SmartHRで従業員が登録されたら、kickflowでユーザーを作成する

■概要

従業員が新しく加わるたびに、SmartHRへの登録に加えkickflow側でもユーザーアカウントを作成する作業は、担当者にとって手間のかかる業務ではないでしょうか。 特に複数のツールを利用している環境ではそれぞれのシステムへの情報入力作業が重複し、時間的な負担となることもあります。 このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員情報が登録されると、kickflowへのユーザー作成が自動的に行われるため、このような課題を解消し、入社時のオンボーディングプロセスを円滑に進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRとkickflow間での手作業によるユーザー作成に手間を感じている人事担当者の方
• SmartHRへの従業員登録とkickflowのユーザー設定を連携させ、効率化したい管理部門の方
• 手入力による情報登録ミスを防ぎ、正確なユーザー管理を実現したい情報システム担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• SmartHRに従業員情報が登録されると、kickflowのユーザーアカウントが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるアカウント作成時の入力ミスや、設定の漏れといったヒューマンエラーのリスクを減らし、正確な情報連携を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartHRとkickflowをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します。これによりSmartHRに従業員情報が新規登録されるとフローが起動します。
3. 最後に、オペレーションでkickflowを選択し、「ユーザーを作成（招待）」アクションを設定します。SmartHRから連携された従業員情報（氏名、メールアドレスなど）をもとに、kickflowに新しいユーザーアカウントが作成されます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kickflowの「ユーザーを作成（招待）」アクションでは、SmartHRから取得した従業員の氏名やメールアドレスといった情報を、kickflowの該当するユーザー情報フィールドに動的な値としてマッピングする設定が可能です。

■注意事項

• SmartHR、kickflowのそれぞれとYoomを連携してください。