手間なしでGoogle Meetの議事録作成！会議終了後に自動でGoogle Chatでチームと情報共有方法は？

フローのおおまかな流れは以下の通りです。

• YoomとGoogle Meet・Google Chatをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• フローの詳細設定(7ステップ)
• トリガーをON

設定のステップが多く感じるかもしれませんが、難しい設定はありませんので安心してください！

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

[Yoomとは]

ステップ1：YoomとGoogle Meet・Google Chatをマイアプリ連携

まずは今回のフローで使用するアプリと、Yoomを連携しましょう。
Yoomの左側メニューから「＋新規接続」をクリックしてください。

検索欄が出てきたら、アプリ名を入力しましょう。

Google Chatは「(OAuth)」法を選択します。

その後「Sign in with Google」をクリックして、連携を開始しましょう。

クリックをすると、Yoomの画面に戻ります。

連携には2項目の入力が必要です。ヘルプページを参考に、値を取得しましょう。
Google Cloud Platformにログインして、新しいプロジェクトを作成します。

プロジェクトを作成したら、左側メニューからライブラリへと移動します。

Google Chatを検索し、APIを有効化します。

有効化をしたら「構成」のタブを開いて、ヘルプページに従って設定を進めましょう。

すべて設定をして、Yoomの画面で必要な情報を入力し「登録する」をクリックしたらマイアプリ連携完了です。

Google Meetのマイアプリ連携は、Google Chatと同様に「Sign in with Google」をクリックした後に連携を許可するだけでOKです！

マイアプリ一覧に追加されていることを確認しておきましょう。

続いて、フローの詳細設定に移ります。
下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておきましょう。

ステップ2：アプリトリガー設定

まずはGoogle Chatでトリガー設定を行います。
1ページ目はマイアプリ連携をしたGoogle Meetのアカウント情報が反映されています。

アカウント情報を確認し、必要であればタイトルを修正したら次に進んでください。
複数のGoogleアカウントと連携していると、違うものが選択されている場合があるので注意しましょう！

‍次に、トリガーの起動間隔を設定します。

トリガーの起動間隔はプランによって選択できない場合があるので、注意してください。
頻繁にミーティングがない場合は30分や60分などの間隔でも良いでしょう。

設定をしたらアウトプットのサンプル値を取得するために、ご自身が主催者のミーティングを開き、終了させてから「テスト」をクリックしてください。
※Google Meetの録音情報は有料アカウントのみ取得可能です。

テストが成功すると、上記アウトプットに詳細な値が反映されます。

IDや時刻などのアウトプットはこれから後の設定で使用します。正しく反映されていることが確認出来たら「保存する」でトリガーの設定は完了です。

ステップ3：待機の設定

続いて、待機の設定です。
会議終了直後にレコーディング情報を取得するとエラーが出る場合があるので、ここではある程度の間隔を設定しておきましょう。

待機時間(秒～日)を直接設定するか、特定の日時(次の○○日など)を指定することができます。
設定ができたら「保存する」で待機の設定は完了です。

ステップ4：レコーディング情報を取得する設定

続いて、会議のレコーディング情報を取得しましょう。
1ページ目はアカウント情報の確認と、タイトルの修正のみです。

API接続設定の画面では、取得した「会議ID」のアウトプットが反映されているはずです。

アウトプットが反映されていたら、このままテストを実行してください。会議終了直後でエラーが出る場合は少し時間をおいてから再テストしましょう。

テストが成功すると、録音のリソース名などの項目に詳細情報が反映されたアウトプットが取得できているはずです。
確認ができたら「保存する」でレコーディング情報取得の設定は完了です。

ステップ5：ファイルをダウンロードする設定

次に、取得した情報をAI処理するためにファイルのダウンロードを行います。

これまでどおり、最初にアカウント情報とタイトルの修正をしたら、API接続画面に進みます。

1つ前の設定で取得したファイルIDのアウトプットが反映されています。
念のためファイルサイズを確認したうえで「テスト」をクリックしてください。

無事にテストが成功したら、保存をしてファイルダウンロードの設定は完了です。

ステップ6：ファイルデータを文字起こしする設定

次に、AI機能を使って音声ファイルデータを文字起こしします。

音声の文字起こし機能は、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープラン・ミニプランでは使用できず、エラーとなるためご注意ください。
なお、有料プランは2週間の無料トライアルが可能で、その期間中は制限対象のAI機能も利用できます。

まずは、アクションの設定です。

会議の長さと、タスク数を考慮したうえでアクションを決めて次に進みます。

文字起こしの対象になるファイルは「Google Driveからの取得ファイル」を候補から選択してテストをします。
テストが成功し、解析結果のアウトプットの内容と会議の内容が合致していることを確認したら「保存する」で文字起こしの設定は完了です！

ステップ7：要約の設定

残す設定は後2つです！次に、文字起こししたデータを要約するための設定です。
‍数分の会議ならそのままでいいかもしれませんが、60分の会議の文章をすべて読むのは余計な手間ですからね。

まずは、アクションの設定です。

「文章の要約」のアクションの中から、選択します。

次に、要約のための詳細設定をしましょう。

要約対象のテキストは、文字起こしの設定で取得した解析結果を使用するので上記のようにアウトプットから選択しましょう。

その他、文字数と要約の条件を指定したらテストをして要約結果のアウトプットを取得しましょう。
アウトプットが確認出来たら「保存する」で要約の設定は完了です。

ステップ8：Google Chatにメッセージを送信する設定

最後の設定は「メッセージを送信」です。これまでに取得した情報をGoogle Chatに通知させましょう。
1ページ目は、これまで同様にアカウント情報とタイトルの修正です。

次に、Google Chatに通知する内容を設定しましょう。

アウトプットを活用しながらメッセージ内容を設定します。
固定の文章を入れたい場合は、アウトプットではなく直接手入力をしてください。

スペースのリソース名は候補から選択し、メッセージ内容が入力できたら「テスト」をクリックしてGoogle Chatを確認しましょう！
テストが成功し、指定通りの内容で通知が届いたら「保存する」ですべての設定は完了です。お疲れさまでした！

トリガーをONにすることを忘れないようにしてください。

これでフローが動き出し、会議の内容が要約された議事録が自動作成され、Google Chatに通知されるようになりました！
設定したフローは以下のものです。

さらに自動化するには

今回のフローはAI機能を活用しました。さらに「翻訳機能」を使って英語に自動翻訳を追加することもできます。

チーム内で多言語を使用している場合などに便利ですね。
AIを活用すれば、翻訳と共有の手間が一度に省けます。これまでに英訳に手間を取られていた方はぜひ試してみてください！

次からは、Yoomで利用できる応用フローを2つ紹介します。

Google Meetの会議を自動で文字起こしし、議事録をGoogleドキュメントに追加する方法

会議の議事録を通知ではなく、Google ドキュメントに蓄積できるフローです。

文字起こしと要約の後にGoogle ドキュメントに議事録を登録できます。

設定方法は、ほとんどかわりませんがドキュメントIDを指定してから追加したい情報を入力します。

その都度通知を受け取ると大変、という方はデータ蓄積型のこちらのフローもおすすめです！

Google Meetで会議終了後、会議内容を議事録化してBacklogに追加する方法

次に紹介するのは、通知ではなくBacklogに追加できるフローです

Googleアカウントではなく、別のアプリに情報を追加したい方におすすめです！
kintoneなどのアプリでも応用できそうですね。

<span class="mark-yellow"会議データを活用してタスク管理もできるため、内容によってはこちらのフローのほうが効率的です。</span>

これまで紹介したフローよりは少し細かい設定が必要ですが、おおむね内容は同じです。

会議の件名などより詳細な設定が可能なので、アウトプットを活用しながら設定してみてください。

Google Meetを使ったその他の自動化例

他にもGoogle Meetを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。 

フォーム送信でGoogleカレンダーの予定を自動作成

イベントやミーティングの申し込みフォームが送信されると、Googleカレンダーに自動で予定を作成し、メールでリンクを送信するフローです。

<span class="mark-yellow">手作業なしでスケジュール登録が完了するので、管理の手間を大幅に減らせます。</span> 特に、ウェビナーや面談予約などで活用すると、予定の共有がスムーズになり、参加者の準備も進めやすくなるでしょう。

Google Meetの録画データを自動でBoxに保存

Google Meetの会議が終わったら、録画データを自動でダウンロードし、Boxに保存するフローです。

会議が終わるたびに手動で録画を整理する手間がなくなり、<span class="mark-yellow">チーム全員がいつでも簡単に録画を確認できるようになります。</span> 情報共有の効率が上がるので、後から内容を見返したいときにも便利です。

Google Meetの終了をDiscordに通知

Google Meetで会議が終わると、自動でDiscordへ通知するフローです。チームの誰がいつ会議を終えたのかがすぐに分かり、<span class="mark-yellow">リモートワークでも進行状況をリアルタイムで共有できます。</span> 

特に、複数のツールを使う環境では、会議完了のタイミングを一目で把握できるのが魅力です。

まとめ

Google Meetの会議内容をスムーズに記録し、チームで共有できると、業務の負担が減り、作業の効率も上がります。Yoomなら、<span class="mark-yellow">プログラミングの知識がなくても、簡単に会議の議事録を自動作成・共有できます。</span>

今回紹介した方法を活用すれば、会議の内容をしっかり残しつつ、記録作業にかかる時間を削減できます。手間を減らして、より重要な業務に集中するために、まずはYoomに無料登録して、便利な機能を試してみませんか？