Google スプレッドシートにタスクが追加されたら、Google Chatに通知する

■概要

Google スプレッドシートでタスク管理を行っているものの、新しいタスクが追加されるたびに手作業でチームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手動での共有は通知漏れや伝達の遅れに繋がり、業務の進行に影響を及ぼすこともあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、タスク共有を効率化し、伝達漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとGoogle Chatでタスク管理を行っている方
• タスク追加時の手動での通知作業に手間や漏れを感じているチームリーダーの方
• チーム内の情報共有を迅速化し、業務効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへのタスク追加をトリガーに自動で通知が飛ぶため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での通知作業が不要になることで、連絡のし忘れや共有の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、トリガーで取得した新しいタスク情報を指定のスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、通知の対象としたいスプレッドシートやワークシートを任意で設定してください。
• Google Chatのメッセージ送信アクションでは、通知を送信したいスペースや、メッセージに含めるタスクの内容を任意にカスタムしてください。

■注意事項

• Google スプレッドシートとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336