Outlookで受信した内容をAIで解析して回答を作成し、Gmailで通知する

■概要

日々の業務でOutlookに届く多くのメールに対し、内容を把握し返信を作成、さらにGmailで通知する作業は手間がかかるものではないでしょうか。特に、AIを活用して効率化を図りたいと考えていても、具体的な連携方法に悩むこともあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIがその内容を解析して回答案を自動で作成し、その結果をGmailに通知するという一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookとGmailを併用し、メール対応業務に多くの時間を費やしている方
• 受信メールの内容に応じた返信作成や通知作業の自動化にAIを活用したいと考えている方
• 複数のアプリケーション間での手作業による情報伝達を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信から内容解析、回答案作成、Gmailへの通知までを自動化するため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
• AIによるテキスト生成と自動通知により、手作業で発生しがちな確認漏れや通知の遅延といったヒューマンエラーを減らし、業務の正確性向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookの「特定の件名のメールを受信したら」というトリガーアクションを設定し、条件に合致するメールを特定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定して、受信メールの内容に基づいた回答案を作成します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを含むメールを指定した宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定において、自動化の対象にしたいメールアドレス（受信アカウント）を任意で設定してください。
• AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、どのような観点でどのような形式の回答を生成させたいか、具体的な指示（プロンプト）をカスタムすることでより業務に即した回答案の作成が可能です。
• Gmailでメールを送信するオペレーションを設定する際に、送信元のメールアドレス、送信先のメールアドレス、そしてメールの件名や本文の内容を、業務に合わせて自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。