり、格納漏れなどのミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をきっかけに、録画データを自動でBoxに格納できるため、こうした課題を解消し、確実な情報共有と管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Meetでの会議が多く、録画データをBoxで管理している方
• 会議後の録画データのダウンロードやアップロード作業を効率化したい方
• 手作業によるファイルの格納漏れを防ぎ、情報共有を徹底したいチームのリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• 会議終了後に自動で録画データがBoxへ格納されるため、これまで手作業に費やしていたダウンロードやアップロードの時間を削減できます。
• 手動での作業で起こりがちなファイルの保存忘れや格納ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報資産の管理に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Meet、Google Drive、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Meetのアプリトリガーを設定し、会議の終了をフローボット起動のきっかけとします。
3. オペレーションで待機機能を設定し、録画データがGoogle Driveに保存されるまで一定時間待機させます。
4. 次に、オペレーションでGoogle Meetのアクションを設定し、終了した会議の情報を取得します。
5. 続けて、オペレーションでGoogle Driveのアクションを設定し、会議情報に紐づく録画ファイルをダウンロードします。
6. 最後に、オペレーションでBoxのアクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダへ格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Meetのトリガー設定では、会議終了を検知するポーリング（確認）間隔などを任意で設定してください。
• Google Meetのオペレーション設定では、どの会議の録画データを対象とするか、会議IDを指定する必要があります。
• Google Driveのオペレーション設定では、ダウンロードしたい録画データのファイルIDを正しく指定してください。
• Boxにファイルを格納するオペレーションでは、保存する際のファイル名や格納先となるフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。

■注意事項

• Google Meet、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「待機する」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。

　　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924