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Google スプレッドシートなどのデータベースで従業員情報を管理している場合、入力した情報を様々なID発行やユーザー登録にそのまま使用できれば便利です。中でも、勤怠システムへの従業員登録は、シフト表の作成や初回勤務時の打刻に間に合わせるため、入社日より前にスムーズに行っておきたいものです。
本記事では、Google スプレッドシートとクラウド勤怠管理システムAKASHIの連携のメリットと、従業員登録を自動化する方法をお伝えします。
手入力による転記ミスを防ぎ、作業時間を短縮するためにも、ノーコードツールであるYoomを使用して連携と自動化をお試しください。
Google スプレッドシートとAKASHIの連携には、以下のようなメリットがあります。
メリット1. 従業員情報の一元管理が可能になる
Google スプレッドシートとAKASHIを連携して情報を同期することで、従業員情報の管理を一元化することができます。AKASHI上で従業員情報を再入力する手間を減らし、データの整合性を保つことが期待できます。人事担当者が新入社員の情報をGoogle スプレッドシートに入力するだけで情報がAKASHIへ自動で反映されるため、二重登録や転記漏れのリスクが減少します。
メリット2. 勤怠管理の効率化が図れる
従業員の勤怠情報をGoogle スプレッドシート上で管理し、それをAKASHIに自動的に連携することが可能です。従業員はどこからでも勤怠情報を入力することができ、管理者はリアルタイムに正確な勤怠情報を把握することができます。
リモートワーク、外勤が主となる場合、フレックスタイムで働いている場合などでも、管理者はAKASHIに登録された勤怠情報の確認が可能です。多様な働き方を導入している企業に、特におすすめです。
[Yoomとは]
それでは、実際にGoogle スプレッドシートとAKASHIの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。
テンプレートを使ったGoogle スプレッドシートで従業員情報が追加されたらAKASHIに登録する業務フローの作成手順を説明します。
1.Yoomにログインしてください。
2.以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が追加されたらAKASHIに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・チームの進捗管理に使用している管理者
・シートにコメントを残してコミュニケーションを行う経営者
2.AKASHIを使用し、勤怠管理などを行う企業
・店舗のシフト表を作成する支店長
・従業員の勤怠管理を行う人事部門の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは従業員のあらゆる情報を管理するのに有効的なツールです。
その情報を基にしてAKASHIで従業員の勤怠管理を行うことで、人事部門の業務効率化を促進します。
しかし、Google スプレッドシートへ登録された従業員情報を改めてAKASHIに手入力することは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
手作業などの手間のかかる業務を自動化したいと考える方にこのフローは有効的です。
Google スプレッドシートに入力された従業員情報を引用し、AKASHIへもデータを登録するため、手作業の時間を短縮し、チームの生産性を高く保ちます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、AKASHIのそれぞれとYoomを連携してください。
・AKASHIのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1.左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックします。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、Google スプレッドシート、AKASHIをそれぞれ選択し、アプリを連携します。
※参考：AKASHIのマイアプリ登録方法
1.コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分に入力することで、任意のタイトルに変更可能です。
2.フローボットの「アプリトリガー 行が追加されたら」をクリックします。
3.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
「アプリトリガーのタイトル」を必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
4.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
欄下の注記を参考に、各項目の入力・選択を行ってください。
※下図は入力例です。
5.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1.フローボットの「アプリと連携する 従業員を追加」をクリックします。
2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定をします。
登録したい項目の設定を行ってください。
※ステップ2で取得したアウトプット情報の参照が可能です。
※下図は入力項目の一部であり、入力されたアウトプットは参照例です。
4.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
※AKASHIの組織IDや従業員登録を行った日付などの情報をGoogle スプレッドシートに反映することができます。
1.フローボットの「データベースを操作する レコードを更新する」を選択します。
2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：必要に応じて変更してください。
・「データベースの連携」の各項目：欄下部の注記を参考に入力・選択してください。
※下図は入力例です。
3.「次へ」をクリックします。
4.データベース操作の詳細設定をします。
条件と更新後の値を、これまで取得したアウトプット情報を活用して入力してください。
※下図は入力例です。
5.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、Google スプレッドシートで従業員情報が追加されたらAKASHIに登録するフローの完成です。
他にもGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Googleスプレッドシートの従業員情報は、新規登録だけでなく更新の場合もAKASHIへ自動で同期できます。最新情報が常にAKASHIへ反映されることで、最新の情報をもとに各担当者が業務を行えます。
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたらAKASHIも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートで情報管理を行う事務職の方
・同時にシートの編集を行いたいチームの責任者
2.AKASHIを使用し、勤怠管理などを行う企業
・月毎のシフト表を管理する支店長
・従業員の勤怠管理を行う人事部門の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは従業員に関する情報や資料を管理するのに有効的なツールです。
加えてAKASHIを日々の従業員管理に活用することで、人事業務を円滑に進めます。
しかし、Google スプレッドシートの従業員情報が更新されたら手動でAKASHIに反映させることは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。
手作業などの手間のかかる業務を自動化し、他の業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは有効的です。
Google スプレッドシートで編集された従業員情報を基にAKASHIのデータ更新を行い、手作業の手間を省き業務の効率化を促進します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、AKASHIのそれぞれとYoomを連携してください。
・AKASHIのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
2.Googleスプレッドシートの情報を新たに入力した際、kintoneでもレコード追加を行うフローです。従業員に関するものを含めたさまざまな情報を、バックアップやデータ分析・加工用に自動で同期することができます。
■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を、都度kintoneへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。こうした単純作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでkintoneへのレコード登録が自動で実行されるため、データ連携の課題を解消し、業務の正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3.Googleスプレッドシートに入力された新たな情報をSlackで通知するフローです。自動通知により重要な情報をすぐに共有できるため、チームや関係者間が把握した情報をもとに業務をスムーズに進められます。
■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を更新するたびに、手作業でSlackへ通知をしていませんか？このような定型的な報告業務は、手間がかかるだけでなく、通知の遅れや漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行追加をトリガーとして、指定したSlackチャンネルへ自動でメッセージを送信し、情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Google スプレッドシートとAKASHIの連携により、従業員情報の登録を自動化することが可能です。ミスの防止や再入力にかかる作業時間の短縮、情報管理の一元化を目指しましょう。
Yoomを使用することで、専門知識がなくてもノーコードで簡単に連携と自動化の設定を行えます。Google スプレッドシートとAKASHIの間では、従業員情報だけでなく、勤怠情報の同期も可能なため、人事や労務の担当者はこの連携をぜひ試してみてください。
