Google Meetで会議終了後、会議内容を議事録化してBacklogに追加する

■概要

Google Meetでの会議後、録画データを確認しながら議事録を作成し、Backlogへ転記する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや抜け漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をきっかけに、AIによる議事録の自動作成からBacklogへの課題起票までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Meetでの会議が多く、議事録作成に時間を取られている方
• 会議内容の共有をBacklogで行っており、転記作業を効率化したい方
• 会議の決定事項やタスクの抜け漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• 会議後の文字起こし、要約、Backlogへの起票までが自動化され、これまで手作業で行っていた議事録作成の時間を削減できます。
• 手作業による情報の聞き逃しや転記ミスを防ぎ、重要な決定事項やタスクの共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Meet、Google Drive、BacklogをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」フローが起動するように設定します。
3. オペレーションで待機機能を追加し、会議の録画データが生成されるまで処理を一時停止させます。
4. 続いて、Google Meetで録画データを取得し、Google Driveに保存するよう設定します。
5. オペレーションで音声文字起こし機能を選択し、保存された録画データからテキストを抽出します。
6. 次に、AI機能で文字起こししたテキストを要約し、議事録として整形します。
7. 最後に、Backlogの「課題を追加する」アクションで、AIが生成した議事録を記載した課題を自動で起票するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能での要約では、プロンプトをカスタマイズすることで「決定事項」「確認事項」「次回までのToDo」など、指定のフォーマットで議事録を生成できます。
• Backlogに課題を起票する際、件名や詳細にAIが要約した内容を動的に設定できるほか、プロジェクトや担当者、期限日なども任意に指定することが可能です。

■注意事項

• Google Meet、Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。