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「ClickUpでタスクが作られたけど、関連する顧客情報をSalesforceで探して手入力するのが面倒…」
「毎回情報をコピー＆ペーストする作業に時間がかかって、本来のタスクに着手するのが遅れてしまう…」
このように、プロジェクト管理ツールとCRMツール間の情報転記や、関連情報を探す手間にお困りではありませんか？
もし、<span class="mark-yellow">ClickUpでタスクが作成されたら、関連するSalesforceの顧客情報をAIが自動で分析し、その結果をタスクのコメントに自動で追加してくれる仕組み</span>があれば、情報検索や転記作業にかけていた時間を削減し、より迅速にタスク対応を進めることができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ClickUpのコメント追加を自動化する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから、ClickUpでタスクが作成された際に、Salesforceの関連情報をAIで分析し、その結果をコメントに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ClickUp／Salesforce
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します
ClickUpのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Salesforceのマイアプリ連携
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「タスクが作成されたら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
ClickUpと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「team_id」を、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
スペース、フォルダ、リストを絞り込みたい場合は、同様に候補から選択してください。
設定が完了したら「WebhookURLを登録」をクリックしましょう。
テストに成功したら「次へ」進みます。
以下の画面に移行するので、トリガーとなるイベント(タスクの作成)を実行しましょう。
作成するタスクの内容は、テスト用のため架空の情報（「テスト会議」や「テスト太郎」など）でOKです。
今回は下図のようなタスクを作成しました。
作成が完了したら、Yoomに戻り「テスト」を押してください。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されるはずです。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！
次に、ClickUpのタスク情報を取得する設定を行います。
「タスクを取得」をクリックしてください。
再度、ClickUpと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「task_id」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストに成功すると、タスクの情報が取得されます。
確認し「完了」をクリックしましょう。
「テキスト抽出」をクリックしてください。
変換タイプは 「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」 が、デフォルトで設定されています。
抽出対象となるテキストの文字数によって消費タスク数が変動するので、「変更する」から任意の変換タイプを選択してください。
詳しくは、「テキストからデータを抽出する」の設定方法もご参照ください。
「対象のテキスト」は、取得した値からAIに抽出させるテキストを設定しましょう。
「抽出したい項目」は、テキストの中からどの項目を抽出するかを入力します。
今回は【担当者メールアドレス】を抽出するよう設定しました。
「指示内容」は、AIに対して抽出する際の条件や指示を自由に記入できます。
設定が完了したら「テスト」を実行しましょう。
設定した項目が抽出されていれば、テスト成功です。
「完了」を押して次へ進みます。
まずは、取得したメールアドレスを基に取引先責任者情報を検索し取得します。
「レコードを取得する」を、クリックしてください。
Salesforceと連携するアカウントに間違いがないかを確認しましょう。
データベースの連携を行います。
「マイドメインURL」は、注釈を確認し入力してください。
「オブジェクトのAPI参照名」も、注釈を確認し入力しましょう。
オブジェクトマネージャーから取得可能で、今回は【取引先責任者】のAPI参照名を設定します。
設定が完了したら、「次へ」進んでください。
「取得したいレコードの条件」は、複数存在するレコードの中から取得対象となるレコードを指定します。
今回はメールアドレスが等しいレコードを取得するため、以下のように設定しました。
設定したら「テスト」を実行しましょう。
テストが成功すると、レコードが取得されます。
確認し「完了」を押してください。
次に、取引先IDを基に取引先情報を検索し取得します。
「レコードを取得する」をクリックしてください。
再度、Salesforceと連携するアカウントに間違いがないかを確認しましょう。
データベースの連携を行います。
「マイドメインURL」は、ステップ6と同じURLを入力してください。
「オブジェクトのAPI参照名」は、今回【取引先】のAPI参照名を設定します。
設定が完了したら、「次へ」進んでください。
「取得したいレコードの条件」を、指定します。
今回は取引先IDが等しいレコードを取得するため、以下のように設定しました。
設定したら「テスト」を実行しましょう。
テストが成功すると、レコードが取得されます。
確認し「完了」を押してください。
「テキストを生成」を、クリックしてください。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。
フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
デフォルトで「テキストを生成｜500文字以内（3タスク）」が、設定されています。
生成するテキストによって消費タスク数が変動するので、変更したい場合は変更から選択可能です。
「プロンプト」では、AIへの指示内容を自由に設定できます。
取得した値を活用し入力しましょう。
また、入力欄にはデフォルトで指示文の例が入っています。
そのまま利用しても問題なく、必要に応じて任意の指示に変更することもできます。
設定が完了したら「テスト」を、実行しましょう。
テストに成功すると、生成結果が出力されます。
確認し「完了」を押してください。
「タスクにコメントを追加」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
ClickUpと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「task_id」は、ステップ4と同じIDを取得した値から設定しましょう。
「comment_text」も、取得した値から生成結果を選択し入力してください。
固定値と変数（取得した値）を活用し自由に設定できます。
入力が完了したら「テスト」を行ってください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にコメントが追加されるので、ClickUpでタスクを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、ClickUpでタスクが作成された際に、Salesforceの関連情報をAIで分析し、その結果をコメントに自動で追加するフローの連携手順になります！
今回ご紹介した連携以外でも、ClickUpのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、HubSpotやGoogleフォームの回答内容、Shopifyでの注文をトリガーにしてタスクを生成でき、作業を自動化することができます。
さらに、Slackでファイルが投稿された場合や、Gmailで特定のメールを受信した際にもClickUpにタスクが追加され、日々の業務がスムーズに進行するでしょう。
ClickUpとSalesforceを連携し、AIを活用することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた関連情報の検索や転記作業の手間を削減し、タスクに必要な情報を自動で集約することができます。</span>
これにより、担当者は状況把握を迅速に行い、より的確なアクションを素早く起こせるようになり、業務全体のスピードアップに繋がるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：AIが要約する情報の種類は変更できますか？
A：はい、自由に変更できます。
AIがどのような観点や内容で要約するかは、プロンプト（指示文）を設定することで柔軟にコントロール可能です。
目的や利用シーンに合わせてプロンプトを調整すれば、概要要約から要点抽出、感情分析など多様な形式に対応でき、活用の幅を広げることができます。
Q：特定のタスクが作成された時だけ自動化を動かせますか？
A：はい、可能です。
ミニプラン以上で利用できる「分岐設定」を活用することで、条件に合致したタスクだけを対象に自動化を実行できます。
たとえば、タスク内容や、ステータスなどを条件として設定することで、特定の業務フローに合わせた柔軟な自動化が可能です。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：Salesforceに該当顧客がいない場合、フローはどうなりますか？
A：Salesforceに該当顧客がいない場合などで自動化が失敗した時は、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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