Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド勤怠Plusを連携して、Google スプレッドシートで従業員情報が追加されたらマネーフォワード クラウド勤怠Plusに登録する方法

Google スプレッドシートなどのデータベースで従業員情報を管理している場合、入力した情報を様々なID発行やユーザー登録にそのまま使用できれば便利です。中でも、勤怠システムへの従業員登録は、シフト表の作成や初回勤務時の打刻に間に合わせるため、入社日より前にスムーズに行っておきたいものです。

本記事では、Google スプレッドシートとクラウド勤怠管理システムマネーフォワード クラウド勤怠Plusの連携のメリットと、従業員登録を自動化する方法をお伝えします。
手入力による転記ミスを防ぎ、作業時間を短縮するためにも、ノーコードツールであるYoomを使用して連携と自動化をお試しください。

Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド勤怠Plusを連携するメリット

Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド勤怠Plusの連携には、以下のようなメリットがあります。

メリット1. 従業員情報の一元管理が可能になる

Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド勤怠Plusを連携して情報を同期することで、従業員情報の管理を一元化することができます。マネーフォワード クラウド勤怠Plus上で従業員情報を再入力する手間を減らし、データの整合性を保つことが期待できます。人事担当者が新入社員の情報をGoogle スプレッドシートに入力するだけで情報がマネーフォワード クラウド勤怠Plusへ自動で反映されるため、二重登録や転記漏れのリスクが減少します。

メリット2. 勤怠管理の効率化が図れる

従業員の勤怠情報をGoogle スプレッドシート上で管理し、それをマネーフォワード クラウド勤怠Plusに自動的に連携することが可能です。従業員はどこからでも勤怠情報を入力することができ、管理者はリアルタイムに正確な勤怠情報を把握することができます。
リモートワーク、外勤が主となる場合、フレックスタイムで働いている場合などでも、管理者はマネーフォワード クラウド勤怠Plusに登録された勤怠情報の確認が可能です。多様な働き方を導入している企業に、特におすすめです。

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド勤怠Plusの連携フローの作り方

それでは、実際にGoogle スプレッドシートとマネーフォワード クラウド勤怠Plusの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。

テンプレートを使ったGoogle スプレッドシートで従業員情報が追加されたらマネーフォワード クラウド勤怠Plusに登録する業務フローの作成手順を説明します。

はじめる前に

1.Yoomにログインしてください。

2.以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。

Google スプレッドシートで従業員情報が追加されたらマネーフォワード クラウド勤怠Plusに登録する

試してみる

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■概要

従業員情報をGoogle スプレッドシートで管理し、その情報をマネーフォワード クラウド勤怠Plusへ都度手作業で登録していませんか？この転記作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報が追加されるだけで、マネーフォワード クラウド勤怠Plusへの登録を自動で実行できるため、こうした課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド勤怠Plusで従業員情報を管理している人事労務担当者の方
• 従業員情報の登録作業を自動化し、手入力によるミスを防ぎたいと考えているチームリーダーや管理職の方
• 入社手続きなどの定型業務を効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの情報追加をトリガーとして、マネーフォワード クラウド勤怠Plusへ自動で従業員が登録されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記がなくなることで、従業員情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■ワークフローの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド勤怠PlusをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定して、監視対象のシートを指定します。
3. 次に、オペレーションでマネーフォワード クラウド勤怠Plusの「従業員を追加」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をマッピングします。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、登録が完了した行にステータスなどを追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、従業員情報を管理している任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください。
• マネーフォワード クラウド勤怠Plusのオペレーション設定では、お使いの環境に応じたAPIトークンや企業IDを設定してください。

■注意事項

• Google スプレッドシート、マネーフォワード クラウド勤怠PlusのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• マネーフォワード クラウド勤怠Plusはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、「料金プランのページ」をご参照ください。
• Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。

詳細を見る 試してみる

ステップ1:Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド勤怠Plusのマイアプリ連携

※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。

Googleスプレッドシートとマネーフォワード クラウド勤怠PlusをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。

基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。

2. 次に、マネーフォワード クラウド勤怠Plusを検索してください。
任意のアカウント名と、取得したアクセストークンを入力して「追加」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。
※ マネーフォワード クラウド勤怠Plusは、ミニプラン以上をご利用の方向けのアプリです。フリープランやパーソナルプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているマネーフォワード クラウド勤怠Plusも問題なくお試しいただけます。詳細は料金プランのページで紹介しているので、ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。

ステップ2:Google スプレッドシートの行が追加されたら起動するトリガーの設定

1.コピーしたテンプレートを開きます。

2.ワークフローの「アプリトリガー 行が追加されたら」をクリックします。

3.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。「アプリトリガーのタイトル」を必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

4.アプリトリガーのAPI接続設定をします。欄下の注記を参考に、各項目の入力・選択を行ってください。※下図は入力例です。 

5.テストが成功したら、「完了」をクリックしてください。

ステップ3:マネーフォワード クラウド勤怠Plusに従業員情報を登録するアクションの設定

1.ワークフローの「アプリと連携する 従業員を追加」をクリックします。

2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

3.API接続設定をします。「ドメイン」「APIトークン」「企業ID」を任意で設定してください。

5.テストを行い、成功したら「完了」をクリックしてください。

ステップ4:Google スプレッドシートのレコードを更新するアクションの設定

※マネーフォワード クラウド勤怠Plusの組織IDや従業員登録を行った日付などの情報をGoogle スプレッドシートに反映することができます。

1.ワークフローの「データベースを操作する レコードを更新する」を選択します。

2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。・タイトル：必要に応じて変更してください。・「データベースの連携」の各項目：欄下部の注記を参考に入力・選択してください。※下図は入力例です。 設定が完了したら、「次へ」をクリックします。 

3.データベース操作の詳細設定をします。条件と更新後の値を、これまで取得した取得した値を活用して入力してください。※下図は入力例です。

4.テストを行い、成功したら「完了」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で、Google スプレッドシートで従業員情報が追加されたらマネーフォワード クラウド勤怠Plusに登録するフローの完成です。

その他のGoogle スプレッドシートを使った自動化の例

他にもGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Googleスプレッドシートの従業員情報は、新規登録だけでなく更新の場合もマネーフォワード クラウド勤怠Plusへ自動で同期できます。最新情報が常にマネーフォワード クラウド勤怠Plusへ反映されることで、最新の情報をもとに各担当者が業務を行えます。

Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたらマネーフォワード クラウド勤怠Plusも更新する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド勤怠Plusで従業員情報をそれぞれ管理している場合、片方の情報を更新した際にもう片方へ手動で転記する作業が発生し、手間がかかるだけでなく入力ミスも起こりやすくなります。このワークフローを利用することで、Google スプレッドシートの従業員情報が更新されると、その内容がマネーフォワード クラウド勤怠Plusへ自動で反映されるため、二重入力の手間をなくし、常に正確な情報を維持できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド勤怠Plusで従業員情報を管理している人事労務担当者の方
• 複数のツールへの情報転記作業に時間を取られ、業務の非効率性を感じている方
• 手作業による従業員情報の更新ミスや、反映漏れをなくしたいと考えている管理職の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートの情報更新をトリガーに、マネーフォワード クラウド勤怠Plusのデータが自動で更新されるため、手作業での転記業務を効率化できます。
• 手作業によるデータ入力が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■ワークフローの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド勤怠PlusをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」アクションを設定し、対象のスプレッドシートやシートを指定します。
3. 最後に、オペレーションでマネーフォワード クラウド勤怠Plusを選択し、「従業員情報を更新」アクションを設定します。トリガーで取得した情報をマッピングし、従業員情報を更新するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたい任意のスプレッドシートIDやシート名などを設定してください。
• マネーフォワード クラウド勤怠Plusのオペレーション設定では、ご自身の環境に応じたAPIトークンや企業IDなどを正しく設定する必要があります。

■注意事項

• Google スプレッドシート、マネーフォワード クラウド勤怠PlusのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• マネーフォワード クラウド勤怠Plusはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、「料金プランのページ」をご参照ください。
• Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。

詳細を見る 試してみる

2.Googleスプレッドシートの情報を新たに入力した際、kintoneでもレコード追加を行うフローです。従業員に関するものを含めたさまざまな情報を、バックアップやデータ分析・加工用に自動で同期することができます。

Google スプレッドシートで行が追加されたらkintoneにレコードを追加する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで管理しているリストを、都度kintoneへ手入力する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでkintoneへのレコード追加が自動で実行されるため、こうしたデータ入力に関する課題を解消し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとkintoneを併用し、二重入力に手間を感じている方
• 手作業によるデータ転記での入力ミスや、対応漏れを防ぎたいと考えている方
• kintoneへのデータ登録業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの行追加をトリガーに、kintoneへ自動でレコードが登録されるため、データ転記作業の時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ移行が不要になることで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します。

■ワークフローの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとkintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでkintoneの「レコードの登録」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を各フィールドに紐付けます。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了した行にステータスなどを追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携対象としたいスプレッドシートのIDやシート名を任意で設定してください。
• kintoneへのレコード登録オペレーションでは、前段のトリガーで取得した値を引用し、任意のフィールドに情報を登録するように設定できます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。

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3.Googleスプレッドシートに入力された新たな情報をSlackで通知するフローです。自動通知により重要な情報をすぐに共有できるため、チームや関係者間が把握した情報をもとに業務をスムーズに進められます。

Google スプレッドシートで行が追加されたらSlackに通知する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで管理している情報を更新するたびに、手作業でSlackへ通知をしていませんか？このような定型的な報告業務は、手間がかかるだけでなく、通知の遅れや漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行追加をトリガーとして、指定したSlackチャンネルへ自動でメッセージを送信し、情報共有の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートでの情報更新を、都度Slackでチームに報告している方
• 手作業による通知のタイムラグや、報告漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
• チームや部署内の情報共有プロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートに行が追加されると自動でSlackに通知されるため、これまで手作業での報告に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
• 手作業による通知漏れやコピー＆ペーストの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確でスムーズな情報共有を実現します

■ワークフローの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、任意のチャンネルにメッセージを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視の対象としたいスプレッドシート、シート、およびテーブルの範囲を任意で指定することが可能です
• Slackへの通知メッセージは、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したGoogle スプレッドシートの各列のデータを変数として埋め込み、カスタマイズできます
• Slackへの通知先は、プロジェクトやチームごとなど、任意のパブリックチャンネルやプライベートチャンネルに設定できます

■注意事項

• Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。 
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 

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まとめ

Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド勤怠Plusの連携により、従業員情報の登録を自動化することが可能です。ミスの防止や再入力にかかる作業時間の短縮、情報管理の一元化を目指しましょう。

Yoomを使用することで、専門知識がなくてもノーコードで簡単に連携と自動化の設定を行えます。Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド勤怠Plusの間では、従業員情報だけでなく、勤怠情報の同期も可能なため、人事や労務の担当者はこの連携をぜひ試してみてください。