■概要
Notionで情報を管理し、kickflowでユーザーアカウントを発行する業務において、手作業でのデータ入力やアカウント作成は時間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に、新しいメンバーが増えるたびに同じ作業を繰り返すのは非効率的です。このワークフローを活用すれば、Notionでページが作成または更新されると、自動でkickflowにユーザーを作成できるため、これらの課題を解消し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionとkickflowを利用し、ユーザー管理を手作業で行っている情報システム担当者の方
- 手作業によるアカウント作成での入力ミスや作業漏れを減らしたいと考えている人事担当の方
- 定型的なアカウント発行業務を自動化し、他の重要な業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionでのページ作成・更新をトリガーとして、kickflowへのユーザー作成が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報入力の際に発生しがちな、入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確なユーザー作成に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとkickflowをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてNotionを選択し、「ページが作成または更新されたら」というアクションを設定し、データベースIDなどを指定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう「分岐する」アクションを構成します。
- 次に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページIDを元に必要な詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでkickflowを選択し、「ユーザーを作成（招待）」アクションを設定し、Notionから取得した情報を元にユーザー情報（氏名、メールアドレスなど）をマッピングしてユーザーを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、例えばNotionの特定プロパティの値に基づいて処理を分岐させるなど、ユーザーの運用に合わせた条件を自由に設定することが可能です。
- kickflowでユーザーを作成するアクションでは、Notionから取得した情報をどの項目に割り当てるかを細かく設定でき、固定値を入力したり、複数の情報を組み合わせて設定したりすることもできます。
■注意事項
- Notion、kickflowのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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