日々大量に受信するメールやチャット、フォームからの問い合わせに対し、一つ一つ内容を確認し、適切な返信を作成する作業に多くの時間を奪われていませんか？
問い合わせ対応に追われるあまり、本来注力すべきコア業務になかなか着手できないといった悩みを抱えている方もいるかもしれません。
このように、手作業での情報確認や回答作成のプロセスに限界を感じているケースは少なくないでしょう。
もし、メールやチャットツール、Webフォームなど、様々な経路で受け取った情報をAIが自動的に解析し、その内容に基づいた適切な回答案を作成して、指定したGmailアカウントへ即座に通知する仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、コミュニケーションの迅速性と効率性を飛躍的に高め、より重要な業務に集中するための貴重な時間を創出することができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、特別な知識やスキルは不要なので、ぜひこの機会に自動化を導入し、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには様々な情報をAIで解析し、回答を作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Outlookで受信した内容をAIで解析して回答を作成し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
日々の業務でOutlookに届く多くのメールに対し、内容を把握し返信を作成、さらにGmailで通知する作業は手間がかかるものではないでしょうか。特に、AIを活用して効率化を図りたいと考えていても、具体的な連携方法に悩むこともあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIがその内容を解析して回答案を自動で作成し、その結果をGmailに通知するという一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとGmailを併用し、メール対応業務に多くの時間を費やしている方
- 受信メールの内容に応じた返信作成や通知作業の自動化にAIを活用したいと考えている方
- 複数のアプリケーション間での手作業による情報伝達を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信から内容解析、回答案作成、Gmailへの通知までを自動化するため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- AIによるテキスト生成と自動通知により、手作業で発生しがちな確認漏れや通知の遅延といったヒューマンエラーを減らし、業務の正確性向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookの「特定の件名のメールを受信したら」というトリガーアクションを設定し、条件に合致するメールを特定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定して、受信メールの内容に基づいた回答案を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを含むメールを指定した宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定において、自動化の対象にしたいメールアドレス（受信アカウント）を任意で設定してください。
- AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、どのような観点でどのような形式の回答を生成させたいか、具体的な指示（プロンプト）をカスタムすることでより業務に即した回答案の作成が可能です。
- Gmailでメールを送信するオペレーションを設定する際に、送信元のメールアドレス、送信先のメールアドレス、そしてメールの件名や本文の内容を、業務に合わせて自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
様々な情報をAIで解析しGmailに通知する自動化
メールやチャット、フォームなど、日常的に利用する多様なツールで受け取った情報をAIが自動で解析し、適切な回答案を作成してGmailに通知する自動化の具体的な例をテンプレートと共に紹介します。
これにより、問い合わせ対応の初動を大幅に効率化し、確認漏れや対応の遅れを防ぎながら、よりスムーズなコミュニケーションを実現できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールで受信した内容をAIで解析し、Gmailに通知する
Outlookなどのメールツールで受信した問い合わせや連絡内容をAIが自動で読み取り、内容を解析して適切な回答案を作成し、指定のGmailアドレスに通知可能です。
メール対応の迅速化と効率化を実現し、重要なメールの見落としを防ぎながら、返信作成の時間を大幅に短縮できます。
Outlookで受信した内容をAIで解析して回答を作成し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
日々の業務でOutlookに届く多くのメールに対し、内容を把握し返信を作成、さらにGmailで通知する作業は手間がかかるものではないでしょうか。特に、AIを活用して効率化を図りたいと考えていても、具体的な連携方法に悩むこともあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIがその内容を解析して回答案を自動で作成し、その結果をGmailに通知するという一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとGmailを併用し、メール対応業務に多くの時間を費やしている方
- 受信メールの内容に応じた返信作成や通知作業の自動化にAIを活用したいと考えている方
- 複数のアプリケーション間での手作業による情報伝達を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信から内容解析、回答案作成、Gmailへの通知までを自動化するため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- AIによるテキスト生成と自動通知により、手作業で発生しがちな確認漏れや通知の遅延といったヒューマンエラーを減らし、業務の正確性向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookの「特定の件名のメールを受信したら」というトリガーアクションを設定し、条件に合致するメールを特定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定して、受信メールの内容に基づいた回答案を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを含むメールを指定した宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定において、自動化の対象にしたいメールアドレス（受信アカウント）を任意で設定してください。
- AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、どのような観点でどのような形式の回答を生成させたいか、具体的な指示（プロンプト）をカスタムすることでより業務に即した回答案の作成が可能です。
- Gmailでメールを送信するオペレーションを設定する際に、送信元のメールアドレス、送信先のメールアドレス、そしてメールの件名や本文の内容を、業務に合わせて自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
チャットツール上の情報をAIで解析し、Gmailに通知する
Slackなどのチャットツールに投稿されたメッセージや質問をAIがリアルタイムで解析し、必要な回答案を生成してGmailに通知できます。
チャットでのコミュニケーションを見逃さず、迅速な対応をサポートし、社内外の問い合わせ対応の効率向上が見込めます。
Slackの投稿内容をAIで解析して回答を作成し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Slackでの重要なやり取りを見逃してしまったり、投稿内容を把握して適切な回答を作成するのに時間がかかっていませんか？このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへの投稿をAIが解析し、その内容に基づいた回答文案を自動で作成して指定した宛先にGmailで通知します。これにより、コミュニケーションの効率化や迅速な情報共有が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackでのコミュニケーションをより効率的に処理したいと考えているチームリーダーや担当者の方
- AIを活用して、Slackの投稿内容の要約や返信案作成を自動化したいと考えている方
- 重要なSlackの通知をGmailでも確認し、対応漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackの投稿内容確認、AIによる回答作成、Gmailでの通知まで、一連の流れを自動化して手作業にかかる時間を削減します。
- AIによる内容解析と定型的な通知により、情報の見逃しや伝達の遅延を防ぎ、コミュニケーションの質を保つことに貢献します。
■フローボットの流れ
- SlackとGmailをYoomと連携します。
- トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というトリガーアクションを設定します。ここで、監視対象とするSlackチャンネルを指定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定します。Slackの投稿内容をインプット情報として、AIが解析し回答文案を作成するように指示します。
- オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキスト（回答文案）を含むメールを指定したアドレスに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとなるメッセージが投稿されるチャンネルを任意で設定してください。
- AI機能のオペレーションでは、Slackの投稿内容からどのような情報を抽出し、どのような指示（プロンプト）でテキストを生成させるかを具体的に設定できます。例えば質問に対する回答案の作成などが可能です。
- Gmailのオペレーションでは、通知メールを送信する先のメールアドレス、件名、本文の内容（AIが生成したテキストの前後に定型文を追加するなど）を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Slack、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームの受信内容をAIで解析し、Gmailに通知する
Googleフォームなどで受け付けた問い合わせや申し込み内容をAIが自動で解析し、回答案を作成してGmailに通知可能です。
フォームからの情報を即座に処理し、顧客対応のスピードアップやリード管理の効率化に繋げることができます。
Googleフォームで受信した内容をAIで解析して回答を作成し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けたお問い合わせやアンケートの回答に対し、一件ずつ内容を確認して返信を作成するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に定型的な質問が多い場合、対応に追われて他の業務が進まないこともあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるとAIが内容を解析して回答案を自動生成し、Gmailへ通知するため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受信する問い合わせやフィードバック対応に時間を要している担当者の方
- AIを活用して、定型的な回答作成の効率化や内容の質向上を目指している方
- Gmailでの通知を通じて、フォームの回答に迅速に対応したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信をトリガーに、AIが自動で回答案を作成しGmailに通知するため、手作業による確認や返信作成の時間を短縮できます。
- AIが一次回答案を生成することで、担当者による回答のばらつきを抑え、対応品質の標準化に貢献します。
■フローボットの流れ
- GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というトリガーアクションを設定して対象のフォームを指定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Googleフォームで受信した回答内容を基に、適切な回答案を生成するよう指示（プロンプト）を設定します。
- オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した回答案を含む通知メールを指定のアドレスに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、どのフォームの回答を処理対象とするかを任意で設定してください。また、AIに解析させるフォーム内の項目（質問文や自由記述欄など）も指定できます。
- AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、どのような観点でどのような形式の回答を生成させたいか、具体的な指示（プロンプト）をカスタムすることでより業務に即した回答案の作成が可能です。
- Gmailでメールを送信するオペレーションを設定する際に、通知を受け取るメールアドレス、メールの件名、本文の内容（AIが生成したテキストをどこに挿入するかなど）を自由に設定してください。
■注意事項
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信した内容をAIで解析・回答を自動入力しGmailへ通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Outlookで受信したメールの内容をAIが自動で解析し、その回答案を作成して指定したGmailアカウントに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Outlook、Gmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Outlookのトリガー設定とAI、Gmailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Outlookで受信した内容をAIで解析して回答を作成し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
日々の業務でOutlookに届く多くのメールに対し、内容を把握し返信を作成、さらにGmailで通知する作業は手間がかかるものではないでしょうか。特に、AIを活用して効率化を図りたいと考えていても、具体的な連携方法に悩むこともあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIがその内容を解析して回答案を自動で作成し、その結果をGmailに通知するという一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとGmailを併用し、メール対応業務に多くの時間を費やしている方
- 受信メールの内容に応じた返信作成や通知作業の自動化にAIを活用したいと考えている方
- 複数のアプリケーション間での手作業による情報伝達を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信から内容解析、回答案作成、Gmailへの通知までを自動化するため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- AIによるテキスト生成と自動通知により、手作業で発生しがちな確認漏れや通知の遅延といったヒューマンエラーを減らし、業務の正確性向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookの「特定の件名のメールを受信したら」というトリガーアクションを設定し、条件に合致するメールを特定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定して、受信メールの内容に基づいた回答案を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを含むメールを指定した宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定において、自動化の対象にしたいメールアドレス（受信アカウント）を任意で設定してください。
- AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、どのような観点でどのような形式の回答を生成させたいか、具体的な指示（プロンプト）をカスタムすることでより業務に即した回答案の作成が可能です。
- Gmailでメールを送信するオペレーションを設定する際に、送信元のメールアドレス、送信先のメールアドレス、そしてメールの件名や本文の内容を、業務に合わせて自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Outlook、Gmailのマイアプリ連携
1．Outlookのマイアプリ連携
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
※Microsoft365（旧Office365）は一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画面が表示されるので、今回連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft365のアカウントをクリックしましょう。
パスワードを入力する画面でアカウントのパスワードを入力しサインインをクリックします。
マイアプリにOutlookが表示されればマイアプリ登録は完了です。
2．Gmailのマイアプリ連携
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
ステップ2：テンプレートをコピー
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
Outlookで受信した内容をAIで解析して回答を作成し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
日々の業務でOutlookに届く多くのメールに対し、内容を把握し返信を作成、さらにGmailで通知する作業は手間がかかるものではないでしょうか。特に、AIを活用して効率化を図りたいと考えていても、具体的な連携方法に悩むこともあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIがその内容を解析して回答案を自動で作成し、その結果をGmailに通知するという一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとGmailを併用し、メール対応業務に多くの時間を費やしている方
- 受信メールの内容に応じた返信作成や通知作業の自動化にAIを活用したいと考えている方
- 複数のアプリケーション間での手作業による情報伝達を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信から内容解析、回答案作成、Gmailへの通知までを自動化するため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- AIによるテキスト生成と自動通知により、手作業で発生しがちな確認漏れや通知の遅延といったヒューマンエラーを減らし、業務の正確性向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookの「特定の件名のメールを受信したら」というトリガーアクションを設定し、条件に合致するメールを特定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定して、受信メールの内容に基づいた回答案を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを含むメールを指定した宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定において、自動化の対象にしたいメールアドレス（受信アカウント）を任意で設定してください。
- AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、どのような観点でどのような形式の回答を生成させたいか、具体的な指示（プロンプト）をカスタムすることでより業務に即した回答案の作成が可能です。
- Gmailでメールを送信するオペレーションを設定する際に、送信元のメールアドレス、送信先のメールアドレス、そしてメールの件名や本文の内容を、業務に合わせて自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：トリガーとなるOutlookの受信設定
特定の件名のメールを受信したことをこの自動化のトリガー（起点）にするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックし設定を進めましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するOutlookのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので設定を進めましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう！
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
メールフォルダIDは表示される候補から選択しましょう。
キーワードは、要約対象のメールを絞り込むために設定します。
今回は「サービス利用に関する質問」などのワードを検知するため「質問」と設定しました。
入力後、対象のOutlook宛に実際にメールを送信し「テスト」をクリックしましょう！
以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。
この後、このアウトプットの内容を入力に使用することができます。
※アウトプットに関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：テキストを生成する
Outlookのメールの内容を生成するための設定を行いましょう。
以下の赤枠をクリックします。
アクションを選択する画面が表示されます。
以下の画面から、最大何文字の生成にするか選択しましょう。
「テキストを生成する」の設定方法
プロンプトにはAIへの指示を入力します。
以下の画面のように取得した値を活用し、回答を生成したいメール本文を入力しましょう。
言語の箇所は、今回日本語のため設定はせず進めます。
設定後「テスト」をクリックし、実際にテキストの生成ができているか確認しましょう。
今回架空のメール文章を作成し、返信内容を生成しました。
テキストの生成ができていれば、以下の画面のように「取得した値」に生成結果が表示されます。
確認後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：メールを送る
生成したテキストの内容をGmailに送信するための設定を行いましょう。
以下の赤枠をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
メールの内容を設定していきましょう。
- Fromは空欄だと、連携したGmailのメールアドレスから送信されます。
指定したい場合、入力しましょう。
- Toは任意の宛先を入力しましょう。
- CC、BCC、差出人の名前は必要であれば入力しましょう。
件名と本文を入力しましょう。
件名には「回答の生成」「サービス利用に関する質問」を入力しました。
本文には以下のように取得した値から「生成結果」を入力しました。
入力後「次へ」をクリックすると、メールのテスト送信ができる画面が表示されます。
「テスト」をクリックし、実際にメールが受信できているか確認しましょう。
Gmailを開き、実際に受信できていることを確認したら、Yoomに戻り「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
Gmailを活用したその他の自動化テンプレート事例
Gmailを使った自動化は、今回ご紹介したテキストの抽出やレポートの作成以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 取引先からのファイルをDropboxで共有しており、アップロードの手間をなくしたい方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの保存を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルが自動保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションを設定して、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、前段で取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなどの設定ができます。
■注意事項
- Gmail、DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。
- 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する
試してみる
■概要
ウェビナー開催後のフォローメールは重要ですが、参加者リストをもとに手作業で対応するのは時間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をきっかけに、参加者情報をもとにGmailでフォローメールを自動で送信できます。この自動化により、迅速で確実なフォローアップが実現し、煩雑な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナー後のフォローメールを手作業で送信し、手間を感じている方
- ウェビナー参加者への迅速なフォローで、エンゲージメントを高めたい担当者の方
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ウェビナー終了後、参加者リストを基にしたメール送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、参加者全員へ確実なフォローアップが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、終了したウェビナーの参加者情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「繰り返し」機能を利用し、取得した参加者一人ひとりに対して後続の処理を実行するよう設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中でGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者にフォローメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomと連携するZoomアカウントおよびGmailアカウントは、実際に業務で使用しているアカウントに設定してください。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信するメールの件名や本文を自由に設定できます。Zoomから取得した参加者の氏名などの情報を差し込むことも可能です。
- フォローメールを送信する対象のウェビナーは、トリガー設定で任意に指定してください。
問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
試してみる
■概要
日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ChatGPTを活用して、問い合わせメールへの一次対応を効率化したい方
- Gmailでの返信作成や送信の手作業を減らし、対応漏れを防ぎたい方
- 定型的なメール対応業務から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ChatGPTがメール内容に基づいた返信文案を自動生成するため、返信作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手動でのコピー＆ペーストや宛先設定のミスを防ぎ、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定して、フローを起動させたいメールアドレスを指定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容を基に「返信メールを作成」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「返信メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを返信するアクションでは、本文や件名などを自由に設定できます。トリガーで受信したメールの情報や、前段のChatGPTで生成したテキストなどを変数として埋め込むことで、より柔軟な返信内容の作成が可能です。
■注意事項
- ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する
試してみる
■概要
日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する重要なメールを、チームで利用しているSlackに共有したいと考えている方
- メールの手動確認による見落としや、対応漏れなどの人的ミスを防ぎたい方
- メールチェックの時間を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のキーワードを含むメールだけが自動でSlackに通知されるため、手動で確認する手間を省き、業務時間を短縮することができます。
- 重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、担当者への迅速な情報共有と対応を可能にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、通知の条件となるキーワードなどを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメール情報（件名、本文、送信者など）を任意のチャンネルに通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、通知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを自由にカスタマイズしてください。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、通知するメッセージには、固定のテキストに加え、Gmailで受信したメールの件名や送信者といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
様々なツールで受信する情報をAIで解析し、その回答案をGmailに自動通知する仕組みを導入することで、これまで手作業で行っていた情報確認や返信作成の時間を大幅に削減し、対応の迅速化と質の向上を実現できます。
これにより、問い合わせ対応の負荷が軽減され、より戦略的な業務や本来時間を割くべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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