Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、メールを送信する
Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、メールを送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Notion
と
Google スプレッドシート
を自動連携できます。
■概要
Notionで管理している案件情報から、都度Google スプレッドシートへ情報を転記して見積書を作成する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。手作業による転記は、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベース情報をもとに、Google スプレッドシートで見積書を自動で作成し、指定の宛先へのメール送信までを完結させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとGoogle スプレッドシートを併用し、見積書作成を手作業で行っている営業担当者の方
- 見積書作成から送付までの一連の流れを自動化して、業務の正確性を高めたいと考えている方
- 定型的な見積書作成業務を効率化し、より重要なコア業務に時間を充てたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionの情報をもとに見積書作成からメール送信までが自動実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記ミスやメールの送信漏れなどを防ぎ、見積業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベース上でページを選択して起動」アクションを設定します。これにより、任意の見積もり情報ページを選択してフローを起動できます。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで選択したページの詳細情報を取得します。
- 続いて、オペレーションの「書類を発行する」でGoogle スプレッドシートを選択し、取得したNotionの情報をもとに見積書を発行します。
- 最後に、オペレーションの「メール機能」で「メールを送る」を設定し、発行した見積書ファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのレコード検索アクションでは、どのデータベースのどの項目を検索条件とするか、任意に設定が可能です。
- 書類発行機能では、見積書の雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルや、Notionから取得した情報をシートのどのセルに反映させるかを任意で設定できます。
- メール機能では、宛先（To,CC,BCC）や件名、本文を自由に設定でき、Notionから取得した顧客名などの情報を本文に差し込むことも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
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データソースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
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ページを作成（非推奨）
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