Googleフォームで受信した内容をAIで解析して回答を作成し、Gmailで通知する

■概要

Googleフォームで受け付けたお問い合わせやアンケートの回答に対し、一件ずつ内容を確認して返信を作成するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に定型的な質問が多い場合、対応に追われて他の業務が進まないこともあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるとAIが内容を解析して回答案を自動生成し、Gmailへ通知するため、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受信する問い合わせやフィードバック対応に時間を要している担当者の方
• AIを活用して、定型的な回答作成の効率化や内容の質向上を目指している方
• Gmailでの通知を通じて、フォームの回答に迅速に対応したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答送信をトリガーに、AIが自動で回答案を作成しGmailに通知するため、手作業による確認や返信作成の時間を短縮できます。
• AIが一次回答案を生成することで、担当者による回答のばらつきを抑え、対応品質の標準化に貢献します。

■フローボットの流れ

1. GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というトリガーアクションを設定して対象のフォームを指定します。
3. オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Googleフォームで受信した回答内容を基に、適切な回答案を生成するよう指示（プロンプト）を設定します。
4. オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した回答案を含む通知メールを指定のアドレスに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、どのフォームの回答を処理対象とするかを任意で設定してください。また、AIに解析させるフォーム内の項目（質問文や自由記述欄など）も指定できます。
• AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、どのような観点でどのような形式の回答を生成させたいか、具体的な指示（プロンプト）をカスタムすることでより業務に即した回答案の作成が可能です。
• Gmailでメールを送信するオペレーションを設定する際に、通知を受け取るメールアドレス、メールの件名、本文の内容（AIが生成したテキストをどこに挿入するかなど）を自由に設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。