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ワークフローシステムの運用に際して、新たな取引先や商品ができる度にデータベースを確認しながら情報登録を行うと、時間や労力がかかってしまいがちです。データベース上の情報が自動でワークフローシステムに反映されれば、とても便利だと思いませんか？
本記事では、Google スプレッドシートとkickflowの連携により、Google スプレッドシートに追加された情報を基にkickflowの汎用マスタアイテムを自動作成する方法をご紹介します。この連携によって、取引先や商品などの情報をkickflowに再入力する手間を省き、業務効率の向上を図ることができます。Yoomを使ってプログラミング不要で簡単に連携する方法を解説しますので、ぜひお試しください。
1. データ入力におけるミスの減少
Google スプレッドシートに入力された情報が自動的にkickflowに反映されるため、手動でのデータ入力が不要になります。例えば、営業チームがGoogle スプレッドシートに新しい取引先情報を追加すると、その情報がkickflowの汎用マスタアイテムとして登録されます。これにより、データの誤入力や登録漏れ、二重登録などのミスが発生するリスクを低減させることができます。
2. 情報共有の迅速化
Google スプレッドシートに追加された情報がすぐにkickflowに反映されるため、チームや会社全体での最新情報の速やかな共有が可能です。例えば、商品管理チームが新しい商品情報をGoogle スプレッドシートに追加すると、その情報がすぐにkickflowに反映され、他の部門や部署でも最新の情報を基に業務を進めることができます。これにより、情報共有のタイムラグを減らし、迅速な意思決定を行えます。
[Yoomとは]
それでは、Google スプレッドシートとkickflowの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。
テンプレートを使って「Google スプレッドシートで行が追加されたらkickflowに汎用マスタアイテムを作成する」業務フローの作成手順をご紹介します。
1. Google スプレッドシートで汎用マスタアイテムを管理するデータベースを作成しておいてください。
2. Yoomにログインしてください。
3. 以下の「試してみる」ボタンから、Yoomのテンプレートをコピーしてください。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧の中から、Google スプレッドシートとkickflowをそれぞれ選択し、アプリを連携します。
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分に入力することで、任意のタイトルに変更できます。
2. フローボットの「アプリトリガー：行が追加されたら」をクリックします。
3. 「連携アカウントとアクションを選択」の設定を行います。
「アプリトリガーのタイトル」を必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
欄下部の注記を参考に、各項目の入力・選択を行ってください。
※下図は入力例です。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1. フローボットの「アプリと連携する：汎用マスタアイテムを作成(カスタムフィールドあり)」をクリックします。
2. 「連携アカウントとアクションを選択」の設定を行います。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
登録したい項目の設定を行ってください。
※ステップ2で取得したアウトプット情報の参照が可能です。
※下図は入力例です。
4. テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
※kickflowの登録時に取得したIDや登録日などをGoogle スプレッドシートに追記します。
1. フローボットの「データベースを操作する レコードを更新する」を選択します。
2. 「連携アカウントとアクションを選択」の設定を行います。
・タイトル：必要に応じて変更してください。
・「データベースの連携」の各項目：欄下部の注記を参考に入力・選択してください。
3. 「次へ」をクリックします。
4. データベース操作の詳細設定を行います。
条件と更新後の値を、これまで取得したアウトプット情報を活用して入力してください。
※下図は入力例です。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。
以上で、「Google スプレッドシートで行が追加されたらkickflowに汎用マスタアイテムを作成する」フローの完成です。
他にもGoogle スプレッドシートとkickflowを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. Google スプレッドシートで汎用マスタアイテムの情報を管理している場合、データ更新時もkickflowに自動で同期することが可能です。取引先の担当者変更や商品の仕様変更などがあっても、スプレッドシートに入力するだけでkickflowにその情報が自動で反映されます。
2. このフローでは、Google スプレッドシートに追加された情報を基にkickflowのユーザー情報を自動で作成します。たとえば、Google スプレッドシートの従業員データベースに新入社員の情報を登録するだけで、kickflowのユーザー情報の作成と招待が自動的に行われます。
3. Google スプレッドシートに追加された情報を基に、kickflowのチームにメンバーを追加するフローです。入社や異動などで新しいメンバーがチームに加わる際、Google スプレッドシートにそのメンバー情報を入力すると、kickflowのチームに自動で追加されます。
Google スプレッドシートとkickflowの連携により、データ入力ミスの減少や、情報共有の迅速化が期待できます。Yoomを使えば、プログラミング不要で簡単に連携の設定ができ、業務プロセスの自動化を進めることが可能です。この記事で紹介した手順を参考にGoogle スプレッドシートの情報をkickflowに自動で同期し、自社の業務効率化にぜひ役立ててください。
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