日々大量に受信するメールやチャット、フォームからの問い合わせに対し、一つ一つ内容を確認し、適切な返信を作成する作業に多くの時間を奪われていませんか？
問い合わせ対応に追われるあまり、本来注力すべきコア業務になかなか着手できないといった悩みを抱えている方もいるかもしれません。
このように、手作業での情報確認や回答作成のプロセスに限界を感じているケースは少なくないでしょう。
もし、メールやチャットツール、Webフォームなど、様々な経路で受け取った情報をAIが自動的に解析し、その内容に基づいた適切な回答案を作成して、指定したGmailアカウントへ即座に通知する仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、コミュニケーションの迅速性と効率性を飛躍的に高め、より重要な業務に集中するための貴重な時間を創出することができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、特別な知識やスキルは不要なので、ぜひこの機会に自動化を導入し、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには様々な情報をAIで解析し、回答を作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Outlookで受信した内容をAIで解析して回答を作成し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
「Outlookで受信した内容をAIで解析して回答を作成し、Gmailに通知する」ワークフローは、メール対応の効率化を実現する業務ワークフローです。このワークフローを活用することで、受信したメールをAIが自動で解析し、適切な回答を生成します。さらに、その内容をGmailに自動通知することで、スムーズなコミュニケーションが可能になります。これにより、業務の効率化とミスの削減が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで多くのメールを管理しており、返信業務に時間を取られているビジネスパーソンの方
・AIを活用してメール対応を自動化し、Gmailの自動入力を実現したいIT担当者の方
・企業のカスタマーサポート部門で、迅速かつ正確な対応を求められているスタッフの方
・日常的にOutlookとGmailを併用しており、メール管理の効率化を図りたい中小企業の経営者の方
・メール対応の品質向上と業務負担の軽減を目指しているチームリーダーの方
■注意事項
・Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
様々な情報をAIで解析しGmailに通知する自動化
メールやチャット、フォームなど、日常的に利用する多様なツールで受け取った情報をAIが自動で解析し、適切な回答案を作成してGmailに通知する自動化の具体的な例をテンプレートと共に紹介します。
これにより、問い合わせ対応の初動を大幅に効率化し、確認漏れや対応の遅れを防ぎながら、よりスムーズなコミュニケーションを実現できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールで受信した内容をAIで解析し、Gmailに通知する
Outlookなどのメールツールで受信した問い合わせや連絡内容をAIが自動で読み取り、内容を解析して適切な回答案を作成し、指定のGmailアドレスに通知可能です。
メール対応の迅速化と効率化を実現し、重要なメールの見落としを防ぎながら、返信作成の時間を大幅に短縮できます。
Outlookで受信した内容をAIで解析して回答を作成し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
「Outlookで受信した内容をAIで解析して回答を作成し、Gmailに通知する」ワークフローは、メール対応の効率化を実現する業務ワークフローです。このワークフローを活用することで、受信したメールをAIが自動で解析し、適切な回答を生成します。さらに、その内容をGmailに自動通知することで、スムーズなコミュニケーションが可能になります。これにより、業務の効率化とミスの削減が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで多くのメールを管理しており、返信業務に時間を取られているビジネスパーソンの方
・AIを活用してメール対応を自動化し、Gmailの自動入力を実現したいIT担当者の方
・企業のカスタマーサポート部門で、迅速かつ正確な対応を求められているスタッフの方
・日常的にOutlookとGmailを併用しており、メール管理の効率化を図りたい中小企業の経営者の方
・メール対応の品質向上と業務負担の軽減を目指しているチームリーダーの方
■注意事項
・Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
チャットツール上の情報をAIで解析し、Gmailに通知する
Slackなどのチャットツールに投稿されたメッセージや質問をAIがリアルタイムで解析し、必要な回答案を生成してGmailに通知できます。
チャットでのコミュニケーションを見逃さず、迅速な対応をサポートし、社内外の問い合わせ対応の効率向上が見込めます。
Slackの投稿内容をAIで解析して回答を作成し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
「Slackの投稿内容をAIで解析して回答を作成し、Gmailに通知する」フローは、Slackでのコミュニケーションを自動化する業務ワークフローです。Slackに寄せられたメッセージをAIが解析し、適切な回答を自動生成します。その回答をGmailの自動入力機能を利用して、関係者に迅速に通知します。これにより、チーム内の情報共有と対応がスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackでの問い合わせ対応に時間や手間を感じているチームリーダー
・AIを活用して業務プロセスを効率化したい企業のIT担当者
・Gmailを使った自動通知で情報共有を円滑にしたい方
・RPAやOCRを導入し、日常業務の自動化を目指している方
・チャットツールとメールを連携させて、コミュニケーションの質を向上させたいビジネスパーソン
■注意事項
・Slack、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームの受信内容をAIで解析し、Gmailに通知する
Googleフォームなどで受け付けた問い合わせや申し込み内容をAIが自動で解析し、回答案を作成してGmailに通知可能です。
フォームからの情報を即座に処理し、顧客対応のスピードアップやリード管理の効率化に繋げることができます。
Googleフォームで受信した内容をAIで解析して回答を作成し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
「Googleフォームで受信した内容をAIで解析して回答を作成し、Gmailに通知する」業務ワークフローです。
このワークフローを活用することで、フォームへの回答プロセスが効率化され、Gmailの自動入力機能を通じて迅速かつ正確な対応が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して顧客からの問い合わせを管理しているサポート担当者の方
・AIを活用してデータ解析や回答生成を自動化したいビジネスユーザーの方
・Gmailでの通知作業を効率化し、手動でのメール入力を減らしたい方
・業務プロセスの自動化を進め、作業時間の短縮を図りたい企業の担当者の方
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信した内容をAIで解析・回答を自動入力しGmailへ通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Outlookで受信したメールの内容をAIが自動で解析し、その回答案を作成して指定したGmailアカウントに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Outlook、Gmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Outlookのトリガー設定とAI、Gmailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Outlookで受信した内容をAIで解析して回答を作成し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
「Outlookで受信した内容をAIで解析して回答を作成し、Gmailに通知する」ワークフローは、メール対応の効率化を実現する業務ワークフローです。このワークフローを活用することで、受信したメールをAIが自動で解析し、適切な回答を生成します。さらに、その内容をGmailに自動通知することで、スムーズなコミュニケーションが可能になります。これにより、業務の効率化とミスの削減が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで多くのメールを管理しており、返信業務に時間を取られているビジネスパーソンの方
・AIを活用してメール対応を自動化し、Gmailの自動入力を実現したいIT担当者の方
・企業のカスタマーサポート部門で、迅速かつ正確な対応を求められているスタッフの方
・日常的にOutlookとGmailを併用しており、メール管理の効率化を図りたい中小企業の経営者の方
・メール対応の品質向上と業務負担の軽減を目指しているチームリーダーの方
■注意事項
・Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Outlook、Gmailのマイアプリ連携
1．Outlookのマイアプリ連携
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
※Microsoft365（旧Office365）は一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画面が表示されるので、今回連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft365のアカウントをクリックしましょう。
パスワードを入力する画面でアカウントのパスワードを入力しサインインをクリックします。
マイアプリにOutlookが表示されればマイアプリ登録は完了です。
2．Gmailのマイアプリ連携
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
ステップ2：テンプレートをコピー
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
Outlookで受信した内容をAIで解析して回答を作成し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
「Outlookで受信した内容をAIで解析して回答を作成し、Gmailに通知する」ワークフローは、メール対応の効率化を実現する業務ワークフローです。このワークフローを活用することで、受信したメールをAIが自動で解析し、適切な回答を生成します。さらに、その内容をGmailに自動通知することで、スムーズなコミュニケーションが可能になります。これにより、業務の効率化とミスの削減が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで多くのメールを管理しており、返信業務に時間を取られているビジネスパーソンの方
・AIを活用してメール対応を自動化し、Gmailの自動入力を実現したいIT担当者の方
・企業のカスタマーサポート部門で、迅速かつ正確な対応を求められているスタッフの方
・日常的にOutlookとGmailを併用しており、メール管理の効率化を図りたい中小企業の経営者の方
・メール対応の品質向上と業務負担の軽減を目指しているチームリーダーの方
■注意事項
・Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：トリガーとなるOutlookの受信設定
特定の件名のメールを受信したことをこの自動化のトリガー（起点）にするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックし設定を進めましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するOutlookのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので設定を進めましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう！
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
メールフォルダIDは表示される候補から選択しましょう。
キーワードは、要約対象のメールを絞り込むために設定します。
今回は「サービス利用に関する質問」などのワードを検知するため「質問」と設定しました。
入力後、対象のOutlook宛に実際にメールを送信し「テスト」をクリックしましょう！
以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。
この後、このアウトプットの内容を入力に使用することができます。
※アウトプットに関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：テキストを生成する
Outlookのメールの内容を生成するための設定を行いましょう。
以下の赤枠をクリックします。
アクションを選択する画面が表示されます。
以下の画面から、最大何文字の生成にするか選択しましょう。
「テキストを生成する」の設定方法
プロンプトにはAIへの指示を入力します。
以下の画面のように取得した値を活用し、回答を生成したいメール本文を入力しましょう。
言語の箇所は、今回日本語のため設定はせず進めます。
設定後「テスト」をクリックし、実際にテキストの生成ができているか確認しましょう。
今回架空のメール文章を作成し、返信内容を生成しました。
テキストの生成ができていれば、以下の画面のように「取得した値」に生成結果が表示されます。
確認後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：メールを送る
生成したテキストの内容をGmailに送信するための設定を行いましょう。
以下の赤枠をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
メールの内容を設定していきましょう。
- Fromは空欄だと、連携したGmailのメールアドレスから送信されます。
指定したい場合、入力しましょう。
- Toは任意の宛先を入力しましょう。
- CC、BCC、差出人の名前は必要であれば入力しましょう。
件名と本文を入力しましょう。
件名には「回答の生成」「サービス利用に関する質問」を入力しました。
本文には以下のように取得した値から「生成結果」を入力しました。
入力後「次へ」をクリックすると、メールのテスト送信ができる画面が表示されます。
「テスト」をクリックし、実際にメールが受信できているか確認しましょう。
Gmailを開き、実際に受信できていることを確認したら、Yoomに戻り「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
Gmailを活用したその他の自動化テンプレート事例
Gmailを使った自動化は、今回ご紹介したテキストの抽出やレポートの作成以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードするフローです。
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
・取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
・手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する
試してみる
■概要
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoomでウェビナーを頻繁に開催する方
・ウェビナー終了後に参加者へのフォローメールを欠かさず送りたいが、手動での作業に手間を感じている方
・ウェビナーの参加者に迅速かつ効率的にフォローメールを送りたい方
2. Gmailを主要なコミュニケーション手段として利用している方
・Gmailを日常的に使っており、テンプレートメールを自動化することで業務効率を上げたい方
・参加者全員に個別にメールを送る手間を省きたい方
■注意事項
・ZoomとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、GmailとChatGPTの連携を活用して、顧客からの問い合わせ対応を自動化することが可能です。この自動化により、対応のスピードと精度が向上し、担当者の業務負担を軽減できるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを使用して多数の問い合わせメールを受け取っているサポート担当者の方
・ChatGPTとGmailの連携を通じて業務の自動化を図りたいIT担当者の方
・顧客対応の迅速化と品質向上を目指している経営者の方
・業務効率を高めつつ、顧客満足度を維持・向上させたい企業の担当者の方
■注意事項
・ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する
試してみる
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知するフローです。
■注意事項
・GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
様々なツールで受信する情報をAIで解析し、その回答案をGmailに自動通知する仕組みを導入することで、これまで手作業で行っていた情報確認や返信作成の時間を大幅に削減し、対応の迅速化と質の向上を実現できます。
これにより、問い合わせ対応の負荷が軽減され、より戦略的な業務や本来時間を割くべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
.avif)
.png)
